OkiOki s'intègre avec Adsolut via la livraison de fichiers UBL et de fichiers CODA+ sur le serveur de fichiers chez le comptable. L'équipe d'OkiOki assure la configuration complète via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous, en tant que comptable, n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, faites-le nous savoir via hello@okioki.be
- Principes généraux
- Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
- Traitement des documents dans Adsolut
- FAQ
Principes généraux
Fichiers UBL vers Adsolut
OkiOki place les fichiers UBL dans le répertoire EFFF connu d'Adsolut, avec un répertoire par dossier client (généralement ce répertoire porte le numéro du dossier) et avec des sous-répertoires 'Achats', 'Ventes' et 'Divers', comme Adsolut l'attend également.
- EFFF
- Numéro de dossier
- Achats
- Ventes
- Divers
- Numéro de dossier
En tant que comptable, vous ouvrez un journal dans le dossier Adsolut et voyez immédiatement combien de documents sont en attente. Vous pouvez ensuite les comptabiliser.
👉 Si vous n'avez jamais comptabilisé de fichiers UBL dans Adsolut, lisez ci-dessous comment configurer et procéder dans Adsolut.
Fichiers CODA+ vers Adsolut
Si vous travaillez déjà avec des fichiers coda de Codabox, nous plaçons tous les fichiers coda dans le dossier Codabox existant. Si vous n'avez pas encore de dossier Codabox, nous créons un dossier séparé sur votre serveur de fichiers pour vos fichiers CODA+.
Pour les comptes courants, vous créez un journal financier avec l'IBAN du compte courant.
Pour les cartes de crédit, OkiOki génère d'abord un IBAN unique. Avec cet IBAN, vous créez ensuite également un journal financier. Vous y importez les fichiers coda mensuels (1 fichier coda par relevé de dépenses mensuel).
Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Méthode de transfert de fichiers
OkiOki organise cette configuration avec votre partenaire informatique. Vous n'avez donc pas à vous en soucier. De préférence, ce transfert se fait via :
- OkiOkiSync, une application que nous installons sur le serveur de fichiers. C'est la méthode que vos partenaires informatiques préfèrent généralement eux-mêmes, car c'est souvent la méthode la plus sûre et facile à entretenir.
Les méthodes alternatives de transfert pour Adsolut sont :
- SFTP/FTPS : SFTP (SSH File Transfer Protocol) et FTPS (File Transfer Protocol SSL) sont des méthodes classiques pour l'échange de fichiers entre ordinateurs. Les deux comportent une forme de chiffrement (via SSH ou SSL).
- Stockage cloud OneDrive ou Dropbox : OkiOki peut se connecter à votre compte personnel (non professionnel) OneDrive ou Dropbox. Cette méthode est généralement utilisée lorsque les documents doivent arriver sur le PC du comptable et non sur un serveur de fichiers central.
- Basecone (API) : OkiOki s'intègre également avec Basecone via une intégration API. Le principal avantage de cette liaison est que Basecone fournit aussi des informations sur le statut de la comptabilisation (comptabilisé ou non) et le numéro de pièce comptable associé. Plus d'informations à ce sujet se trouvent dans notre page séparée sur l'intégration avec Basecone.
Timing du transfert de fichiers
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment d'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment d'envoi. Là aussi, vous pouvez définir une autre planification au niveau du dossier.
Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous expliquera ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons ensemble quelle planification définir par défaut.
Suppression des informations TVA dans les fichiers UBL
Pour certains logiciels comptables (comme Adsolut), il est souhaitable que les fichiers UBL pour les dossiers exonérés de TVA ne contiennent pas non plus d'informations TVA. Vous pouvez choisir optionnellement qu'OkiOki supprime toutes les informations TVA de ces fichiers UBL.
Conservation des noms de fichiers originaux (pour les abonnements de type 'Interne, géré par le comptable').
Lorsque vous téléchargez un PDF avec plusieurs factures et que vous le divisez dans OkiOki, OkiOki donne par défaut à chaque facture un nom commençant par la date de la facture. Cela permet que les factures apparaissent également dans l'ordre de la date de facture dans le logiciel comptable.
Vous pouvez choisir optionnellement de conserver le nom de fichier original. OkiOki ajoute alors uniquement un numéro de séquence à chaque facture. De cette manière, en tant que gestionnaire de dossier, vous pouvez traiter les factures dans le même ordre que dans le PDF original.
📖 Pour plus d'infos, voir notre guide de démarrage pour comptables.
Au niveau du dossier
Transfert de fichiers UBL
Paramètres généraux
Pour chaque dossier, vous sélectionnez la méthode de transfert préconfigurée.
Ensuite, vous indiquez le nom du dossier (numéro de dossier) pour les fichiers UBL.
Au niveau du dossier, vous pouvez faire dévier le timing du transfert de la configuration standard.
Où devons-nous placer les relevés de carte de crédit ?
Vous décidez vous-même si vous souhaitez recevoir les relevés de carte de crédit dans les achats ou dans les documents divers.
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert de fichiers CODA+ coda
Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert préconfigurée.
Ensuite, vous indiquez le nom du dossier (généralement le numéro de dossier) pour les fichiers coda.
Au niveau du dossier, vous pouvez faire dévier le timing du transfert de la configuration standard.
Traitement des documents dans Adsolut
Vous ne traitez pas encore les fichiers UBL ou coda dans Adsolut ? Pas de souci, nous vous montrons ici comment configurer cela dans Adsolut et comment effectuer le traitement final.
Configuration dans MasterKB
Fichiers UBL
Votre logiciel Adsolut doit savoir où sur votre serveur de fichiers se trouvent les fichiers UBL. Cette localisation est appelée par Adsolut le 'EFFFPATH'. Dans MasterKB, vous pouvez sous “Paramètres" > "Réglages" indiquer le chemin où se trouvent les documents UBL.
Par défaut, on utilise souvent le chemin suivant : X:\DATA\Data_Adsolut\Adsolut\EFFF
📖 Pour plus d'informations, voir le manuel d'Adsolut.
Fichiers coda
Votre logiciel Adsolut doit savoir où sur votre serveur de fichiers se trouvent les fichiers coda.
Si vous travaillez déjà avec des fichiers coda Codabox, cela est déjà configuré.
Vous retrouvez cette configuration dans votre MasterKB sous “Paramètres" > "Réglages". Le réglage "CODABOXPATH" détermine où sur votre serveur de fichiers se trouvent les fichiers coda.
Si vous ne travaillez pas encore avec des fichiers coda Codabox, vous pouvez quand même créer ce réglage ('Nouveau'). Dans le champ code, vous mettez 'CODABOXPATH' et dans le champ 'Réglage' le chemin où OkiOki place ses fichiers coda.
Si vous souhaitez également voir le PDF associé lors du traitement du fichier coda, créez de la même manière le code 'CODABOXPREVIEWPDF' et mettez la valeur 'TRUE' dans le champ 'Réglage'.
📖 Pour plus d'informations, voir le manuel d'Adsolut.
Configuration par dossier
Fichiers UBL
Au niveau du dossier, vous n'avez pas besoin de configurer spécialement pour pouvoir traiter les fichiers UBL.
Une fois que le EFFFPATH est configuré dans MasterKB, vous verrez pour chaque dossier le menu File d'attente EFFF avec options de comptabilisation et autres actions.
Si ce menu n'apparaît pas, consultez ici le manuel d'Adsolut.
Fichiers coda
Pour chaque compte courant, vous avez un journal financier.
Pour ajouter un nouveau journal financier, créez d'abord le compte dans le plan comptable.
Ensuite, vous créez le journal.
Pour les fichiers coda des cartes de crédit, nous travaillons également avec un IBAN. OkiOki crée un IBAN unique par carte de crédit. Avec cet IBAN, vous créez aussi un nouveau compte dans le plan comptable et ensuite vous créez un journal.
📖 Pour plus d'informations, voir le manuel d'Adsolut.
Traitement des fichiers
Fichiers UBL
Allez dans le journal concerné (Achats, Ventes, ...).
Vous voyez immédiatement combien de fichiers sont en attente.
Vous pouvez maintenant commencer à comptabiliser les fichiers UBL via F3 ou "Comptabiliser".
Adsolut ouvre la proposition de comptabilisation pour le premier fichier UBL en attente. Vous pouvez maintenant traiter cette proposition. Avec la proposition, Adsolut affiche également le PDF qu'OkiOki a ajouté au fichier UBL. Ce PDF contient la barre méta verte typique d'OkiOki qui donne au gestionnaire de dossier un aperçu direct d'informations supplémentaires telles que
- les tags et commentaires laissés par l'entrepreneur sur le document
- le mode de paiement du document
Fichiers coda
Allez dans "Financier" et choisissez le journal approprié.
Appuyez sur F3 ou "Traiter le fichier Codabox"
Sélectionnez toutes les lignes pour lesquelles le champ des lignes coda à traiter est coché. Triez par ordre chronologique et double-cliquez sur le relevé le plus ancien. Traitez maintenant les lignes non encore appariées.
📖 Pour plus d'informations, voir le manuel d'Adsolut.
📖 Voir aussi les questions fréquemment posées sur le traitement des fichiers coda dans Adsolut.
FAQ
Dois-je disposer d'une fonctionnalité OCR dans Adsolut ?
Non, OkiOki prend en charge l'OCR elle-même. Via son OCR, elle génère les fichiers UBL que Adsolut peut lire.
Puis-je renvoyer des documents vers Adsolut ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez y modifier les données OCR si vous le souhaitez et renvoyer manuellement le document vers Adsolut.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer des documents qui n'ont pas encore été envoyés vers Adsolut ?
Oui. Via la liste 'Documents > Pas chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés vers Adsolut. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Adsolut.
Dois-je utiliser Basecone ?
Non. Vous n'avez pas besoin d'utiliser Basecone pour recevoir et/ou traiter les documents UBL OkiOki dans Adsolut. Vous pouvez donc traiter les fichiers UBL directement dans Adsolut.
Que faire si j'utilise déjà Basecone ?
Si vous travaillez déjà avec Basecone, OkiOki peut bien sûr aussi envoyer les documents vers Basecone. Consultez pour cela la page "Comment OkiOki s'intègre avec Basecone".
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