OkiOki s'intègre à Admisol en envoyant des fichiers UBL aux adresses email de Admisol et en délivrant au comptable des fichiers CODA+ sur le serveur. Pour cela, l'équipe d'OkiOki s'occupe de la configuration complète via le portail personnel d'OkiOki pour le comptable. Si vous êtes comptable et que vous n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, contactez-nous par hello@okioki.be.
Principes généraux
Fichiers UBL vers Admisol
Les fichiers UBL sont envoyés par OkiOki aux adresses électroniques uniques de chaque dossier.
Ces fichiers UBL entrent ensuite dans le bon journal pour le traitement.
Fichiers CODA+ vers Admisol
OkiOki envoie tous les fichiers coda sur votre serveur. Vous pouvez les importer dans le journal financier pour les traiter.
Pour les comptes courants, vous créez un journal financier avec l'IBAN du compte courant.
Pour les cartes de crédit, OkiOki génère d'abord un IBAN unique. Avec cet IBAN, vous créez également un journal financier. Sur ce journal, vous importez les fichiers coda mensuels (1 fichier coda par relevé mensuel).
Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Méthode de transfert de fichiers
Pour Admisol, utiliser une méthode en fonction du type de document :
Pour les fichiers UBL
Pour cela, vous configurez le transfert par e-mail.
Sélectionnez "Admisol" comme logiciel comptable de destination.
Pour les fichiers coda
OkiOki se charge de cette configuration en collaboration avec votre partenaire informatique. Vous n'avez donc pas à vous en préoccuper. De préférence, ce transfert se fait via :
- OkiOkiSync, une application que nous installons sur le serveur. C'est la méthode généralement préférée par vos partenaires informatiques eux-mêmes, car c'est généralement la méthode la plus sûre et la moins exigeante en termes de maintenance.
Les autres méthodes de transfert pour Admisol sont les suivantes :
- SFTP/FTPS : SFTP (SSH File Transfer Protocol) et FTPS (File Transfer Protocol SSL) sont des méthodes classiques d'échange de fichiers entre ordinateurs. Toutes deux disposent d'une forme de cryptage (via SSH ou SSL).
- Stockage cloud OneDrive : OkiOki peut se connecter à votre compte OneDrive personnel (et non professionnel). Nous utilisons généralement cette méthode si les documents doivent finir sur le PC du comptable et non sur un serveur de fichiers central.
Délai de transfert des fichiers
Dans OkiOki, vous disposez de 5 options différentes pour l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos fichiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une option différente pour chaque fichier. Les 5 options sont les suivantes
- Immédiatement
- Dès que possible
- Après un délai de x jours
- Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par l'utilisateur
- Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par OkiOki ou l'utilisateur
Pour les fichiers coda, il y a 2 options. Là encore, vous pouvez définir un délai différent au niveau du fichier.
- Aussitôt vérifié
- Une fois vérifiées et toutes les transactions sur le relevé sont finalisées par OkiOki ou l'utilisateur
Pendant la phase de démarrage, l'équipe d'OkiOki vous expliquera brièvement ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons alors du timing à définir par défaut.
Au niveau des dossiers
Transfert de fichiers UBL
Paramètres généraux
Vous choisissez la méthode de transfert "E-mail".
Vous introduisez ensuite l'adresse électronique unique correspondant à ce fichier par type de document (achats, ventes, divers). Cette adresse e-mail est différente pour chaque dossier et vous l'avez normalement activée lors de la création du journal. (Vous devez d'abord autoriser le téléchargement de documents externes et ensuite envoyer un message au helpdesk via le point d'interrogation vert en haut à droite d'Admisol pour activer vos adresses e-mail pour ces journaux).
Vous trouverez également cette adresse e-mail dans le champ à déposer. Elle est typiquement formée par le numéro de TVA et le code court de ce journal que vous souhaitez envoyer.
Pour que le logiciel Admisol sache qu'il est autorisé à recevoir des e-mails d'OkiOki, il faut mettre l'adresse e-mail d'OkiOki sur une liste blanche dans tous les fichiers qui utilisent OkiOki.
Où placer les relevés de cartes de crédit ?
Vous décidez si vous souhaitez recevoir les extraits de carte de crédit avec les achats ou avec les documents divers.
Attribution des comptes du grand livre pour les factures de vente
Si votre client crée des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez spécifier les comptes du grand livre dans lesquels vous comptabilisez les "ventes". Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple, un compte pour les remises). Lors de la préparation de l'UBL, nous inclurons alors le compte général choisi par ligne sur la facture de vente.
Transfert de fichiers fichiers CODA+
Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert préconfigurée.
Vous indiquez ensuite le nom du dossier (généralement le numéro de fichier) pour les fichiers coda.
Au niveau du fichier, vous pouvez modifier le moment du transfert par rapport au réglage par défaut.
📖 Toutes les informations détaillées sur nos fichiers coda CODA+ et leur configuration au niveau du fichier peuvent être trouvées dans notre Guide de démarrage.
FAQ
Puis-je soumettre à nouveau des documents à Admisol ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document en question dans le dossier correspondant. Vous pouvez y adapter les données OCR si nécessaire et renvoyer manuellement le document à Admisol.
A la fin du trimestre, puis-je encore envoyer des documents qui n'ont pas encore été transmis à Admisol ?
Oui. Via la liste 'Documents > Pas chez votre comptable', vous pouvez voir tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés à Admisol. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse à Admisol.
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