OkiOki s’intègre avec Allegro Windows (Popsy) via l’envoi de fichiers UBL par SFTP vers le serveur de fichiers d’Allegro et l'envoi de fichiers CODA+ via notre conection OkiOKiSync vers votre serveur. Allegro se charge ensuite de la synchronisation (toutes les 15 minutes) avec l’application locale Allegro Windows (Popsy). L’équipe d’OkiOki assure la configuration complète via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si, en tant que comptable, vous n’avez pas encore accès à votre portail OkiOki, veuillez nous en informer via support@okioki.be.
Important : Les fichiers CODA+ ne peuvent pas être transférés vers le serveur Allegro via FTP. Ils doivent toujours être envoyés vers un autre emplacement sur un serveur ou un ordinateur du cabinet comptable. Dans Popsy, vous pouvez configurer le logiciel pour qu'il récupère automatiquement les fichiers CODA+ sur votre serveur.
- Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
- Configuration du transfert de fichiers dans Allegro Windows (Popsy)
- Revoyez notre webinar Allegro & OkiOki
- FAQ
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Paramètres SFTP pour les fichiers UBL
Pour Allegro Windows (Popsy), nous configurons une liaison SFTP avec le serveur de fichiers d’Allegro. Pour cela, nous recevons d’Allegro un fichier .ini contenant toutes les données de connexion. La configuration doit être effectuée comme dans l’exemple ci-dessous.
N’oubliez pas de cocher que OkiOki ne doit pas répartir les fichiers coda dans des sous-dossiers par année et IBAN.
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment d’envoi des documents UBL. Au niveau de la fiduciaire, vous définissez l’option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Lors de la phase de démarrage, l’équipe OkiOki vous expliquera ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons quelle timing définir par défaut.
Important: Cette liaison n'est pas utilisée pour les codas.
Paramètres OkiOKiSync pour les fichiers coda
Nous configurons un transfert via OkiOkiSync. Dans le champ "Dossier racine CODA" (le champ marqué en rouge), vous indiquez le chemin où vous voulez recevoir les codas sur votre serveur.
Pour Allegro Windows, cochez l'option "Ne divisez pas les fichiers coda en sous-dossiers par année et IBAN". Voir le champ marqué en bleu dans la capture d'écran ci-dessous.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment d’envoi. Là aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.
Lors de la phase de démarrage, l’équipe OkiOki vous expliquera ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons quelle timing définir par défaut.
Au niveau du dossier
Transfert des fichiers UBL
Vous choisissez la méthode de transfert 'sFTP/FTPS'.
Ensuite, vous choisissez comme 'Nom du dossier pour cette entreprise' le numéro d’entreprise de l’entreprise.
Transfert des documents ‘divers’
OkiOki place également divers documents sur le serveur d’Allegro, ils sont ainsi disponibles pour le 'Traitement numérique'. Cependant, ceux-ci ne sont pas 'typés' et ne peuvent pas être traités comme une facture. Vous pouvez toutefois les conserver localement sur votre PC dans un dossier général. Vous le faites via "Extra" > "Traitement numérique" > "Autres opérations".
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert des fichiers CODA+ coda
Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Ensuite, vous choisissez votre 'Nom du dossier pour cette entreprise'. Il peut s'agir du numéro d'entreprise, mais aussi du nom de l'entreprise.
Au niveau du dossier, vous pouvez déroger au timing standard pour le transfert.
Configuration du transfert de fichiers dans Allegro Windows (Popsy)
Fichiers UBL
L'équipe d'Allegro veille à ce que les documents UBL soient automatiquement envoyés vers votre logiciel de comptabilité. Cette synchronisation a généralement lieu toutes les 20 minutes.
Fichiers Coda
Dans Allegro Windows, vous pouvez configurer, pour chaque IBAN, l'emplacement où le logiciel de comptabilité doit récupérer les fichiers coda. Il s'agit d'une configuration à effectuer une seule fois. Vous pouvez configurer à la fois l'emplacement des fichiers coda (.cod) et celui des versions PDF (.pdf) de ces fichiers (qui se trouvent dans un sous-dossier « PDF »). Les captures d'écran ci-dessous vous montrent comment effectuer cette configuration dans Allegro Windows.
Revoyez notre webinar Allegro & OkiOki
En collaboration avec Allegro, nous avons animé un webinar sur les avantages de l’intégration entre OkiOki et Allegro Windows (Popsy). À la fin de ce webinar, Tessa Mommaerts d’Allegro explique concrètement comment le traitement des documents se déroule dans Allegro Windows (Popsy).
Regardez le webinar ici :
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers Allegro Windows (Popsy) ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Allegro Windows (Popsy).
Puis-je à la fin du trimestre envoyer des documents qui n’ont pas encore été transmis à Allegro Windows (Popsy) ?
Oui. Via la liste 'Documents > Non chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n’ont pas encore été envoyés vers Allegro Windows (Popsy). Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Allegro Windows (Popsy).
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