Comment OkiOki s'intègre-t-il avec Allegro Online ?

OkiOki s'intègre avec Allegro Online via l'envoi de fichiers UBL et CODA+ par SFTP vers le serveur de fichiers d'Allegro. Allegro assure ensuite la synchronisation (toutes les 15 minutes) avec Allegro Online. L'équipe d'OkiOki s'occupe de toute la configuration via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous, en tant que comptable, n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, veuillez nous en informer via support@okioki.be.

1. Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
   1. Au niveau de la fiduciaire
   2. Au niveau du dossier
2. Configuration dans Allegro Online
3. Revoyez notre webinar Allegro & OkiOki
4. FAQ

Configuration du transfert de documents dans OkiOki

Au niveau de la fiduciaire

Pour Allegro Online, nous configurons une liaison SFTP avec le serveur de fichiers d'Allegro. Pour cela, nous recevons d'Allegro un fichier .ini contenant toutes les données de liaison. La configuration doit être réalisée comme dans l'exemple ci-dessous.

N'oubliez pas de cocher que OkiOki ne doit pas diviser les fichiers coda en sous-dossiers par année et IBAN.

Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment d'envoi des documents UBL. Au niveau de la fiduciaire, vous définissez l'option standard pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier. 

Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment d'envoi. Là aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.

Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et, en fonction de vos besoins, nous décidons quel timing définir comme standard. 

📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers se trouvent dans notre guide de démarrage pour les comptables.

Au niveau du dossier

Transfert de fichiers UBL

Vous choisissez la méthode de transfert 'sFTP/FTPS'.

Ensuite, vous choisissez comme 'Nom du dossier pour cette entreprise' le numéro d'entreprise de l'entreprise.

Transfert de fichiers 'divers'

OkiOki place également divers documents sur le serveur d'Allegro. Via la gestion des fichiers dans Allegro Online, vous pouvez conserver ces documents dans un dossier de votre choix.

Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente

Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.

Transfert de fichiers CODA+ coda

Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert 'sFTP/FTPS'.

Ensuite, vous choisissez comme 'Nom du dossier pour cette entreprise' le numéro d'entreprise de l'entreprise suivi de "/coda", par exemple "0123456789/coda".

Au niveau du dossier, vous pouvez déroger au timing standard pour le transfert.

📖 Toutes les informations détaillées sur nos fichiers CODA+ et leur configuration au niveau du dossier se trouvent dans notre guide de démarrage.

Configuration dans Allegro Online

Dans votre dossier Allegro Online, vous configurez où Allegro Online doit chercher les documents sur le serveur de fichiers.

Il existe une configuration pour 

• Les factures UBL
• Les fichiers coda
• Les versions PDF des fichiers coda

L'équipe d'Allegro peut vous accompagner dans la mise en place de cette configuration.

Vous pouvez consulter chaque configuration en détail ici

Factures UBL

Fichiers coda

Versions PDF des fichiers coda

Revoyez notre webinar Allegro & OkiOki

En collaboration avec Allegro, nous avons donné un webinar sur les avantages de l'intégration entre OkiOki et Allegro Online. À la fin de ce webinar, Tessa Mommaerts d'Allegro explique également concrètement comment le traitement des documents dans Allegro Online se déroule concrètement.

Regardez le webinar ici :

FAQ

Puis-je renvoyer des documents vers Allegro Online ?

Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Ici, vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Allegro Online.

Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer des documents qui n'ont pas encore été transférés vers Allegro Online ?

Oui. Via la liste 'Documents > Pas chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés vers Allegro Online. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Allegro Online.