Si vous utilisez Clearfacts dans votre pré-comptabilité en tant que comptable, vous pouvez vous faire livrer toutes les factures et reçus dans OkiOki via l'API Clearfacts. Alors que Clearfacts est l'outil par excellence pour les propositions comptables automatisées, OkiOki est plus performant pour décharger les entrepreneurs dans la collecte de tous leurs documents et donc pour les comptables dans l'obtention complète des dossiers. À noter, OkiOki dispose également d'un outil de facturation intégré.
Les fichiers Coda ne sont pas envoyés à Clearfacts. Ceux-ci vont toujours directement au logiciel comptable sous-jacent. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre page d'intégration pour votre logiciel.
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Pour l'intégration avec Clearfacts, allez dans la section « Transfert via API » dans la rubrique « Transfert de documents ».
Dans votre compte Clearfacts, créez un jeton pour OkiOki. Vous le copiez ensuite dans le champ marqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment d'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez encore sélectionner une autre option par dossier.
Lors de la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique encore ces options et, en fonction de vos besoins, nous décidons quelle planification définir comme standard.
Au niveau du dossier
Vous choisissez la méthode de transfert 'API' et sélectionnez la connexion que vous avez créée dans les paramètres généraux. À partir de ce moment, OkiOki sait (sur base du numéro d'entreprise) dans quel dossier les documents doivent être placés dans Clearfacts.
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers Clearfacts ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Ici, vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Clearfacts.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer quand même des documents qui n'ont pas encore été transmis à Clearfacts ?
Oui. Via la liste « Documents > Pas encore chez comptable », vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés à Clearfacts. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Clearfacts.
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