Comment OkiOki s'intègre-t-il avec Exact Online ?

OkiOki s'intègre avec Exact Online via l'envoi de fichiers UBL vers les boîtes aux lettres numériques Exact Online par e-mail et des fichiers CODA+ vers les boîtes aux lettres numériques Exact Online via API. 

Pour l'envoi de nos documents vers les boîtes aux lettres numériques Exact Online, il est nécessaire que

• le dossier dispose d'un abonnement 'no-hands accounting'
• notre adresse e-mail OkiOki (noreply@okioki.be) soit whitelistée chez Exact Online.

L'équipe d'OkiOki s'occupe de toute la configuration via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous êtes comptable et que vous n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, faites-le nous savoir via support@okioki.be.

1. Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
   1. Au niveau de la fidiciaire
   2. Au niveau du dossier
2. Configuration dans Allegro Online
3. Revoir notre webinaire Allegro & OkiOki
4. FAQ

Configuration du transfert de documents dans OkiOki

Au niveau de la fiduciaire

Fichiers UBL

Pour Exact Online, nous configurons un transfert par e-mail.

Fichiers CODA+

Nos fichiers CODA+ sont envoyés vers Exact Online via l'API Exact Online. Pour cela, nous configurons un transfert via API.

Lors de la configuration de cette connexion, OkiOki vous redirige vers votre environnement Exact Online pour finaliser la connexion. Une fois la connexion établie, vous sélectionnez dans OkiOki le 'Département' qui a accès à tous les dossiers Exact Online de vos clients. Généralement, ce département porte le nom de votre bureau.

Moment de l'envoi

Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment d'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier. 

Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment d'envoi. Là aussi, vous pouvez définir une autre planification au niveau du dossier.

Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous expliquera ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons ensemble quelle planification définir par défaut. 

📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers se trouvent dans notre guide de démarrage pour comptables.

Au niveau du dossier

Transfert de fichiers UBL

Vous choisissez la méthode de transfert 'E-mail'.

Ensuite, vous remplissez pour chaque type de document l'adresse e-mail de la boîte aux lettres numérique correspondante.

Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente

Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.

Transfert de fichiers CODA+ coda

Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert 'API'.

Ensuite, vous choisissez 'Exact' comme connexion et indiquez la boîte aux lettres numérique du compte bancaire correspondant dans Exact Online.

Au niveau du dossier, vous pouvez déroger au paramètre standard pour la planification du transfert.

📖  Toutes les informations détaillées sur nos fichiers CODA+ et leur configuration au niveau du dossier se trouvent dans notre guide de démarrage.

FAQ

Puis-je renvoyer des documents vers Exact Online ?

Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Exact Online.

Puis-je envoyer à la fin du trimestre des documents qui n'ont pas encore été envoyés vers Exact Online ?

Oui. Via la liste 'Documents > Non chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés vers Exact Online. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Exact Online.