OkiOki s'intègre avec Horus via l'envoi de fichiers UBL et CODA+ vers les répertoires monitorés de Horus sur le serveur de fichiers. Tous les documents (achats, ventes, divers, coda) se retrouvent ainsi dans un seul répertoire. Horus reconnaît lui-même le type de document et effectue la répartition ultérieure.
💡 En savoir plus ici sur la configuration des répertoires monitorés dans Horus.
OkiOki peut également livrer tous les fichiers par mail aux adresses email Horus monitorées (exemple : entreprise.cabinetcomptable@myhorus.org) mais la plupart des comptables préfèrent une intégration via le serveur de fichiers. C'est aussi la solution la moins coûteuse pour les comptables. En effet, l'utilisation des répertoires monitorés est standard dans Horus alors que pour les adresses email monitorées, un abonnement payant Falco est nécessaire.
L'utilisation de Falco est superflue si vous combinez Horus avec OkiOki.
L'équipe d'OkiOki s'occupe de toute la configuration via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous, en tant que comptable, n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, veuillez nous en informer via support@okioki.be.
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Fichiers UBL
Pour l'intégration avec les répertoires monitorés dans Horus, nous configurons un transfert via OkiOkiSync. Dans le champ "Dossier racine", vous indiquez le chemin où se trouvent les dossiers clients sur le serveur.
Fichiers Coda
Nos fichiers CODA+ sont également envoyés vers les répertoires monitorés via la même connexion OkiOkiSync. Ils peuvent se trouver dans le même répertoire que les fichiers UBL. Mais nous pouvons aussi les envoyer vers un répertoire séparé sur le serveur de fichiers, comme montré dans la capture d'écran ci-dessus. (D:\DATAS\OKIOKI\0_CODAS). Pour cela, vous pouvez configurer un 2ème répertoire monitoré dans chaque dossier.
Pour Horus, cochez l'option "Ne divisez pas les fichiers coda en sous-dossiers par année et IBAN". Voir le champ marqué en bleu dans la capture d'écran ci-dessus.
Moment de l'envoi
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment de l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment de l'envoi. Ici aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.
Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et en fonction de vos besoins, nous décidons du timing à définir par défaut.
📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour comptables.
Au niveau du dossier
Transfert des fichiers UBL
Vous choisissez la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Nom du dossier de l'entreprise", vous mettez un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un répertoire existant. Si le répertoire n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où elle enverra le premier fichier UBL.
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert des fichiers CODA+
Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez également la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Nom du dossier de l'entreprise", vous mettez ici aussi un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où il enverra le premier fichier CODA+.
Au niveau du dossier, vous pouvez faire en sorte que le timing du transfert diffère du paramètre par défaut.
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers Horus ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Horus.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer des documents qui n'ont pas encore été transmis à Horus ?
Oui. Via la liste 'Documents > Non chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés à Horus. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Horus.
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