OkiOki s'intègre avec Octopus via l'envoi de fichiers UBL par e-mail aux adresses e-mail UID d'Octopus. Octopus dispose lui-même d'une belle offre coda, mais étant donné que certaines banques et aussi des cartes de crédit y sont absentes, vous pouvez toujours les obtenir en option via OkiOki. Les fichiers CODA+ sont envoyés vers un serveur via notre application OkiOkiSync ou vers votre PC via une liaison Onedrive ou Dropbox.
L'équipe d'OkiOki prend en charge la configuration complète via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous, en tant que comptable, n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, veuillez nous en informer via support@okioki.be.
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Fichiers UBL
Pour Octopus, nous configurons un transfert par e-mail.
Fichiers Coda
Nos fichiers CODA+ sont envoyés vers votre serveur via notre application OkiOkiSync ou vers votre PC via une liaison Onedrive ou Dropbox.
OkiOkiSync
Vous choisissez la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Dossier principal CODA", vous indiquez le chemin où vous souhaitez que les fichiers coda soient placés sur votre serveur.
Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver l'option "Ne pas diviser les fichiers coda en sous-dossiers par année et IBAN" (marquée en bleu).
Onedrive ou Dropbox
Vous choisissez la méthode de transfert 'Stockage Cloud'.
Vous avez les options suivantes : Onedrive, Dropbox, Dropbox Business
Dans le champ "Dossier principal CODA", vous indiquez le chemin où vous souhaitez que les fichiers coda soient placés sur votre serveur.
Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver l'option "Ne pas diviser les fichiers coda en sous-dossiers par année et IBAN" (marquée en bleu).
Moment de l'envoi
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment de l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment de l'envoi. Ici aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.
Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et en fonction de vos besoins, nous décidons du timing à définir par défaut.
📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour comptables.
Au niveau du dossier
Transfert de fichiers UBL
Vous choisissez la méthode de transfert 'E-mail'.
Ensuite, vous remplissez pour chaque type de document l'adresse e-mail UID correspondante. Si vous n'avez qu'une seule adresse e-mail UID pour tous les types de documents, cochez "Utiliser la même adresse pour tous les documents".
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert des fichiers CODA+
Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert 'OkiOkiSync' ou 'Stockage Cloud'.
Dans le champ "Sous-dossier (dossier) de cette entreprise", vous indiquez également un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où le premier fichier CODA+ sera envoyé.
Au niveau du dossier, vous pouvez faire en sorte que le timing du transfert diffère du paramètre par défaut.
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers Octopus ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Octopus.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer des documents qui n'ont pas encore été transmis à Octopus ?
Oui. Via la liste 'Documents > Non chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés à Octopus. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Octopus.
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