OkiOki s'intègre avec Sage BOB 50 via l'envoi de fichiers UBL et CODA+ vers le serveur de fichiers de l'expert-comptable via notre application OkiOkiSync. Nous répartissons automatiquement les fichiers UBL dans les dossiers 'Achats', 'Ventes' et 'Divers' que nous configurons ensuite comme dossiers monitorés dans BOB-demat. Les fichiers coda sont également envoyés vers le serveur de fichiers et traités via le module bancaire dans BOB.
💡 Lisez ici plus d'informations sur la configuration des dossiers monitorés dans BOB-demat.
BOB-demat est au minimum nécessaire pour pouvoir lire les fichiers UBL dans BOB 50.
Si vous, en tant qu'expert-comptable, ne disposez pas d'un serveur de fichiers, nous pouvons également placer tous les fichiers localement sur votre PC via un dossier de stockage cloud (Onedrive ou Dropbox).
L'équipe d'OkiOki s'occupe de toute la configuration via le portail personnel OkiOki pour l'expert-comptable. Si vous n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki en tant qu'expert-comptable, faites-le nous savoir via support@okioki.be.
- Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
- Configuration du transfert de documents dans BOB 50
- FAQ
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau du bureau
Fichiers UBL
Pour l'intégration avec les dossiers monitorés dans BOB 50, nous configurons un transfert via OkiOkiSync.
Dans le champ "Dossier principal", vous indiquez de préférence le chemin où les dossiers clients se trouvent déjà sur le serveur. Généralement, il s'agit d'un dossier "data" ou "BOBscan", mais cela peut être n'importe quel dossier sur le serveur. En effet, pour chaque dossier, vous indiquez où se trouvent les dossiers monitorés pour ce dossier.
Fichiers Coda
Nos fichiers CODA+ sont également envoyés vers les répertoires monitorés via la même connexion OkiOkiSync. Ils peuvent se trouver dans le même répertoire que les fichiers UBL. Mais nous pouvons aussi les envoyer vers un répertoire séparé sur le serveur de fichiers, comme montré dans la capture d'écran ci-dessus. (D:\DATAS\OKIOKI\0_CODAS). Pour cela, vous pouvez configurer un 2ème répertoire monitoré dans chaque dossier.
Pour Horus, cochez l'option "Ne divisez pas les fichiers coda en sous-dossiers par année et IBAN". Voir le champ marqué en bleu dans la capture d'écran ci-dessus.
Moment de l'envoi
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment de l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment de l'envoi. Ici aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.
Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et en fonction de vos besoins, nous décidons du timing à définir par défaut.
📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour comptables.
Au niveau du dossier
Transfert de fichiers UBL
Vous choisissez la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Sous-dossier (folder) de cette entreprise", vous indiquez un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où il enverra le premier fichier UBL.
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert de fichiers CODA+
Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez également la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Sous-dossier (folder) de cette entreprise", vous indiquez également ici un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où il enverra le premier fichier CODA+.
Au niveau du dossier, vous pouvez déroger au timing standard pour le transfert.
Configuration du transfert de documents dans BOB 50
Comment configurer les dossiers monitorés pour les fichiers UBL dans BOB-demat ?
Ouvrez le dossier client dans BOB-demat.
Allez dans Actions > Options
L'écran Options s'affiche.
Dans cet écran, vous allez configurer les dossiers monitorés.
- Cliquez sur l'icône « + » en bas de l'écran.
- Remplissez ensuite les champs suivants :
- Champ d'application > Sélectionnez « Dossier courant »
- Type de document > Sélectionnez « Achat », « Vente » ou « Autre »
- Journal > Sélectionnez « Achat », « Vente » ou « Divers »
- Répetoire > Cliquez sur les trois points (...) et sélectionnez le dossier contenant les documents. Si vous configurez le dossier pour les documents d'achat, sélectionnez maintenant l'emplacement du dossier OkiOki contenant les documents d'achat.
- Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer » en bas de l'écran.
- Répétez ces étapes pour les achats, les ventes et les divers.
Comment configurer les dossiers monitorés pour les fichiers CODA+ dans BOB 50 ?
Accédez au journal financier du dossier pour lequel vous souhaitez configurer le dossier.
- Sous « Extraits de compte » et « Répertoire de transfert », cliquez sur les trois points (...) et sélectionnez le dossier contenant les fichiers CODA+ pour ce journal.
- Cliquez sur l'icône « Enregistrer » en bas de l'écran.
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers BOB 50 ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Ici, vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers BOB 50.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer des documents qui n'ont pas encore été envoyés vers BOB 50 ?
Oui. Via la liste 'Documents > Non chez votre expert-comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés vers BOB 50. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers BOB 50.
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