OkiOki s'intègre avec Venice via l'envoi de fichiers UBL et CODA+ vers le serveur de fichiers du comptable via notre application OkiOkiSync. Les fichiers UBL sont automatiquement répartis dans des dossiers 'Achats', 'Ventes' et 'Divers' que nous pouvons ensuite importer dans Venice.
Si vous, en tant que comptable, ne disposez pas d'un serveur de fichiers, nous pouvons également placer tous les fichiers via un dossier de stockage cloud (Onedrive ou Dropbox) localement sur votre PC.
L'équipe d'OkiOki assure la configuration complète via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous, en tant que comptable, n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, veuillez nous en informer via support@okioki.be.
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Fichiers UBL
Dans la configuration d'OkiOkiSync, nous indiquons via les champs 'Dossier racine' où vous souhaitez recevoir les fichiers UBL et CODA+ sur votre serveur de fichiers.
Fichiers Coda
Nos fichiers CODA+ sont également envoyés dans un dossier sur votre serveur de fichiers via la même connexion OkiOkiSync. Dans le champ "Dossier racine CODA", vous indiquez le dossier principal où nous plaçons tous les coda par dossier. Vous pouvez par exemple également indiquer le dossier Codabox si vous utilisez déjà des fichiers coda de Codabox.
Moment de l'envoi
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment de l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment de l'envoi. Ici aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.
Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et en fonction de vos besoins, nous décidons du timing à définir par défaut.
📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour comptables.
Au niveau du dossier
Transfert de fichiers UBL
Vous choisissez la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Nom du dossier de l'entreprise", vous indiquez un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment de l'envoi du premier fichier UBL.
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert de fichiers CODA+
Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez également la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Nom du dossier de l'entreprise", vous indiquez également ici un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment de l'envoi du premier fichier CODA+.
Au niveau du dossier, vous pouvez déroger au timing standard pour le transfert.
Traitement des factures UBL dans Venice
Dans Venice, le traitement se déroule en 2 étapes.
-
Vous créez un nouveau fichier de travail dans lequel vous 'acceptez' les factures UBL à traiter.
- Vous traitez les factures UBL acceptées dans le module Achats (Comptabilité) ou Factures d'achat (Facturation) ; de manière similaire, vous procédez pour les ventes.
Lors du traitement des factures UBL, vous bénéficiez du fait que les données ainsi que l'aperçu PDF sont présents dans la facture, ce qui vous aide à traiter la facture plus rapidement.
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers Venice ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Ici, vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Venice.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer des documents qui n'ont pas encore été envoyés vers Venice ?
Oui. Via la liste 'Documents > Pas chez votre comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés vers Venice. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Venice.
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