OkiOki s'intègre avec Winbooks en envoyant des fichiers UBL et CODA+ vers le serveur de fichiers de l'expert-comptable via notre application OkiOkiSync. Les fichiers UBL sont automatiquement répartis dans les dossiers 'Achats', 'Ventes' et 'Divers' que nous configurons ensuite comme dossiers monitorés dans Winbooks Virtual Invoice. Les fichiers Coda sont également envoyés vers le serveur de fichiers et sont traités via le journal financier dans Winbooks.
💡 Lisez ici plus d'informations sur la configuration des dossiers monitorés dans Virtual Invoice.
Winbooks Connect et l'OCR ('cartouches') de Winbooks ne sont plus nécessaires si vous combinez OkiOki avec Winbooks et Virtual Invoice.
Si vous, en tant qu'expert-comptable, ne disposez pas d'un serveur de fichiers, nous pouvons également placer tous les fichiers localement sur votre PC via un dossier de stockage cloud (Onedrive ou Dropbox).
L'équipe d'OkiOki s'occupe de la configuration complète via le portail OkiOki personnel pour l'expert-comptable. Si vous, en tant qu'expert-comptable, n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, veuillez nous en informer via support@okioki.be.
- Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
- Configuration du transfert de documents dans Virtual Invoice
- FAQ
Configuration du transfert de documents dans OkiOki
Au niveau de la fiduciaire
Fichiers UBL
Pour l'intégration avec les dossiers monitorés dans Virtual Invoice, nous configurons un transfert via OkiOkiSync.
Dans le champ "Dossier principal", vous indiquez le chemin où vous souhaitez recevoir les fichiers UBL. De préférence, il s'agit du dossier où les dossiers clients sont déjà présents sur le serveur.
Fichiers Coda
Nos fichiers CODA+ sont également envoyés vers le serveur de fichiers via le même lien OkiOkiSync. Dans le champ "Dossier principal CODA", vous indiquez le dossier principal où nous plaçons tous les coda par dossier. Vous pouvez par exemple également indiquer le dossier Codabox si vous utilisez déjà des fichiers coda de Codabox.
Moment de l'envoi
Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment de l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier.
Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment de l'envoi. Ici aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.
Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et en fonction de vos besoins, nous décidons du timing à définir par défaut.
📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour comptables.
Au niveau du dossier
Transfert des fichiers UBL
Vous choisissez la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Sous-dossier (folder) de cette entreprise", vous indiquez un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment de l'envoi du premier fichier UBL.
Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente
Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.
Transfert des fichiers CODA+
Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez également la méthode de transfert 'OkiOkiSync'.
Dans le champ "Sous-dossier (folder) de cette entreprise", vous indiquez aussi ici un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n'existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment de l'envoi du premier fichier CODA+.
Au niveau du dossier, vous pouvez déroger à la configuration standard pour le moment du transfert.
Configuration du transfert de documents dans Virtual Invoice
Pour avoir accès aux fichiers UBL d'OkiOki sur votre serveur de fichiers dans Virtual Invoice, procédez comme suit.
Cliquez dans la vue 'Dossiers' sur l'icône en forme de crayon.
Vous accédez aux propriétés du dossier.
Cliquez ici sur 'Avancé'.
Dans l'écran des propriétés avancées, l'onglet 'Répertoires' est maintenant ouvert.
Vous y trouvez le dossier 'Ready' avec derrière le chemin vers lequel ce dossier pointe. Cliquez sur les trois points (...) et sélectionnez le dossier OkiOki de ce dossier sur le serveur de fichiers.
Cliquez sur 'Enregistrer' puis encore une fois sur 'Enregistrer'.
Cliquez maintenant sur l'icône 'Actualiser'.
Vous verrez maintenant que sous le dossier READY apparaissent les dossiers OkiOki 'Achats', 'Ventes' (et 'Divers').
Si vous cliquez sur un tel dossier, vous verrez dans la liste des documents les documents UBL d'OkiOki. Vous pouvez maintenant traiter chaque document. Dans l'aperçu PDF de la facture, vous voyez également directement la barre verte avec les métadonnées OkiOki qui vous aide davantage dans le traitement du document.
FAQ
Puis-je renvoyer des documents vers Winbooks ?
Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez y modifier les données OCR si vous le souhaitez et renvoyer manuellement le document vers Winbooks.
Puis-je, à la fin du trimestre, envoyer quand même des documents qui n'ont pas encore été envoyés à Winbooks ?
Oui. Via la liste 'Documents > Non chez votre expert-comptable', vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés à Winbooks. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Winbooks.
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