Comment OkiOki s’intègre-t-il avec Wings ?

L’intégration avec Wings dépend de la version de Wings que vous utilisez.

• Wings sur votre propre serveur (ou PC) : OkiOki s’intègre via l’envoi de fichiers UBL et CODA+ vers le serveur de fichiers via notre application OkiOkiSync. Les fichiers UBL sont automatiquement répartis dans les dossiers « Achats », « Ventes » et « Divers ».
• Wings Cloud : OkiOki s’intègre via l’envoi de fichiers UBL aux adresses e-mail Wings Cloud. Les fichiers CODA+ sont envoyés vers un serveur de fichiers via notre application OkiOkiSync.

Si vous ne disposez pas d’un serveur de fichiers, nous pouvons également placer tous les fichiers via un dossier de stockage cloud (Onedrive ou Dropbox) localement sur votre PC.

L’équipe d’OkiOki assure la configuration complète via le portail personnel OkiOki pour le comptable. Si vous, en tant que comptable, n’avez pas encore accès à votre portail OkiOki, faites-le nous savoir via support@okioki.be.

1. Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
   1. Au niveau du bureau
   2. Au niveau du dossier
2. FAQ

Configuration du transfert de documents dans OkiOki

Au niveau du bureau

Fichiers UBL

Wings sur votre propre serveur (ou PC) via OkiOkiSync

Dans le champ « Dossier racine », indiquez le chemin où vous souhaitez recevoir les fichiers UBL. De préférence, il s’agit du dossier où les dossiers clients sont déjà présents sur le serveur.

Wings Cloud via e-mail

La seule chose à faire ici est d’indiquer que le paquet cible est Wings.

Fichiers Coda

Nos fichiers CODA+ sont également envoyés vers le serveur de fichiers via la même connexion OkiOkiSync. Dans le champ « Dossier racine CODA », indiquez le dossier principal où nous regroupons tous les coda par dossier. Vous pouvez par exemple également indiquer le dossier Codabox si vous utilisez déjà des fichiers coda de Codabox.

Moment de l'envoi

Dans OkiOki, vous disposez de 6 options différentes pour le moment de l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos dossiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une autre option par dossier. 

Pour les fichiers coda, il y a 2 options pour le moment de l'envoi. Ici aussi, vous pouvez définir un autre timing au niveau du dossier.

Pendant la phase de démarrage, l'équipe OkiOki vous explique ces options et en fonction de vos besoins, nous décidons du timing à définir par défaut. 

📖 Plus d'infos sur le timing du transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour comptables.

Au niveau du dossier

Transfert de fichiers UBL

Wings sur votre propre serveur (ou PC) via OkiOkiSync

Vous choisissez la méthode de transfert « OkiOkiSync ».

Dans le champ « Nom du dossier de l'entreprise », indiquez un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n’existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où il enverra le premier fichier UBL.

Wings Cloud via e-mail

Vous choisissez la méthode de transfert « Email ».

Ensuite, vous remplissez les adresses e-mail de destination pour les différents types de documents. Pour les achats, il y a une adresse e-mail qui commence par « a » et pour les ventes par « v ». Pour les documents divers, il est préférable d’utiliser également l’adresse e-mail des achats.

Attribution de compte(s) de grand livre pour les factures de vente

Si votre client établit des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer sur quels comptes de grand livre vous enregistrez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple aussi un pour les remises). Lors de la création du fichier UBL, nous attribuerons alors par ligne sur la facture de vente le compte de grand livre choisi.

Transfert de fichiers CODA+

Pour chaque compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez également la méthode de transfert « OkiOkiSync ».

Dans le champ « Nom du dossier de l'entreprise », indiquez également ici un nom qui fait référence au nom du dossier. Cela peut être un dossier existant. Si le dossier n’existe pas encore, OkiOki le créera automatiquement au moment où il enverra le premier fichier CODA+.

Au niveau du dossier, vous pouvez déroger au timing standard pour le transfert.

📖 Toutes les informations détaillées sur nos fichiers CODA+ et leur configuration au niveau du dossier se trouvent dans notre guide de démarrage.

FAQ

Puis-je renvoyer des documents vers Wings ?

Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document concerné dans le dossier concerné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier les données OCR et renvoyer manuellement le document vers Wings.

Puis-je envoyer en fin de trimestre des documents qui n’ont pas encore été envoyés vers Wings ?

Oui. Via la liste « Documents > Pas chez votre comptable », vous voyez tous les documents dans OkiOki qui n’ont pas encore été envoyés vers Wings. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse vers Wings.