Les comptables peuvent configurer le transfert de fichiers de documents via les paramètres au niveau de la comptabilité.

Vous pouvez recevoir des fichiers CODA de différentes manières :

• Via une connexion FTP ou OneDrive
• Par e-mail (pour les administrations Yuki)
• Via une connexion API (pour les administrations Exact Online)

Par FTP ou OneDrive

Tout comme les documents UBL, OkiOki peut également fournir les fichiers coda via un lien FTP ou OneDrive. Vous pouvez utiliser pour cela la même connexion que pour vos documents UBL ou créer une connexion séparée.

Si vous recevez déjà des fichiers coda via Codabox sur un serveur FTP aujourd'hui, vous pouvez demander à OkiOki de placer les fichiers coda OkiOki au même endroit afin que tous les fichiers coda restent bien regroupés avec vous.

Si la connexion est en place, vous pouvez configurer les paramètres CODA pour vos entrepreneurs de la manière suivante:

Une fois que les clients ont commencé à utiliser OkiOki et ont lié leur compte à OkiOki, vous pouvez recevoir les fichiers CODA. Pour ce faire, allez sur le portail des comptables OkiOki à la page des paramètres de ce client (Liste des clients actifs, sélectionnez le client). Vous y trouverez une section intitulée "Paramètres de Coda" pour chaque compte lié.

Les deux premiers champs doivent toujours être configurés:

• Mode de transfert: il doit être réglé sur FTPs/SFTP ou sur le stockage en ligne (OneDrive).
• Nom du dossier sFTP: il s'agit du dossier (incluant éventuellement le chemin) dans lequel vous souhaitez recevoir les fichiers coda pour ce client. Il peut également s'agir du chemin d'accès au dossier CodaBox du client sélectionné, par exemple /CodaBox/{numéro de fichier}.

Remarque: si le dossier CodaBox n'est pas accessible via un accès (FTPs/SFTP ou OneDrive), vous devez contacter support@okioki.be pour voir si nous pouvons le mettre en place (avec ou sans votre partenaire informatique).

Les 2 autres champs sont là pour faire correspondre les fichiers OkiOki avec les fichiers Codabox existants si vous en avez.

• Exportation à partir de: ici vous pouvez définir la date du dernier fichier coda que vous avez reçu via CodaBox.
• Commencer la numérotation avec: ici vous pouvez remplir le numéro de série du dernier fichier coda, augmenté de 1.

Attention: si vous laissez OkiOki livrer les coda's en même temps que Codabox, il y aura toujours 2 fichiers coda dans le dossier pour le même jour. Avant d'importer dans votre logiciel de comptabilité, il est préférable de supprimer celui de CodaBox (ou celui d'OkiOki si vous le souhaitez). Vous pouvez reconnaître nos fichiers par le format du nom du fichier: {année}.{succession}.{date}.VAT_nr}_{IBAN}.txt.cod

Par email

Si vous utilisez le progiciel de comptabilité Yuki aujourd'hui, vous pouvez demander à OkiOki de transférer les fichiers coda à l'adresse e-mail yukiworks du client. De cette façon, ils se retrouvent directement dans le bon fichier.

Ensuite, vous choisissez "Email" comme méthode de transfert des fichiers coda dans le fichier, entrez l'adresse e-mail yukiworks du client et remplissez les 2 autres champs.

Les 2 autres champs sont là pour faire correspondre les fichiers OkiOki avec les fichiers Codabox existants si vous en avez.

• Exportation à partir de: ici vous pouvez définir la date du dernier fichier coda que vous avez reçu via CodaBox.
• Commencer la numérotation avec: ici vous pouvez remplir le numéro de série du dernier fichier coda, augmenté de 1.

Via l'API

Si vous utilisez Exact Online, OkiOki peut fournir ses fichiers coda via un lien API. Dans vos paramètres généraux, vous configurerez ensuite votre connexion API avec Exact Online.

Choisissez ensuite "API" dans le fichier comme méthode de transfert pour les fichiers coda et remplissez les 2 autres champs.

Les 2 autres champs sont là pour faire correspondre les fichiers OkiOki avec les fichiers Codabox existants si vous en avez.

• Exportation à partir de: ici vous pouvez définir la date du dernier fichier coda que vous avez reçu via CodaBox.
• Commencer la numérotation avec: ici vous pouvez remplir le numéro de série du dernier fichier coda, augmenté de 1.