4. Liste des clients actifs et inactifs

Via votre tableau de bord, vous pouvez accéder à votre liste de clients actifs ou inactifs. Vous pouvez également accéder à ces listes à partir de votre menu. Nous allons examiner de plus près les deux listes et vous en dire plus sur les paramètres client et la possibilité d'ajouter des fichiers coda. 

Clients actifs

Dans cette liste, vous trouverez un aperçu de tous vos clients actifs. Vous verrez également

• dans quels groupes se trouvent les clients.
• quand ils se sont connectés pour la dernière fois à leur compte OkiOki.
• combien d'UBL ont été envoyées au comptable dans les 30 derniers jours.
• le nombre de choses à faire qu'ils ont sur leur liste.
• et combien de documents sur leur compte n'ont pas encore été envoyés au comptable.

Enfin, vous pouvez aussi cliquer directement sur le tableau de bord, les tâches à accomplir, l'archive des documents ou des transactions ou les documents non envoyés de vos clients.

Dans le coin supérieur gauche, vous pouvez également filtrer les clients en fonction des groupes auxquels ils ont accès et dans le coin supérieur droit, vous pouvez toujours effectuer une recherche pour trouver facilement un client dans votre liste.

Il est également important de savoir que les chiffres figurant dans la vue d'ensemble (tâches, UBL, documents envoyés, etc.) peuvent différer des chiffres figurant sur le tableau de bord du client lui-même. En effet, les chiffres de la liste sont actualisés toutes les demi-heures, tandis que le tableau de bord lui-même reflète toujours la situation du moment.

Clients inactifs

Dans la liste des clients inactifs, vous verrez un aperçu de tous vos clients inactifs. Il peut s'agir de clients qui ont été invités mais pas encore intégrés, de clients qui ont commencé mais pas encore terminé l'intégration ou de clients qui ne sont plus actifs avec OkiOki.

Dans la vue d'ensemble, vous pouvez voir pour chaque client

• à quels groupes le client appartient
• l'état de son compte
• la date à laquelle le client a été invité pour la dernière fois à activer son compte

et vous pouvez également envoyer immédiatement une nouvelle invitation au client.

Enfin, dans le coin supérieur gauche, vous pouvez également filtrer les clients par groupe ou par statut. Dans le coin supérieur droit, vous pouvez toujours rechercher un client dans votre liste.

Paramètres du client

Si vous cliquez sur un client spécifique dans votre liste de clients actifs ou inactifs, vous pouvez voir et modifier toutes les données et paramètres de ce client (voir 3. Ajouter un nouveau client).

Important: L'adresse électronique et le numéro de téléphone du client ne peuvent être modifiés que si le client n'a pas encore commencé son onboarding. Vous pouvez toujours modifier ces données si vous n'avez envoyé qu'une invitation au client, mais dès que le client commence réellement l'onboarding, et donc qu'un enregistrement client est créé, ces données ne sont plus modifiables pour des raisons de sécurité. Assurez-vous donc que ces données sont en ordre. Si vous souhaitez encore modifier les données après que le client ait été embarqué, veuillez contacter support@okioki.be.

Les fichiers coda

Dans les paramètres du client, vous pouvez également ajouter des fichiers coda. Ce paramètre ne peut être défini qu'après que le client ait lié son compte.

Pour le mettre en place, il faut d'abord choisir une méthode de transfert de la coda.

• Manuellement
• Courriel
• FTPs/SFTP
• Stockage en nuage

Si vous choisissez l'e-mail, FTPs/SFTP ou le stockage en nuage, vous devez remplir les données suivantes:

• Un nom de dossier pour les fichiers coda: Dans ce dossier, OkiOki générera un dossier annuel (par exemple 2022) contenant un dossier pour le compte spécifique du client.
• La date à partir de laquelle vous souhaitez recevoir les fichiers coda. De cette manière, vous pouvez les faire correspondre avec les paramètres de coda existants (par exemple via CODABOX).

Important: Nous pouvons récupérer les fichiers coda jusqu'à plusieurs jours ou jusqu'à plusieurs semaines en arrière. Nous générons les fichiers coda sur la base des soldes de début et de fin que nous recevons de la banque à chaque synchronisation. Pour les transactions effectuées il y a plus longtemps, nous ne disposons pas toujours de ces données. Par conséquent, la génération correcte de ces fichiers n'est pas possible.

• Le numéro de séquence du fichier que vous attendez à la date choisie. Vous pourrez ainsi le faire correspondre au dernier fichier reçu de votre précédent fournisseur CODA.

Prêt pour l'étape suivante? Passons en revue les paramètres généraux de votre portail de comptabilité.