Je factuur in OkiOki structureren met factuurlijnen

Wanneer je een factuur aanmaakt met de OkiOki app, kan je deze uitgebreid en duidelijk structureren aan de hand van factuurlijnen. Nadat je enkele algemene gegevens ingevuld hebt en een klant gekozen hebt, kan beginnen met het structureren van je factuur. We overlopen hieronder even hoe je dat kan aanpakken, leggen nog enkele gegevens verder uit en geven je nog wat tips & tricks om snel facturen op te stellen. 

Structuur in je factuur

Op de pagina die hieronder afgebeeld staat kan je invullen wat je precies verkoopt. Dit kunnen verschillende diensten en goederen zijn. Om deze lijst wat beter te structureren kan je gebruik maken van titels en tussentitels. Daarvoor geef je eerst een omschrijving in (de titel) en vink je het hokje aan 'Dit is een algemeen bericht'. Nadien voeg je de lijn toe en heb je je eerste titel gemaakt.

Vervolgens kan je dan je eerste product of dienst ingeven. Daarvoor geef je opnieuw een omschrijving in, maar deze keer zorg je dat het hokje voor een algemeen bericht niet aangevinkt staat. Dan kan je ook een leverdatum kiezen, de hoeveelheid, het btw-percentage en de prijs. Meer informatie over deze gegevens vind je hieronder. Als je alle gegevens over een product of dienst hebt ingevuld, klik je telkens op 'Voeg lijn toe' om dit toe te voegen aan de factuur. 

Als je dan enkele producten of diensten hebt ingevoegd, kan je weer een titel of tussentitel toevoegen en vervolgens weer enkele producten of diensten. Op deze manier krijg de klant een mooi overzicht van waarvoor hij of zij gefactureerd wordt (zie het voorbeeld hieronder).

Preview van de factuur met titels:

De product/dienst gegevens

Als je een product of dienst wilt toevoegen aan je factuur, moet je enkele gegevens invullen. We overlopen ze even:

• Omschrijving: een korte omschrijving van het product of de dienst.
• Leverdatum: de datum waarop het product of de dienst geleverd werd.
• Hoeveelheid: het aantal van dat product of het aantal keer een dienst geleverd werd.
• Btw-percentage: de standaard btw-percentages van 21%, 12% en 6% zijn in het dropdownmenu meteen voorhanden. Wanneer je klikt op 'Meer...' krijg je nog meer btw-opties te zien. Alle informatie over de btw-voeten vind je in dit artikel.
• Eenheidsprijs incl. en excl. btw: Wanneer je de prijs incl. btw ingeeft, wordt de prijs excl. btw automatisch berekend op basis van je gekozen btw-percentage. Dat geldt ook omgekeerd. Zorg er dus voor dat je altijd de juiste prijs met of zonder btw ingeeft. 

Tips & tricks

We geven nog enkele tips & tricks mee om vlot facturen op te stellen.

Een handige functionaliteit is dat OkiOki al je lijnen die je ingeeft op je facturen onthoudt. Als je dus een vast product verkoopt, moet je dat één keer ingeven in OkiOki. Bij de volgende factuur zal OkiOki dan automatisch het product suggereren als je de eerste letters van de omschrijving ingeeft. De hoeveelheid en leverdatum kan je nog altijd steeds aanpassen, maar de prijs en het btw-percentage zal OkiOki al voor jou invullen op basis van je vorige facturen. 

Verder zijn er ook nog enkele handige acties die je kan nemen om je factuur snel op te stellen en te ordenen. Als je op de toegevoegde lijnen naar de drie puntjes in de rechterbovenhoek gaat, kan je je factuurlijnen:

• bewerken
• dupliceren
• omhoog of omlaag verplaatsen op je factuur
• verwijderen

Zo kan je snel nog aanpassingen maken aan je toegevoegde factuurlijnen.