5. Algemene instellingen van het accountancy portaal

Als je in het accountancy portaal naar je menu gaat, kan je klikken op 'Instellingen'. In dit scherm kan je heel wat nuttige instellingen aangeven voor je portaal en je klanten. We overlopen ze even.

Download gebruiksstatistieken

Helemaal bovenaan op de instellingenpagina in je accountancy portaal kan je de gebruiksstatistieken van je klanten downloaden. Je krijgt dan een Excel bestand met een maandelijks overzicht van al je gebruikers. Daarin vind je o.a. de volgende gegevens:

• De periode waarop de gegevens betrekking hebben: als je enkel de gegevens van de laatste maand wilt zien, is het belangrijk om in deze kolom te filteren op de juiste periode.
• De startdatum van je gebruikers
• De btw-nummers van je klanten
• Hun bedrijfsnaam en nummer
• De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de gebruiker
• De groepen waartoe de gebruiker behoort
• Het aantal documenten op hun account
• Hun koppelingen met e-mailadressen, banken en cloud folders
• Of ze codabestanden ingesteld hebben

Je krijgt al deze gegevens dus per gebruiker en per maand te zien in het Excel-bestand.

Uitstel van aanlevering van UBL-documenten

Deze instelling is handig voor wanneer je graag relevante metagegevens ontvangt over je UBL documenten. Je vind hierover ook extra informatie in het accountancy portaal zelf.

Normaal gezien kan een UBL-document naar de boekhouding verstuurd worden zodra het in OkiOki als klaar gemarkeerd wordt. Het UBL-document wordt dan echter verstuurd met de huidige status en gegevens zoals ze op dat moment opgenomen worden. Soms kan het daarom nuttig zijn om de bezorging van UBL-documenten enkele dagen uit te stellen.

Zo’n uitstel van aanlevering laat toe dat relevante metadata zoals tags, opmerkingen of betalingen ook meegeleverd worden met de UBL.

Je kan als accountant zelf instellen hoeveel dagen je de verzending van UBL-documenten wilt uitstellen.

Documentenoverdracht

Hier kan je kiezen op welke manier documenten van bij de ondernemer tot bij de boekhouding terecht komen. Documenten worden naar de boekhouding verzonden in UBL, PDF of afbeeldingsformaat. De verschillende methoden voor overdracht die OkiOki aanbiedt, zijn overdracht via FTP, overdracht via cloudopslag, via een API of via e-mail. Hieronder worden alle opties uitgebreid besproken. 

Noot: Je kan het ontvangende boekhoudpakket instellen bij de algemene instellingen of bij de instellingen van de klanten. Bij het eerste stel je een pakket in op niveau van heel het bedrijf, bij het tweede stel je een pakket in op het niveau van één specifieke klant. Welke van de twee je kiest, maakt niet uit, zolang er telkens tenminste één boekhoudpakket is ingesteld.

• Overdracht via FTP

Je kan ervoor kiezen om je documenten te versturen via een FTP-server. Daarvoor moet je zelf een FTP-server (laten) opzetten waarop OkiOki de bestanden kan afleveren. Nadien kan je de FTP-verbinding toevoegen aan OkiOki.

Bij de verbindingsinstellingen stel je de basisinstellingen in voor je FTP-server:

• Verbindingsnaam (deze naam kan je vervolgens ook in de klantinstellingen ingeven bij “Hoofd sFTP instellingen voor dit bedrijf”)
• Overdrachtstype: FTPS, SFTP of FTPS2

Noot: FTPS en FTPS2 zijn eigenlijk dezelfde overdrachtstypes, maar FTPS2 werkt met een andere softwareversie die bepaalde recentere functionaliteiten ondersteunt die door de FTP-server van de accountant worden aangeboden. Daarom kies je best steeds voor FTPS2 als overdrachtstype omdat die zeker met de laatste versies van FTP-servers om kan.

• Server (host)
• Poort
• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• SHA256 fingerprint van certificaat (enkel voor self-signed certificates)
• Het ontvangende boekhoudpakket

Bij je mapinstellingen geef je aan naar welke hoofdmap je administratie mag verstuurd worden en geef je ook de submappen een naam. “/” is altijd de startmap op je FTP-server. Individuele mappen van de klant kan je in het detail van de klant instellen. OkiOki gaat dan de combinatie van deze gegevens gebruiken om de bestanden in de juiste mappen en submappen op te slaan. We verduidelijken dat hieronder met een voorbeeld.

• De hoofdmap stel je in op de algemene instellingenpagina. Dat kan bijvoorbeeld “/EFFF” zijn.
• De individuele map van de klant stel je in op de instellingenpagina van die specifieke klant, bijvoorbeeld: “TOPKLANT”.
• De naam van de submappen geef je tot slot ook in op de algemene instellingenpagina, bijvoorbeeld: “AANKOPEN”.

Onze logica gaat dan het pad voor het bestand definiëren als <MAPNAAM HOOFDMAP> +<MAPNAAM KLANT>+<NAAM SUBMAP>. In dit voorbeeld zouden de aankoopbestanden voor het dossier van die klant dus opgeslagen worden in de map: /EFFF/TOPKLANT/AANKOPEN.

Verder heb je ook nog de bestandsinstellingen. Daar kan je telkens kiezen in welke bestandstype je de documenten wilt ontvangen. Naast de map voor aankoopfacturen, de map voor verkoopfacturen en de map voor diverse documenten (onder ‘Mapinstellingen’) kan je voor elk van de 3 types documenten kiezen of je de gegevens in PDF, UBL, PDF én UBL of niet wilt ontvangen.

Tot slot delen we ook nog mee dat je meerdere FTP-verbindingen kan toevoegen aan je accountancy portaal.

• Overzetten via een cloudopslagmap

Je kan er ook voor opteren om je documenten over te zetten door ze op te slaan in een cloudservice. OkiOki ondersteund hiervoor enkel OneDrive.

Om deze verbinding op te zetten selecteer je eerst je cloudopslagservice (i.e. OneDrive) en meld je je daar aan. Nadien stel je een standaard naam in voor alle submappen op je cloud en selecteer je ook het ontvangende boekhoudpakket.

Ook hier kan je tot slot voor aankoopfacturen, verkoopfacturen en diverse documenten kiezen hoe je ze wilt ontvangen: als PDF, UBL, PDF én UBL of niet.

• Overdracht via API

Naast een FTP-verbinding of cloudopslagservice, kan je ook met een API werken om documenten over te dragen. Om hier de verbinding tot stand te brengen selecteer je eerst je boekhoudsoftware. Afhankelijk van welke software je gebruikt, zal de verbinding anders tot stand gebracht worden.

• Kies je voor Clearfacts, dan heb je jouw persoonlijke toegangscode nodig, die je kan vinden op je Clearfacts profiel.
• Kies je voor Exact, dan moet je met het Exact portaal connecteren.

Opgelet: Overdracht via Exact Online kan vandaag alleen voor codabestanden. Documenten moeten nog via e-mail overgezet worden naar de Exact software.

• Kies je voor my.adsolut.com, dan moet je met het my.adsolut.com portaal connecteren.

Verder kan je ook hier kiezen hoe je de gegevens wilt ontvangen: als PDF, UBL, PDF én UBL of niet. En je kan dit apart instellen voor inkomende facturen, verkoopfacturen en diverse documenten.

• Overdracht via e-mail

Tot slot kan je er ook voor kiezen om documenten per e-mail naar de boekhouding te versturen. Daarvoor kies je opnieuw voor elke van de 3 types documenten hoe je ze wilt ontvangen: als PDF, als UBL, als PDF én UBL of niet. Als laatste selecteer je ook nog je boekhoudpakket.

Klaar voor de volgende stap? We tonen je hoe je gebruikers van het accountancy portaal kan beheren en toevoegen.