Comment OkiOki s'intègre-t-elle à Expert/M ?

OkiOki s'intègre à Expert/M via la livraison au comptable des fichiers UBL et des fichiers coda CODA+ sur le serveur de fichiers. Pour ce faire, l'équipe d'OkiOki se charge de la configuration complète via le portail OkiOki personnel du comptable. Si, en tant que comptable, vous n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, contactez-nous à hello@okioki.be. 

Principes généraux

Fichiers UBL vers Expert/M

OkiOki place les fichiers UBL sur votre serveur de fichiers dans un dossier par fichier et avec des sous-dossiers 'Achats', 'Ventes' et 'Divers', comme l'attend Expert/M.

• Dossier de fichiers
  • Achats
  • Ventes
  • Divers

En tant que comptable, vous ouvrez le tableau de bord des dossiers dans Expert/M et vous voyez immédiatement combien de documents sont en file d'attente pour les Achats et les Ventes. Vous pouvez alors commencer à les comptabiliser.

👉 Si vous n'avez jamais traité de fichiers UBL dans Expert/M, veuillez lire ci-dessous comment configurer et effectuer cette opération dans Expert/M.

Fichiers coda CODA+ vers Expert/M

Si vous travaillez déjà avec des fichiers coda Codabox aujourd'hui, nous placerons tous les fichiers coda dans le dossier Codabox existant. Si vous n'avez pas encore de dossier Codabox, nous créerons un dossier distinct sur votre serveur de fichiers pour vos fichiers coda CODA+.

Pour les comptes courants, créez un journal financier avec l'IBAN du compte courant.

Pour les cartes de crédit, OkiOki génère d'abord elle-même un IBAN unique. Avec cet IBAN, vous créez également un journal financier. Sur ce journal, vous importez les fichiers coda mensuels (1 fichier coda par relevé mensuel). 

Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki

Au niveau de la fiduciaire

Méthode de transfert de fichiers

OkiOki se charge de cette configuration en collaboration avec votre partenaire informatique. Vous n'avez donc pas à vous en préoccuper. De préférence, ce transfert se fait via :

• OkiOkiSync, une application que nous installons sur le serveur de fichiers. C'est la méthode généralement préférée par vos partenaires informatiques eux-mêmes, car c'est généralement la méthode la plus sûre et la moins exigeante en termes de maintenance.

Les autres méthodes de transfert pour Expert/M sont les suivantes :

• SFTP/FTPS : SFTP (SSH File Transfer Protocol) et FTPS (File Transfer Protocol SSL) sont des méthodes classiques d'échange de fichiers entre ordinateurs. Toutes deux disposent d'une forme de cryptage (via SSH ou SSL).
• Stockage cloud OneDrive : OkiOki peut se connecter à votre compte OneDrive personnel (et non professionnel). Nous utilisons généralement cette méthode si les documents doivent finir sur le PC du comptable et non sur un serveur de fichiers central.

📖 Vous trouverez plus d'informations sur les méthodes de transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour les comptables.

Délai de transfert des fichiers

Délai de transfert des fichierDans OkiOki, vous disposez de 5 options différentes pour l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos fichiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une option différente pour chaque fichier. Les 5 options sont les suivantes

1. Immédiatement
2. Dès que possible
3. Après un délai de x jours
4. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par l'utilisateur
5. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par OkiOki ou l'utilisateur

Pour les fichiers coda, il y a 2 options. Là encore, vous pouvez définir un délai différent au niveau du fichier.

1. Aussitôt vérifié
2. Une fois vérifiées et toutes les transactions sur le relevé sont finalisées par OkiOki ou l'utilisateur

Pendant la phase de démarrage, l'équipe d'OkiOki vous expliquera brièvement ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons alors du timing à définir par défaut.

📖 Vous trouverez plus d'informations sur les délais de transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour les comptables.

Au niveau des dossiers

Transfert de fichiers UBL

Paramètres généraux

Pour chaque client, vous sélectionnez la méthode de transfert préconfigurée.

Vous indiquez ensuite le nom du dossier pour les fichiers UBL.

Au niveau du client, vous pouvez modifier le délai de transfert par rapport au paramètre par défaut.

Où placer les relevés de cartes de crédit ?

Vous décidez si vous souhaitez recevoir les extraits de carte de crédit avec les achats ou avec les documents divers.

Attribution des comptes du grand livre pour les factures de vente

Si votre client crée des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez spécifier les comptes du grand livre dans lesquels vous comptabilisez les "ventes". Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple, un compte pour les remises). Lors de la préparation de l'UBL, nous inclurons alors le compte général choisi par ligne sur la facture de vente.

Transfert de fichiers Fichiers CODA+ coda

Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert préconfigurée.

Vous indiquez ensuite le nom du dossier (généralement le numéro de fichier) pour les fichiers coda.

Au niveau du fichier, vous pouvez modifier le moment du transfert par rapport au réglage par défaut.

📖 Toutes les informations détaillées sur nos fichiers coda CODA+ et leur configuration au niveau du fichier peuvent être trouvées dans notre Guide de démarrage.

Traiter des documents dans Expert/M

Vous ne traitez pas encore les fichiers UBL ou coda dans Expert/M ? Pas de souci, nous vous montrons ici comment configurer cela dans Expert/M et comment effectuer le traitement final.

Configuration par client

Fichiers UBL

Votre logiciel Expert/M doit savoir où se trouvent les fichiers UBL sur votre serveur de fichiers.

Pour ce faire, vous configurez par client les dossiers source et cible des documents d'achat et de vente dans lesquels Expert/M va lire les documents et les réécrire après traitement.

Dossier source documents d'achat et de vente

Vous saisissez manuellement ou via "Parcourir" l'emplacement où OkiOki enregistre les documents UBL pour ce dossier. Expert/M récupérera donc automatiquement les fichiers à traiter dans ce(s) dossier(s) et les présentera pour traitement.

Dossier cible documents d'achat et de vente

Vous entrez manuellement ou via "Parcourir" l'endroit où vous souhaitez placer les documents UBL après les avoir traités dans Expert/M. Le programme déplacera automatiquement les documents UBL traités dans ce dossier. Le programme déplacera automatiquement les documents UBL traités du (des) dossier(s) saisi(s) (source) vers le(s) dossier(s) cible(s) défini(s) ici, de manière à ce que les documents traités ne soient pas présentés à nouveau pour traitement.

Il est fortement recommandé de définir des dossiers de destination différents des dossiers sources définis. Cela permet d'éviter que les documents traités restent dans le dossier source et soient à nouveau présentés pour traitement. 

Fichiers coda

Vous pouvez également spécifier un dossier source et un dossier de destination pour les fichiers de coda ("Documents financiers").