Si vous accédez à votre menu dans le portail de comptabilité, vous pouvez cliquer sur 'Paramètres'. Dans cet écran, vous pouvez spécifier de nombreux paramètres utiles pour votre portail et vos clients. Nous les passerons un peu en revue.
Paramètres des documents
Supprimer les informations TVA dans les fichier UBL pour les administration exonérées
Pour certains logiciels de comptabilité (comme Adsolut), il est souhaitable que les fichiers UBL des fichiers exonérés de TVA ne contiennent également aucune information sur la TVA. Si vous cochez ce paramètre, OkiOki supprimera toutes les informations de TVA de ces fichiers UBL.
Modifier/supprimer des documents finalisés
Les entrepreneurs peuvent toujours ajuster ou supprimer les factures de vente envoyées si vous cochez ce paramètre. Si vous leur permettez de le faire, OkiOki leur donnera quand même l'avertissement ci-dessous afin qu'ils soient bien conscients des conséquences possibles.
Conserver les noms des fichiers d'origine pour les abos gérés par le comptable
Lorsque vous téléchargez et divisez un PDF avec plusieurs factures dans OkiOki, OkiOki donne par défaut à chaque facture individuelle un nom qui commence par la date de la facture (ou la date de téléchargement si la date de la facture n'est pas connue) et un identifiant OkiOki. Le fichier UBL final sera donc nommé de cette façon. Par exemple:
- Scan-20230401.pdf
se décompose en
- 20230107-202133-scan-20230401.xml
- 20230110-202134-scan-20230401.xml
- 20230223-202135-scan-20230401.xml
Cela signifie que les factures apparaissent également dans le logiciel de comptabilité dans l'ordre de la date de facturation.
Si vous souhaitez que les fichiers UBL apparaissent dans le logiciel de comptabilité dans le même ordre que dans le PDF d'origine, cochez ce paramètre.
- Scan-20230401.pdf
se décompose en
- Scan-20230401-001.xml
- Scan-20230401-002.xml
- Scan-20230401-003.xml
Si vous, en tant que gestionnaire de fichiers, traitez les factures dans votre progiciel comptable, vous pouvez également les traiter dans le même ordre que dans le PDF d'origine.
Transfert de documents
OkiOki peut transférer des documents vers le logiciel de comptabilité par différentes méthodes. Nous en discuterons un par un ci-dessous. Mais commençons d'abord par
Quand OkiOki doit-elle envoyer des documents ?
Avec chaque méthode, vous déterminez toujours quand OkiOki doit envoyer le document. Cela s'applique à la fois aux fichiers UBL/PDF et aux fichiers coda.
Vous pouvez toujours remplacer ces paramètres par fichier afin de faire une exception à vos paramètres standard.
Fichiers UBL/PDF
Vous avez 4 options :
- Immédiatement
- Dès que possible
- Après un délai de x jours
- Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par l'utilisateur
- Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par OkiOki ou l'utilisateur
- Explicitement envoyé par le comptable
1. Immédiatement
C'est l'option la plus rapide. OkiOki transmet chaque document dès qu'elle le reçoit. À ce stade, l'utilisateur n'a pas encore été en mesure d'ajouter des méta-informations au document. C'est donc non seulement l'option la plus rapide mais aussi la moins « riche ». L'utilisateur n'a pas non plus la possibilité de supprimer un document avant qu'OkiOki ne le transmette. Les factures privées peuvent également parvenir à la fiduciaire de cette manière. Il appartient ensuite au comptable de les filtrer dans le progiciel de comptabilité.
2. Dès que possible
C'est l'option par défaut et garantit une première vérification : OkiOki transmet les documents dès qu'elle est sûre que le document appartient à l'administration. Lu : si l'utilisateur ne supprime pas le document. Spécifiquement
- Si OkiOki elle-même trouve la transaction correspondante et définit la réservation sur "Finalisé".
- Si l'utilisateur lie manuellement une transaction ou un autre mode de paiement (carte de crédit, argent personnel, espèces) au document et définit la réservation sur "Finalisé".
- Lorsque l'utilisateur met en attente un document.
- Si l'utilisateur définit un rappel de paiement sur un document.
L'inconvénient de cette méthode est que toutes les informations d'un document peuvent ne pas être disponibles, comme la transaction (parce que le paiement n'a pas encore été effectué, par exemple), une balise ou un commentaire. Si vous voulez vous assurer que plus ou toutes les informations sont disponibles, il est préférable de choisir l'une des autres options ci-dessous.
3. Après un délai de x jours
Cette option est similaire à l'option 2 ("Dès que possible") sauf que par rapport à l'option 2, OkiOki attendra X jours avant de transférer réellement le document. Pendant ces X jours, l'entrepreneur peut encore ajouter des informations supplémentaires à la réservation ou un paiement peut effectivement être effectué, de sorte que ces informations seront également disponibles dans l'UBL.
4. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par l'utilisateur
C'est l'option de la comptabilité analytique. Ici, vous vous attendez à ce que l'entrepreneur indique par facture ou reçu comment il doit être réservé, par exemple dans quel magasin ou emplacement. Vous pouvez ensuite convenir avec l'entrepreneur qu'il l'indiquera via une étiquette, puis définira la réservation sur "faite".
De cette façon, l'entrepreneur a toujours la possibilité d'ajouter cette balise à l'écriture avant que le document ne soit envoyé au logiciel comptable.
Attention : N'utilisez cette option que pour la comptabilité analytique et en accord clair avec l'entrepreneur. L'entrepreneur devient très facilement le goulot d'étranglement ici, puisqu'il doit gérer chaque document.
5. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé (par OkiOki ou l'utilisateur)
C'est l'option qui garantit le plus d'informations sur le mode de paiement d'un document sans dépendre à 100% de l'entrepreneur. Concrètement, OkiOki transmet le document
- Si OkiOki elle-même trouve la transaction correspondante et définit la réservation sur "finalisé".
Si l'utilisateur lie manuellement une transaction ou un autre mode de paiement (carte de crédit, argent personnel, espèces) au document et définit la réservation sur "finalisé".
Dans ce cas, les documents que l'entrepreneur met en attente ou pour lesquels il définit un rappel de paiement ne seront pas transmis jusqu'à ce qu'OkiOki trouve le paiement effectif et définisse ainsi l'entrée sur 'finalisé' ou que l'entrepreneur le fasse manuellement.
De cette façon, nous maximisons les chances que la transaction associée soit connue pour chaque document et qu'OkiOki puisse également l'inclure dans l'UBL. Cette option est cruciale si vous souhaitez également utiliser au maximum nos fichiers de coda enrichis Coda+. Dans ces fichiers de code, nous intégrons les balises et commentaires de chaque transaction, mais aussi le lien vers le document correspondant (via nos propres communications structurées). Et plus il y a de liens vers des documents d'accompagnement, plus vous pouvez automatiquement rapprocher les opérations bancaires.
Ce paramètre n'est pas disponible avec les modes d'abonnement "Uniquement livraison des documents" et "Uniquement livraison des documents (avec CODA+)".
6. Explicitement envoyé par le comptable
Il s'agit de l'option dans laquelle le comptable envoie lui-même les documents au logiciel comptable à partir de l'application de l'entrepreneur. Cela peut se faire de plusieurs manières :
- Via la liste "Tous les documents".
- Via la liste "Pas envoyé au comptable".
Résumé
Option |
Advantages |
Désavantages |
1. Immédiatement |
Le plus rapide. |
Aucun contrôle. Pas d'enrichissement. |
2. Dès que possible |
- Vérification de la pertinence du document pour l'administration. - Dès que l'entrepreneur «accepte» le document (c'est-à-dire qu'il ne le supprime pas), OkiOki le transmet. |
Des informations de paiement, une étiquette ou un commentaire peuvent être manquants. |
3. Après un délai de x jours |
- Identique à l'option 1 mais avec un délai. - Le délai augmente les chances que des informations de paiement, une étiquette ou un commentaire soient présents. |
Des informations de paiement, une étiquette ou un commentaire peuvent être manquants. |
4. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par l'utilisateur
|
Pour la comptabilité analytique. |
- Tous les documents se retrouvent sur la liste de tâches. - L'entrepreneur peut être un goulot d'étranglement car OkiOki n'envoie jamais automatiquement les documents au comptable. |
5. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé (par OkiOki ou l'utilisateur) |
- La plus complète. - Les informations de paiement sont toujours disponibles. - Facilite la communication structurée propre à CODA+ et donc un encodage plus automatiques des banques. |
Les documents ne parviennent au comptable qu'à la fin du trimestre (au plus tard). |
6. Explicitement envoyé par le comptable |
Vérification auprès du comptable |
Processus manuel |
Processus manuel
Fichiers Coda
Pour vos fichiers coda, vous pouvez définir les critères auxquels le fichier coda doit répondre avant qu'OkiOki ne le prépare pour l'envoi. L'envoi proprement dite au logiciel de comptabilité ou à votre serveur de fichiers a toujours lieu la nuit après qu'OkiOki a préparé le fichier coda pour l'envoi. Il y a 2 options :
- Aussitôt vérifié
- Une fois vérifiées et toutes les transactions sur le relevé sont finalisées par OkiOki ou l'utilisateur
1. Aussitôt vérifié
Dès qu'OkiOki peut vérifier un fichier de code basé sur les soldes d'ouverture et de clôture, elle le prépare pour l'envoi.
C'est l'option 'la plus rapide' et intéressante si vous ajoutez régulièrement (par exemple chaque semaine) les banques. Le fichier de code est alors rapidement disponible, mais il y a peu de chance que beaucoup de données enrichies soient dans le fichier, étant donné que l'entrepreneur n'est peut-être pas à jour avec sa to-do list.
2. Une fois vérifiées et toutes les transactions sur le relevé sont finalisées par OkiOki ou l'utilisateur
C'est l'option 'la plus complète'. Dès qu'OkiOki a vérifié le fichier coda, elle ne le préparera pas pour l'envoi tant que toutes les transactions bancaires dans ce fichier coda n'auront pas été définies sur "Finalisé" dans OkiOki (par OkiOki et/ou l'entrepreneur). Alors si vous voulez profiter au maximum de notre enrichissement des fichiers coda, choisissez cette option.
Le type de fichier (UBL ou PDF)
Pour chaque type de document (achat, reçu, vente, divers) vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir ce type de document au format UBL ou PDF. Si vous préférez l'OCR d'OkiOki à celui de votre propre logiciel de comptabilité ou si vous souhaitez simplement recevoir des fichiers UBL, choisissez le type de fichier UBL. Si vous souhaitez utiliser l'OCR de votre propre logiciel comptable, choisissez PDF. Divers documents (tels que contrats, relevés de dépenses, ...) sont généralement envoyés au format PDF.
Remarque pour les utilisateurs d'Adsolut : Si vous souhaitez pouvoir lire divers documents dans le journal divers d'Adsolut, vous devez également envoyer vos divers documents en UBL. Adsolut ne gère les fichiers UBL (et non PDF) que s'ils sont dans le dossier EFFF.
Vous ne pouvez pas remplacer ce paramètre par fichier et s'applique donc à tous les fichiers.
Remarque pour les utilisateurs de Yuki: Utilisez-vous beaucoup les règles d'OCR dans Yuki? Si c'est le cas, il est préférable de recevoir les reçus au format PDF afin que Yuki puisse leur appliquer ses règles d'OCR.
Le logiciel de comptabilité
Tous les logiciels de comptabilité ne traitent pas les fichiers UBL de la même manière. C'est pourquoi OkiOki génère des fichiers UBL en fonction de la liasse comptable destinataire.
Indiquez ici quel progiciel comptable vous utilisez. Si vous utilisez plusieurs packages, vous pouvez sélectionner ici le package le plus courant. Vous pouvez toujours écraser ce paramètre pour chaque fichier et donc sélectionner un package de comptabilité différent.
Transfert via FTP
Pour les logiciels de comptabilité qui fonctionnent 'on premise' (sur votre serveur de fichiers), vous pouvez choisir d'envoyer vos documents via un serveur FTP. Pensez à Adsolut, Expert/M, Popsy, Venice, ... Pour cela, vous devez configurer vous-même un serveur FTP sur lequel OkiOki peut livrer les fichiers. Ensuite, vous pouvez ajouter la connexion FTP à OkiOki.
Les paramètres de base de votre serveur FTP sont définis dans les paramètres de connexion:
- Nom de la connexion (ce nom peut également être saisi dans les paramètres du client à la rubrique "Paramètres sFTP principaux pour cette société")
- Type de transfert: FTPS, SFTP ou FTPS2
Note: FTPS et FTPS2 sont en fait les mêmes types de transfert, mais FTPS2 fonctionne avec une version différente du logiciel qui supporte certaines fonctionnalités plus récentes offertes par le serveur FTP du comptable. C'est pourquoi il est toujours préférable de choisir FTPS2 comme type de transfert car il peut certainement gérer les dernières versions des serveurs FTP.
- Serveur (hôte)
- Port
- Nom d'utilisateur
- Mot de passe
- Empreinte SHA256 du certificat (uniquement pour les certificats auto-signés)
- Paquet de comptabilité de réception
Dans vos paramètres de dossier, vous indiquez à quel dossier principal votre administration peut être envoyée et vous donnez également un nom aux sous-dossiers. "/" est toujours le dossier de départ sur votre serveur FTP. Les dossiers individuels du client peuvent être définis dans le détail du client. OkiOki utilisera ensuite la combinaison de ces détails pour stocker les fichiers dans les bons dossiers et sous-dossiers. Nous illustrons cela par un exemple ci-dessous.
- Le dossier racine est défini sur la page des paramètres généraux. Cela peut être "/EFFF" par exemple.
- Le dossier individuel du client est défini sur la page des paramètres de ce client spécifique, par exemple: "CLIENT PRINCIPAL".
- Enfin, le nom des sous-dossiers est également saisi sur la page des paramètres généraux, par exemple: "ACHATS".
Notre logique ddéfinira alors le chemin du fichier comme suit: <NOM DU DOSSIER RACINE> +<NOM DU DOSSIER DU CLIENT>+<NOM DU SOUS-DOSSIER>. Ainsi, dans cet exemple, les fichiers d'achat pour le dossier du client seraient stockés dans le dossier: /EFFF/CLIENT PRINCIPAL/ACHATS.
En outre, vous disposez également des paramètres du fichier. Vous pouvez choisir ici le type de fichier dans lequel vous souhaitez recevoir les documents. Outre le dossier des factures d'achat, le dossier des factures de vente et le dossier des documents divers (sous 'Paramètres des dossiers'), vous pouvez choisir pour chacun des 3 types de documents si vous souhaitez recevoir les données en PDF, UBL, PDF et UBL ou non.
Enfin, nous vous informons également que vous pouvez ajouter plusieurs connexions FTP à votre portail comptable.
Transfert via un dossier de stockage en nuage
Vous pouvez également choisir de transférer vos documents en les stockant dans un service en nuage. OkiOki ne supporte que OneDrive pour cela.
Pour configurer cette connexion, sélectionnez d'abord votre service de stockage en nuage (par exemple OneDrive) et connectez-vous. Ensuite, vous définissez un nom par défaut pour tous les sous-dossiers sur votre cloud et vous sélectionnez le progiciel comptable récepteur.
Enfin, pour les factures d'achat, les factures de vente et divers documents, vous pouvez choisir comment vous souhaitez les recevoir: en PDF, en UBL, en PDF et UBL ou non.
Transfert via API
Vous pouvez également utiliser une API pour transférer des documents. Pour établir la connexion ici, vous devez d'abord sélectionner votre logiciel de comptabilité. Selon le logiciel que vous utilisez, la connexion sera établie différemment.
- Si vous choisissez Clearfacts, vous aurez besoin de votre code d'accès personnel que vous trouverez sur votre profil Clearfacts.
- Si vous choisissez Exact, vous devrez vous connecter au portail Exact.
- Si vous choisissez Basecone, vous vous connectez à votre portail portail my.adsolut.com
Attention: le transfert via Exact Online n'est possible que pour les fichiers coda aujourd'hui. Les documents doivent encore être transférés par e-mail vers le logiciel Exact.
Transfert via e-mail
Vous pouvez également choisir d'envoyer les documents au logiciel de la comptabilité par courrier électronique. Pour ce faire, vous choisissez à nouveau pour chacun des 3 types de documents comment vous souhaitez les recevoir: en PDF, en UBL, en PDF et UBL ou non. Enfin, vous devez également sélectionner votre logiciel de comptabilité.
Cette option est commune à Exact Online, Odoo, Winauditor et Yuki, entre autres.
Transfert via OkiOkiSync
OkiOkiSync est une application serveur qui s'exécute de manière autonome sur votre serveur de fichiers et collecte les documents d'OkiOki. La plupart des partenaires informatiques préfèrent OkiOkiSync à la configuration du serveur FTP en raison de sa facilité d'utilisation.
L'équipe OkiOki met en place cette connexion en collaboration avec votre partenaire informatique.
Télécharger les statistiques d'utilisation
Tout en haut de la page des paramètres de votre portail comptable, vous pouvez télécharger les statistiques d'utilisation de vos clients. Vous recevrez ensuite un fichier Excel contenant un aperçu mensuel de tous vos utilisateurs. Il contient, entre autres, les données suivantes:
- La période à laquelle les données se rapportent: si vous ne voulez voir que les données du dernier mois, il est important de filtrer dans cette colonne sur la bonne période.
- La date de début de vos utilisateurs
- Les numéros de TVA de vos clients
- Le nom et le numéro de leur entreprise
- Le prénom, le nom de famille et l'adresse électronique de l'utilisateur
- Les groupes auxquels l'utilisateur appartient
- Le nombre de documents sur leur compte
- Leurs liens vers des adresses électroniques, des banques et des dossiers en nuage
- S'ils ont mis en place des fichiers coda
Vous pouvez donc voir toutes ces données par utilisateur et par mois dans le fichier Excel.
Prêt pour l'étape suivante? Nous vous montrons comment ajouter et gérer des dossiers au portail de comptabilité.
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