• Ajouter un client manuellement
  • Coordonnées de l'entreprise
  • Détails de l'utilisateur
  • Comptes bancaires pour la facturation
  • Groupes
  • Intégration avec les logiciels de comptabilité
    • Les fichiers UBL/PDF
      • Manuellement
      • E-mail
      • FTPs/sFTP
      • Stockage en ligne
      • API
      • OkiOkiSync
    • Où mettre les relevés de carte de crédit ?
    • Attribution de compte(s) du grand livre pour les factures de vente
  • Paramètres d'abonnement
• Importer des clients en masse
• Inviter ou activer des clients

 

Via votre portail dans OkiOki, vous pouvez ajouter, inviter et suivre des clients.

Votre portail client est accessible via accountants.okioki.app.

 

Pour ajouter un client, cliquez sur le bouton [+ Ajouter client] sur votre tableau de bord.

 

Vous pouvez également ajouter un client à partir de vos listes de clients (inactifs et actifs) en utilisant le bouton dans le coin supérieur droit.

 

Jetons un coup d'œil aux deux méthodes ci-dessous :

• Ajouter un client manuellement
• Importer des clients en masse

 

Ajouter un client manuellement

Voyons quelles données vous pouvez saisir par client.

 

Coordonnées de l'entreprise

• Numéro de TVA

• Nom de la compagnie: Le client voit ce nom dans son app. Veillez donc qu'il corresponde également au nom de l'entreprise tel qu'il est utilisé par le client.

• Fréquence de soumission de la TVA

• Référence client (interne): Il peut s'agir d'un numéro de client interne.

• Mode d'abonnement : OkiOki est disponible en 3 variantes intelligentes. Choisissez la variante que vous souhaitez activer pour ce client.

	Suivi de documents et transactions	Uniquement livraison des documents (avec ou sans CODA+)	Interne, gérée par le comptable *
Votre client …	veut avoir son administration en ordre.	doit fournir les documents sous forme numérique aussi efficacement que possible.	apporte toujours la boîte à chaussures tous les trimestres.
Vous ...	souhaitez décharger entièrement votre client dans son administration.	souhaitez offrir à votre client la solution de collecte et de livraison la plus intelligente.	numériser le dossier papier. Et préparez lentement votre client à une livraison numérique.
Fonctionalités		Toutes les fonctionnalités sauf un suivi actif de la banque. - Documents manquants - Statut de paiement - CODA+ = facultatif	Conversion PDF en UBL. Adresse e-mail malin OkiOki. Le client n'utilise pas lui-même l'application OkiOki.

* Lorsque vous choisissez ce mode, vous devez ajouter le numéro de compte bancaire de votre client. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

• Ne vérifiez pas le numéro de TVA, je suis sûr que les données sont correctes: Si le client a justement commencer et a justement demander son numéro de TVA, il est possible que le numéro de TVA ne soit pas encore visible pour OkiOki dans le KBO. Dans ce cas, cochez cette option.

 

Détails de l'utilisateur

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse e-mail: Il s'agit de l'adresse e-mail que le client utilisera pour se connecter à OkiOki et où OkiOki enverra ses notifications par e-mail. Si plusieurs personnes dans l'entreprise vont travailler avec OkiOki, il est préférable d'utiliser une adresse électronique générale telle que (info@) ici plutôt qu'une adresse électronique personnelle (prénom.nom@).
  Une adresse e-mail ne peut apparaître qu'une seule fois dans OkiOki. Ainsi, si votre client a 2 entreprises, vous devez fournir 2 adresses e-mail uniques. Pour les utilisateurs de Gmail et d'Outlook, il existe une petite solution de contournement pour cela.
• Numéro de téléphone mobile (+32 478 11 22 33): Il s'agit du numéro de téléphone mobile du client. Ce numéro est demandé lorsque le client se connecte à OkiOki pour la première fois et doit créer son mot de passe. Si plusieurs personnes dans l'entreprise doivent utiliser OkiOki, vous devez saisir le numéro de la personne dont vous avez saisi le nom et le prénom ici.
• Pas encore invité: Il s'agit du statut du client. Initialement, il est réglé sur "Pas encore invité". Dans une phase ultérieure, il peut être "inactif" (le client est invité mais pas encore intégré) ou "actif" (le client est intégré).
• Langue: Ce paramètre détermine à la fois la langue de l'interface de l'application OkiOki et la communication qu'OkiOki envoie au client.

Comptes bancaires pour la facturation

Si vous sélectionné le mode "Interne, gérée par le comptable" sous "Coordonnées de l'entreprise" vous devez saisir ici le numéro de compte bancaire de votre client, qui permettra à OkiOki de reconnaître les factures de vente et d'achat. N'oubliez pas de cliquer sur le signe plus à droite pour ajouter le numéro de compte bancaire. Vous pouvez également ajouter d'autres numéros de compte bancaire par la suite.

 

Groupes

Dans OkiOki, vous pouvez diviser vos clients et votre personnel comptable en groupes. De cette façon, vous pouvez déterminer quels employés ont accès à quelles administrations. C'est pratique si vous avez plusieurs branches, par exemple.

Dès que vous avez créé des groupes, vous pouvez indiquer à quel groupe appartient chaque client.

Si vous ne travaillez pas avec des groupes, tout le monde appartient par défaut au groupe "Everyone".

 

Intégration avec les logiciels de comptabilité

Les fichiers UBL/PDF

Ici, vous déterminez la manière dont les documents passent du client à votre logiciel de comptabilité. Vous disposez des options suivantes:

• Manuellement
• E-mail
• FTPs/sFTP
• Stockage en ligne
• API
• OkiOkiSync 

Les options disponibles ci-dessus dépendent de vos paramètres généraux de transfert de documents. Par exemple, si vous y activez un lien API avec Exact Online, vous trouverez également l'option 'API' dans cette liste déroulante.

 

Avec chaque type de transfert (sauf 'manuel'), vous pouvez choisir quand OkiOki envoie les fichiers UBL/PDF. Ici, vous pouvez choisir de suivre les paramètres généraux ou de faire une exception à ces paramètres pour ce fichier.

 

Manuellement

Il n'y a pas de lien direct avec le logiciel de comptabilité. Le client utilise OkiOki mais livre les documents manuellement au bureau à la fin du mois ou du trimestre.

 

E-mail

OkiOki envoie tous les documents à un logiciel de comptabilité personnelle par une adresse électronique connexe du client. Des progiciels tels que Winbooks, Exact Online, Octopus, Yuki, Basecone, Zensoft, Wings, Clearfacts... proposer aux clients des adresses électroniques où ils peuvent envoyer leurs documents. Si vous spécifiez ces adresses e-mail ici, OkiOki enverra lui-même les documents à ces adresses.

OkiOki peut distinguer 3 types de documents:

• Factures d'achat
• Factures de vente
• Documents divers

Pour chaque type de document, vous pouvez indiquer une adresse électronique distincte si le logiciel de comptabilité le permet, comme c'est le cas pour Winbooks, Exact Online et Octopus. Si une seule adresse électronique est disponible (comme l'adresse @yukiworks dans Yuki), vous pouvez choisir que tous les documents soient envoyés à cette seule adresse.

Remarque: Pour certains logiciels, il est important que vous 'whitelist' l'adresse de l'expéditeur OkiOki. Cela signifie que vous confirmez explicitement l'adresse électronique à partir de laquelle les factures seront envoyées au logiciel de comptabilité. L'adresse électronique que vous devez fournir dans ce cas est noreply@okioki.be. C'est par exemple le cas lorsque vous utilisez Exact Online. Assurez-vous de vérifier si c'est le cas pour votre logiciel de comptabilité.

Enfin, vous devez également sélectionner le logiciel de comptabilité dans lequel le dossier de ce client est géré. En fonction de ce paramètre, OkiOki s'assurera que les données sont envoyées dans le format UBL correct.

 

FTPs/sFTP

Si vous disposez d'un logiciel de comptabilité 'on-premise', OkiOki peut envoyer les documents par FTP sur un serveur de fichiers. C'est par exemple le cas pour Adsolut ou Expert/M.

Dans vos paramètres généraux, vous configurez ensuite votre configuration FTP générale. Vous sélectionnez les principaux paramètres sFTP de l'entreprise. Il s'agit du nom de la connexion FTP que vous avez spécifié dans les paramètres généraux ("nom de la connexion" voir 5. Paramètres généraux) . Dans cet écran, vous devez également indiquer, par fichier, dans quel dossier les documents doivent aboutir ("nom du dossier sFTP pour cette société").

Enfin, vous devez également sélectionner le logiciel de comptabilité correspondant au fichier, afin que nous puissions envoyer les données dans le bon format.

 

Stockage en ligne

OkiOki peut également envoyer des documents à le dossier cloud OneDrive.

Dans vos paramètres généraux, configurez la configuration de votre dossier cloud OneDrive. Pour chaque fichier, vous indiquez ensuite à quel dossier les documents doivent être envoyés. 

Enfin, vous sélectionnez le logiciel de comptabilité dans lequel le dossier du client est géré.

 

API

OkiOki peut envoyer des documents à Clearfacts via une API. Si vous travaillez déjà avec Clearfacts, vous pouvez configurer cette connexion API dans vos paramètres généraux.

Il suffit d'indiquer par client que l'intégration se fait par API.

 

OkiOkiSync

OkiOki propose également un outil (serveur Windows uniquement) qui s'exécute sur votre serveur et qui, après configuration (voir Paramètres) récupère les documents ainsi que les CODA d'OkiOki.

Dans vos paramètres généraux, vous configurez la configuration générale d'OkiOkiSync, n'oubliez pas de "l'activer" également dans les paramètres généraux. Pour chaque fichier, vous indiquez ici quelle connexion OkiOkiSync vous souhaitez utiliser et dans quel dossier les documents doivent se retrouver.

Enfin, vous sélectionnez à nouveau le logiciel comptable dans laquelle le dossier du client est géré.

 

Où mettre les relevés de carte de crédit ?

Enfin, vous pouvez choisir où les relevés de carte de crédit du client doivent apparaître sur le serveur: avec les factures d'achat ou avec les divers documents.

 

Attribution de compte(s) du grand livre pour les factures de vente

Si vos clients établissent des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez indiquer ici sur quels comptes du grand livre vous comptabilisez les 'ventes'. Vous pouvez ajouter plusieurs comptes du grand livre général (par exemple, un pour les remises). Lors de l'établissement de l'UBL, nous inclurons alors le compte du grand livre sélectionné par ligne sur la facture de vente.

Si vous ne fournissez qu'un seul compte de grand livre, le client ne le verra pas et nous l'ajouterons automatiquement. Si vous spécifiez plusieurs comptes du grand livre, vous pouvez choisir un compte « Par défaut ». L'utilisateur voit alors une liste déroulante dans laquelle il peut choisir le bon compte du grand livre général. Le compte 'par défaut' est donc sélectionné par défaut dans le menu déroulant afin que le client n'ait pas toujours à faire une sélection manuelle.

Grâce à cette mise à jour, vous pouvez comptabiliser (plus facilement) automatiquement les factures de vente.

Vous pouvez également trouver plus d'informations sur cette fonctionnalité dans cette vidéo.

 

Paramètres d'abonnement

Ici, en tant que comptable, vous pouvez préconfigurer certaines fonctionnalités dans l'application OkiOki de votre client.

 

Paramètres relatifs à la liste de tâches

Synchroniser les documents et les transactions à partir de

Vous définissez ici à partir de quelle date OkiOki suivra le client via la liste des tâches. 

• Date d'enregistrement: C'est le jour où le client commence à utiliser OkiOki.
• Date spécifique: Choisissez une date dans le passé. Vous pouvez revenir 90 jours en arrière. Par exemple, vous pouvez laisser le client faire sa comptabilité avec OkiOki à partir du début du mois, du début du trimestre ou d'une date spécifique. Cette date spécifique est généralement convenue avec le client afin d'éviter que les documents n'arrivent encore par l'ancienne voie et en même temps via OkiOki.

Voulez-vous que OkiOki suivre les transactions sans documents? 

Si votre client dispose de recettes quotidiennes, il vous fournira un aperçu via le journal des recettes quotidiennes. En général, vous ne voulez pas que le client ait à suivre les recettes de ces jours dans OkiOki, car il n'y a pas de factures ou de reçus disponibles pour cela. Dans ce cas, vous choisissez que OkiOki suive les transactions sans document, mais seulement pour les dépenses et non pour les recettes.

Ne pas afficher les documents dans votre liste de tâches

Certains clients souhaitent travailler avec OkiOki uniquement sur la base de leurs transactions. C'est-à-dire qu'OkiOki attend un document pour chaque transaction. Cependant, ils ne veulent pas assurer le suivi des transactions correspondantes pour chaque document sans transaction. Ensuite, vous choisissez cette option. 

Note: Cette option permet à OkiOki de ne faire qu'une partie de son travail et est donc rarement utilisée.

 

Importer des clients en masse

Vous pouvez importer des clients en masse en saisissant leurs données à l'avance dans un modèle MS Excel, puis en téléchargeant ce modèle dans OkiOki.

Vous pouvez saisir toutes les informations relatives au client dans le modèle. Vous pouvez également éventuellement choisir par client si OkiOki peut immédiatement envoyer une invitation à ce client après l'importation.

Lors du téléchargement, OkiOki vérifie l'intégralité du modèle complété. Pour les lignes où les données client sont manquantes, vous devrez soit compléter les données client, soit supprimer les lignes incomplètes. OkiOki n'importera un modèle terminé que si toutes les lignes sont complètes.

Le modèle MS Excel peut être téléchargé via le lien sur la page d'importation.

 

Inviter ou activer des clients

Lorsque vous avez créé le dossier d'un client dans le portail comptable, ce client apparaît dans votre liste de clients inactifs. Là, sous "Actions" à droite, vous pouvez choisir d'inviter le client afin qu'il puisse s'enregistrer et commencer à utiliser activement son profil OkiOki.

Avez-vous indiqué dans votre dossier client qu'il sera géré par le comptable? Ensuite, vous avez deux options sous "Actions": Inviter ou Activer. Si vous souhaitez gérer le dossier en interne comme prévu sans impliquer le client, cliquez sur activer. Vous pouvez alors gérer le dossier immédiatement et le client lui-même n'a rien à faire et n'en sera pas informé. Voulez-vous toujours que le client travaille activement avec OkiOki? Ensuite, vous pouvez choisir d'inviter le client.

 

Prêt pour l'étape suivante? Nous expliquons ce que vous pouvez faire dans votre liste de clients actifs et inactifs.