Coda+ sont des fichiers coda « intelligents » pour les comptables. Sur cette page, nous expliquons comment vous pouvez démarrer avec CODA+ en tant que comptable et nous abordons spécifiquement les sujets suivants :
Que propose CODA+ ?
Fichiers Coda pour comptes courants et cartes de crédit.
- Comptes courants : Pour tous les comptes courants liés par l'entrepreneur.
- Cartes de crédit : pour tous les relevés de dépenses téléchargés par l'entrepreneur. OkiOki crée un IBAN pour chaque carte de crédit afin que tous les fichiers coda de carte de crédit puissent être lus sur ce compte dans le progiciel de comptabilité.
Fichiers Coda rétroactifs
Pour les comptes courants, OkiOki peut proposer des fichiers coda jusqu'à 90 jours en arrière dans le temps. Ainsi, si un entrepreneur démarre avec OkiOki, vous n'avez pas seulement vos fichiers coda immédiatement et rétroactivement. Supposons qu'un entrepreneur commence le 16 décembre, alors vous aurez tous les fichiers coda à partir du 17 septembre et donc aussi pour tout le trimestre au cours duquel l'entrepreneur a commencé avec OkiOki.
Fichiers PDF
OkiOki a toujours une version PDF disponible pour chaque fichier coda.
Fichiers coda enrichis
OkiOki enrichit également les fichiers coda avec des informations sur les documents liés.
- Balises et commentaires : balises et commentaires que le commerçant ajoute à une transaction (via l'entrée), OkiOki ajoute également à la transaction dans le fichier coda. Par exemple, si un entrepreneur indique (via une balise) que le document d'une transaction spécifique est indisponible ou perdu, vous pouvez également le lire dans le fichier coda.
- Propre communication structurée : Parfois, aucune communication structurée n'est disponible pour une transaction et un document. Pensez aux paiements par carte bancaire dans un restaurant ou un magasin. Il est donc difficile d'annuler cette transaction car une intervention manuelle est toujours nécessaire. Si OkiOki ou l'entrepreneur établit un lien entre une transaction et un document pour lequel aucun message structuré n'est disponible, OkiOki ajoutera son propre message structuré à la fois au document (dans l'UBL) et à la transaction (dans le fichier coda). De cette façon, vous pouvez également débiter automatiquement les transactions pour les paiements par carte bancaire via les fichiers coda OkiOki.
Comment recevoir les fichiers coda CODA+ ?
Si un entrepreneur dans OkiOki a un compte courant et/ou un relevé de carte de crédit, vous pouvez, en tant que comptable, activer et configurer des fichiers coda pour cela.
Paramètres généraux de transfert
Dans votre page de paramètres généraux, vous pouvez définir par type de méthode de transfert les critères que le fichier coda doit respecter avant qu'OkiOki ne le prépare pour l'envoi. L'envoi proprement dite au logiciel de comptabilité ou à votre serveur de fichiers a toujours lieu la nuit après qu'OkiOki a préparé le fichier coda pour la transmission.
Vous avez 2 options :
- aussitôt vérifié
- une fois vérifiées et toutes les transactions sont finalisées par OkiOki ou l'utilisateur
Remarque : Vous pouvez remplacer ce paramètre général par dossier.
Envoi des fichiers coda dès qu'ils sont vérifiés - l'option la plus rapide
Dès qu'OkiOki peut vérifier un fichier de code basé sur les soldes d'ouverture et de clôture, elle le prépare pour l'envoi.
C'est l'option "la plus rapide" et intéressante si vous ajoutez régulièrement (par exemple chaque semaine) les banques. Le fichier coda est alors rapidement disponible, mais il y a peu de chance que beaucoup de données enrichies soient dans le fichier, étant donné que l'entrepreneur n'est peut-être pas à jour avec sa to-do list.
Les fichiers Coda après avoir été vérifiés et toutes les transactions sont marquées "Finalisé" - l'option la plus complète
C'est l'option "la plus complète". Dès qu'OkiOki a vérifié le fichier coda, elle ne le préparera pas pour l'envoi tant que toutes les transactions bancaires dans ce fichier coda n'auront pas été définies sur "Finalisé" dans OkiOki (par OkiOki et/ou l'entrepreneur). Alors si vous voulez profiter au maximum de notre enrichissement des fichiers coda, choisissez cette option.
Paramètres de transfert par dossier
Vous gérez ces paramètres via la page de profil de la fiche de l'entrepreneur. Dès qu'un compte a été lié ou qu'un relevé de dépenses a été téléchargé, vous en trouverez une référence dans la page de profil.
Ici, vous décidez
- par quelle méthode de transfert vous souhaitez recevoir les fichiers coda,
- à partir de quelle date et avec quel numéro de série vous souhaitez les recevoir et
- le moment où OkiOki transmet le fichier coda.
Vous pouvez également afficher des fichiers coda individuels à partir d'ici et les vérifier manuellement si nécessaire.
La méthode de transfert
Tout comme les fichiers UBL, OkiOki peut fournir des fichiers coda de différentes manières.
Manuellement
Aucun transfert n'a été mis en place et OkiOki ne fournira aucun fichier coda. Ainsi, tant que ce menu déroulant est défini sur "manuel", le transfert automatique des fichiers coda n'est pas activé.
OkiOki envoie les fichiers coda par e-mail à une adresse e-mail spécifiée.
C'est le cadre idéal pour la comptabilité dans Yuki. Ici, vous entrez également l'adresse e-mail Yukiworks.
FTP/sFTP
Choisissez la (ou l'une des) connexion(s) FTP que vous avez configurée dans vos paramètres généraux.
Ensuite, vous choisissez le sous-dossier de ce fichier sur votre serveur de fichiers où vous souhaitez que les fichiers coda se retrouvent.
Stockage en ligne
Choisissez le sous-dossier de ce fichier sur votre stockage cloud où vous souhaitez que les fichiers coda se retrouvent.
API
OkiOki envoie uniquement les fichiers coda pour Exact Online via une méthode de transfert API. Si vous avez également configuré la méthode de transfert API pour Exact Online dans vos paramètres généraux, vous la trouverez désormais également ici parmi les options. Vous ne spécifiez alors que la boîte aux lettres numérique pour ce fichier. Vous trouverez ici plus d'informations sur la configuration des boîtes aux lettres numériques dans Exact Online.
OkiOkiSync
Choisissez la (ou l'une des) connexion(s) OkiOkiSync que vous avez configurée dans vos paramètres généraux.
Ensuite, vous choisissez le sous-dossier de ce fichier sur votre serveur de fichiers où vous souhaitez que les fichiers coda se retrouvent.
La date de début et le numéro de séquence
Vous indiquez à partir de quelle date vous souhaitez recevoir les fichiers coda et avec quel numéro de séquence ils peuvent commencer. De cette façon, vous pouvez le connecter à des fichiers coda existants que vous recevez via CODABOX, par exemple.
Astuce : Dès qu'un client est actif dans OkiOki, vous pouvez fermer son compte courant avec Codabox. Si vous avez reçu le dernier fichier coda via Codabox, faites correspondre la date de début et le numéro de séquence dans OkiOki avec le dernier fichier coda Codabox.
Dans cette vidéo Youtube vous pouvez voir comment vous pouvez supprimer un compte dans un dossier chez Codabox 😉
Pour les comptes courants
Comme mentionné précédemment, OkiOki peut générer et envoyer rétroactivement des fichiers coda pour les comptes courants. Mais OkiOki n'envoie que des relevés bancaires dont l'exhaustivité a été vérifiée. Afin de vérifier automatiquement les relevés, nous avons besoin du solde d'ouverture et de clôture. C'est pourquoi nous indiquons toujours la première date de début que vous pouvez sélectionner.
Par défaut, tous les fichiers coda depuis que le marchand a commencé à utiliser OkiOki sont vérifiés. Si vous souhaitez recevoir des fichiers coda antérieurs à la première date de début, vous pouvez vérifier vous-même manuellement les fichiers coda.
Pour les cartes de crédit
OkiOki peut générer des fichiers CODA à partir du premier relevé de carte de crédit entièrement chargé téléchargé par l'utilisateur. C'est pourquoi nous indiquons le premier relevé de carte de crédit complet.
Si vous voulez des relevés de carte de crédit antérieurs et les fichiers coda associés, vous pouvez demander à l'entrepreneur de télécharger des relevés plus anciens.
Quand OkiOki prépare le fichier coda pour l'envoi
Vous indiquez également quand OkiOki peut préparer les fichiers coda pour l'envoi. Vous pouvez choisir de suivre le paramètre général par défaut ou de faire une exception pour ce fichier.
Afficher et vérifier manuellement les fichiers coda individuels
Pour les comptes courants et les cartes de crédit, vous pouvez toujours consulter un aperçu de tous les fichiers coda générés.
Dans cet aperçu, nous montrons par fichier coda :
- Le numéro de séquence dans OkiOki
- La date
- Le solde de départ
- Le montant total d'argent
- Le solde final
- Le statut:
- Vérifié (bouclier gris
) vs non vérifié (bouclier rouge
)
- Envoyé au comptable
- Toutes les transactions ont le statut "Finalisé"
- Vérifié (bouclier gris
- Un bouton de téléchargement pour la vue PDF
- Un bouton de téléchargement pour le fichier coda
- Un bouton d'envoi pour (ré)envoyer manuellement le fichier coda
- Un bouton de vérification pour tout fichier coda qui n'est pas vérifié
Lorsque les fichiers coda ne sont pas vérifiés, vous pouvez les vérifier manuellement.
Commencez la vérification à partir du relevé bancaire le plus ancien en premier. Vérifiez le solde d'ouverture de ce relevé avec une autre source (par exemple, les relevés bancaires), si le solde correspond, vous pouvez appuyer sur le bouton "Vérifier". OkiOki vérifiera alors non seulement ce fichier coda, mais il tentera également de vérifier tous les fichiers coda non vérifiés plus récents. Chaque fichier nouvellement vérifié les enverra également.
Prêt pour la prochaine étape ? Nous vous montrons comment gérer et ajouter des utilisateurs au portail de comptabilité.
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