Avec les fichiers de paiement, vous pouvez faire payer plusieurs factures en une seule fois via votre banque depuis OkiOki. C’est pratique si vous voulez régulièrement payer plusieurs factures fournisseurs en même temps.
Dans OkiOki, vous préparez une liste de paiement avec les factures que vous voulez payer. Ensuite, vous téléchargez un fichier de paiement et vous le téléversez dans votre environnement bancaire. La banque exécute alors tous les paiements sur base de ce fichier.
Cette fonctionnalité est actuellement disponible en bêta. Vous pouvez donc déjà l’utiliser normalement, mais nous sommes encore en train de l’affiner. Si vous remarquez quelque chose ou si vous avez une idée pour l’améliorer, n’hésitez pas à nous écrire à support@okioki.be.
Même si OkiOki vous aide au maximum à remplir les données de paiement, il reste important de toujours vérifier les données avant de téléverser le fichier auprès de votre banque.
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1. Activer les fichiers de paiement (bêta)
☰ › Mon compte › Paramètres
La fonctionnalité fichiers de paiement n’est pas toujours activée par défaut.
Ouvrez
https://www.okioki.app/et allez dans Mon compte → Paramètres.Descendez jusqu’à la section Afficher/masquer les fonctionnalités.
Activez l’interrupteur Fichiers de paiement (bêta).
À partir de là, vous voyez dans OkiOki les blocs et actions supplémentaires pour les listes de paiement et vous pouvez créer des fichiers de paiement comme décrit ci‑dessous. Un nouvel élément apparaît aussi dans votre navigation.
2. Qu’est‑ce qu’une liste de paiement ?
Une liste de paiement est un ensemble de factures que vous voulez payer ensemble via un seul fichier de paiement.
Il y a toujours une seule liste de paiement active : elle contient les factures que vous souhaitez encore payer via un fichier de paiement.
Vous avez aussi des listes de paiement traitées : ce sont les listes pour lesquelles vous avez déjà téléchargé le fichier de paiement (pour l’utiliser à la banque). OkiOki marque automatiquement ces listes comme traitées dès que le fichier est téléchargé.
Pour chaque liste, vous voyez :
si la liste est active ou traitée ;
le montant total de toutes les factures sur la liste ;
le nombre de documents sur la liste ;
pour les listes traitées : la date à laquelle OkiOki a marqué la liste comme traitée.
3. Comment ajouter des factures à une liste de paiement ?
Vous ajoutez toujours des factures à votre liste de paiement active. Cela peut se faire à deux endroits :
depuis la page de détail d’une facture ;
depuis une liste de documents (une ou plusieurs factures à la fois).
Seules les factures éligibles sont ajoutées (voir FAQ 5.1).
3.1. Depuis la page de détail d’une facture
Sur la page de détail d’une facture, vous voyez les informations de paiement (montant, numéro de compte, référence, …).
Si la facture est éligible pour une liste de paiement, vous voyez sur cette page un bloc Fichier de paiement avec un bouton pour ajouter la facture à votre liste de paiement active.
Ajouter à la liste de paiement
Si vous cliquez sur Ajouter à la liste de paiement, la facture est ajoutée à votre liste de paiement active.
3.2. Depuis une liste de documents
☰ › Documents › <u>https://www.okioki.app/scan-search</u>
Dans des listes comme À faire, À payer ou Tous les documents, vous pouvez ajouter des factures à votre liste de paiement active via le menu “trois points”.
Ouvrez une liste de documents.
Sélectionnez les factures que vous voulez ajouter : cela peut être une facture ou plusieurs à la fois (via les cases à cocher).
Utilisez le menu et choisissez Ajouter à la liste de paiement.
OkiOki ajoute alors toutes les factures éligibles de votre sélection à votre liste de paiement active. Les factures qui ne répondent pas aux conditions sont ignorées.
3.3. Quel impact sur votre suivi ?
Quand vous ajoutez une facture à la liste de paiement active, OkiOki suppose que vous paierez cette facture via un fichier de paiement.
Pour vous, cela signifie :
vous ne devez plus suivre séparément cette facture dans votre liste de tâches – cette tâche est “snoozed” jusqu’à ce qu’OkiOki voie la transaction bancaire correspondante arriver ;
dès que le paiement apparaît sur votre relevé bancaire et qu’OkiOki le reconnaît, la facture est traitée automatiquement.
Si vous retirez une facture de la liste de paiement active, elle revient dans le flux de suivi normal (voir aussi FAQ 5.2).
4. Comment finaliser une liste de paiement ?
Quand votre liste de paiement active est prête, vous suivez une seule étape dans OkiOki :
télécharger le fichier de paiement et le téléverser dans votre banque.
Dès que vous téléchargez le fichier, OkiOki marque la liste de paiement automatiquement comme traitée.
4.1. Télécharger le fichier de paiement
Dans les détails de la liste de paiement active, vous pouvez télécharger le fichier de paiement.
Vous cliquez sur le bouton pour télécharger le fichier de paiement.
-
OkiOki affiche une fenêtre où vous :
confirmez que vous vérifierez les données avant de les téléverser dans votre banque ;
choisissez le compte bancaire à partir duquel vous voulez payer (si vous en avez plusieurs).
Ensuite, le fichier de paiement est téléchargé. Vous le téléversez dans votre environnement bancaire pour lancer les paiements.
Astuce : vérifiez toujours que les montants, numéros de compte et références dans le fichier correspondent bien à ce qui figure sur vos factures.
4.2. Retirer des factures de la liste de paiement active
Tant qu’une liste de paiement est active, vous pouvez en retirer des factures.
Dans la liste de factures, vous avez un menu (trois points) par facture.
Si la facture se trouve sur la liste de paiement active, vous verrez une action du type : Retirer de la liste de paiement.
Si vous choisissez cette action :
la facture est retirée de la liste de paiement active ;
elle revient dans le flux de suivi normal.
Pour les listes de paiement traitées, vous ne pouvez plus retirer de factures.
5. Comment voir si une facture est sur une liste de paiement ?
Dans vos listes de documents, vous voyez dans la colonne statut de paiement une icône lorsqu’une facture se trouve sur une liste de paiement active (non traitée).
En un coup d’œil, vous voyez :
quelles factures sont déjà planifiées via un fichier de paiement ;
quelles factures ne sont pas encore sur une liste de paiement.
6. FAQ
5.1. Pour quels documents pouvez‑vous créer un fichier de paiement ?
Une facture ne peut être ajoutée à une liste de paiement que si :
c’est une facture entrante (les notes de crédit sortantes, par exemple, ne sont pas adaptées) ;
la facture n’est pas encore payée et aucun paiement n’est déjà planifié ;
-
toutes les données de paiement nécessaires sont présentes :
nom de la contrepartie ;
numéro de compte bancaire (IBAN) de la contrepartie ;
montant à payer ;
référence de paiement (p. ex. communication structurée).
la facture ne se trouve sur aucune autre liste de paiement.
Si une facture ne remplit pas ces conditions, l’action pour l’ajouter à la liste de paiement ne sera pas disponible.
5.2. Que se passe‑t‑il si vous retirez une facture de la liste de paiement ?
Si vous retirez une facture de la liste de paiement active, alors :
elle est retirée de la liste ;
elle revient dans le flux de suivi normal dans OkiOki, comme si vous ne la payiez pas via un fichier de paiement ;
vous pouvez plus tard la rajouter sur une (nouvelle) liste de paiement.
Pour les listes de paiement traitées, vous ne pouvez plus retirer de factures.
5.3. Que se passe‑t‑il si le paiement échoue à la banque après que la liste soit traitée ?
Quand une liste de paiement est considérée comme traitée (automatiquement après le téléchargement du fichier), OkiOki suppose que les paiements correspondants seront exécutés par la banque.
Si quelque chose se passe mal à la banque (fichier non téléversé ou refusé) :
OkiOki ne revient pas automatiquement en arrière ;
vous ne pouvez plus retirer les factures de la liste traitée ni les remettre dans une nouvelle liste de paiement ;
les factures concernées doivent être payées manuellement via votre banque. OkiOki reconnaîtra les paiements dès que les transactions bancaires arriveront et traitera ensuite les factures.
Utilisez donc les fichiers de paiement de préférence seulement si vous êtes sûr(e) que vous allez bien téléverser le fichier correctement dans votre banque.
5.4. Pouvez‑vous encore payer une facture autrement si elle est sur une liste de paiement ?
Tant qu’une liste de paiement est active, vous pouvez encore retirer une facture de la liste si vous voulez la payer d’une autre manière.
L’idée est toutefois que les factures sur une liste de paiement soient payées via ce fichier de paiement.
Si vous payez quand même une facture d’une autre manière (par exemple manuellement via votre app bancaire) :
OkiOki reconnaîtra le paiement quand la transaction bancaire arrivera ;
mais la facture peut encore rester sur la liste de paiement active jusqu’à ce que la liste soit traitée ou que vous retiriez la facture de la liste.
Utilisez donc de préférence une liste de paiement uniquement pour les factures que vous voulez vraiment payer via le fichier de paiement.
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