Peppol ID (Participant ID) : trouver, ajouter et choisir le bon identifiant dans OkiOki

Qu’est‑ce qu’un ID Peppol (Participant ID) ?
Un ID Peppol (Participant ID) est l’identifiant unique d’une organisation sur le réseau Peppol. C’est grâce à lui que Peppol sait à qui une facture doit être envoyée.
Un ID Peppol a toujours la forme schéma + deux‑points + numéro, par exemple :

• 0208:0123456789 – numéro d’entreprise (KBO/BCE) en Belgique ; 0208 est le schéma pour les numéros d’entreprise belges ;

• 0088:1234567890123 – GLN (Global Location Number) ; 0088 est le schéma pour les numéros GLN ;

• 9925:BE0123456789 – numéro de TVA belge (BE:VAT) ; 9925 est le schéma pour les numéros de TVA.

Une organisation peut avoir plusieurs ID Peppol (par exemple un numéro d’entreprise et plusieurs GLN pour différents sites). Dans OkiOki, vous définissez toutefois un seul ID Peppol à la fois par contact : vous choisissez donc quel schéma et quel numéro vous voulez utiliser par défaut pour ce contact.

Certains destinataires demandent explicitement que vous utilisiez un type d’ID Peppol précis (par exemple toujours le GLN pour un site ou un établissement donné).

1. Où gérez‑vous les ID Peppol d’un contact ?

☰ › Contacts

Vous gérez les ID Peppol dans OkiOki par contact (client ou destinataire). Cela peut se faire de deux façons :

1. via la page Contacts (voir ci‑dessous) ;

2. directement dans le flux de facturation lors de la création d’une facture (voir 2.1).

2.1. Modifier l’ID Peppol lors de la création d’une facture

☰ › Ventes › Factures de vente

Vous pouvez aussi adapter l’ID Peppol temporairement pendant la création d’une facture spécifique.

1. Cliquez sur Créer une facture et allez vers le deuxième onglet du créateur de facture : l’étape Envoi.

2. Dans cette étape, cherchez la section Méthodes d’envoi.

3. Configurez l’ID Peppol pour cette facture :

   • choisissez le schéma (type) que votre client souhaite pour cette facture (par exemple numéro d’entreprise, GLN, numéro de TVA) ;

   • saisissez l’ID Peppol complet sous la forme schéma:numéro (par exemple 0088:1234567890123).

4. Confirmez votre choix. Cette modification s’applique uniquement à cette facture et ne change pas le réglage par défaut au niveau du contact. Si vous voulez adapter l’ID Peppol de façon permanente, faites‑le via la page Contacts (voir 2.2).

2.2. Définir l’ID Peppol au niveau du contact

1. Allez dans Contacts et ouvrez le contact souhaité.

2. Cherchez la section Méthodes d’envoi.

3. Configurez l’ID Peppol :

   • choisissez le schéma (type) utilisé par votre client (par exemple numéro d’entreprise, GLN, numéro de TVA) ;

   • sélectionnez l’identifiant Peppol que vous souhaitez utiliser pour ce contact et renseignez l’identifiant du participant. L’identifiant du participant dépend de l’identifiant Peppol que vous avez sélectionné.
     
      

4. Enregistrez le contact. Cet ID devient l’ID Peppol par défaut pour ce contact.

5. FAQ

5.1. Quand avez‑vous besoin de plusieurs ou d’autres ID Peppol ?

Le plus souvent, un seul ID Peppol suffit (par exemple le numéro d’entreprise ou le numéro de TVA), mais d’autres ID peuvent être nécessaires si :

• votre client a plusieurs sites ou entités (chacun avec son propre GLN) ;

• une organisation impose un schéma précis (par exemple toujours GLN/0088).

Dans OkiOki, cela signifie que vous devrez éventuellement passer à un autre schéma et un autre ID Peppol pour ce contact (en adaptant la valeur par défaut dans le contact) ou que vous devrez écraser l’ID uniquement pour une facture donnée dans l’étape d’envoi.

5.2. Que se passe‑t‑il si vous choisissez le mauvais ID ?

Si vous utilisez un mauvais ID Peppol, il peut arriver que :

• la facture arrive chez la mauvaise entité ou le mauvais site de votre client ; ou

• la facture soit rejetée dans le processus par le destinataire (par exemple parce qu’un autre type d’ID est attendu).

Dans ce cas, corrigez l’ID Peppol au niveau du contact (et éventuellement dans l’étape d’envoi) et renvoyez la facture via Peppol, conformément aux accords avec votre client. Certains clients souhaitent par exemple aussi une note de crédit + une nouvelle facture : suivez alors les règles comptables de votre cabinet ou de votre client.

5.3. Où trouver le bon GLN ou un autre ID Peppol de votre client ?

Cela varie d’une organisation à l’autre. Sources possibles :

• les instructions de facturation ou l’e‑mail d’onboarding de votre client ;

• le site web ou le portail fournisseurs de votre client ;

• votre interlocuteur chez le client (demandez explicitement son ID Peppol (Participant ID) ou son GLN, etc.).

5.4. Pouvez‑vous modifier ou supprimer un ID Peppol après coup ?

Oui. Dans les détails du contact, vous pouvez :

• modifier un ID Peppol existant (par exemple corriger un numéro erroné) ;

• vous pouvez désormais également remplacer l’identifiant Peppol 0208: par l’identifiant Peppol 9925:;

• supprimer un ID Peppol s’il ne doit plus être utilisé. Pour les clients B2B, OkiOki retombera alors automatiquement sur le schéma 0208 avec le numéro d’entreprise du client (dans la mesure où il est disponible).

5.5. Que se passe‑t‑il si un contact n’a pas d’ID Peppol ?

Au final, une e‑facture sur Peppol doit toujours être routée vers un ID Peppol (Participant ID). En pratique :

• OkiOki peut souvent retrouver un destinataire sur base du numéro d’entreprise ou du numéro de TVA, si celui‑ci est enregistré sur Peppol ;

• votre client demande explicitement un ID particulier (par exemple un GLN) ? Ajoutez alors cet ID explicitement au contact avant d’envoyer la facture.

Vous hésitez sur l’ID Peppol à utiliser ? Demandez‑le à votre client ou à son service comptable.