OkiOki integreert met Adsolut via het afleveren van UBL bestanden en CODA+ coda-bestanden op de fileserver bij de accountant. Het team van OkiOki verzorgt hiervoor de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via hello@okioki.be
Algemene principes
UBL bestanden naar Adsolut
UBL bestanden plaatst OkiOki in de gekende EFFF map van Adsolut, met een map per dossier (meestal heeft deze map als naam het dossiernummer) en met submappen 'Aankopen', 'Verkopen' en 'Diverse', zoals Adsolut dat ook verwacht.
- EFFF
- Dossiernummer
- Aankopen
- Verkopen
- Diverse
- Dossiernummer
Als accountant open je een dagboek in het Adsolut dossier en zie je onmiddellijk hoeveel documenten er in de wachtrij staan. Deze kan je vervolgens gaan boeken.
👉 Heb je nog nooit UBL bestanden geboekt in Adsolut, lees dan hieronder even hoe je dit configureert en doet in Adsolut.
CODA+ coda-bestanden naar Adsolut
Werk je vandaag reeds met coda-bestanden van Codabox, dan zetten we alle coda-bestanden in de bestaande Codabox map. Heb je nog geen Codabox map, dan creëren we een aparte map op je fileserver voor je CODA+ coda-bestanden.
Voor zichtrekeningen creëer je een financieel journaal met de IBAN van de zichtrekening.
Voor kredietkaarten genereert OkiOki eerst zelf een unieke IBAN. Met deze IBAN maak je vervolgens ook een financieel journaal aan. Daarop importeer je de maandelijkse coda-bestanden (1 coda-bestand per maandelijkse uitgavenstaat).
Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki
Op kantoor-niveau
Methode bestandsoverdracht
OkiOki regelt deze configuratie samen met je IT partner. Jij hoeft je dus hier geen zorgen rond te maken. Bij voorkeur gebeurt deze overdracht via:
- OkiOkiSync, een applicatie die we installeren op de fileserver. Dit is de methode die jullie IT partners meestal zelf ook verkiezen, omdat dit meestal de meest veilige en onderhoudsvriendelijke methode is.
Alternatieve overdrachtsmethodes voor Adsolut zijn:
- SFTP/FTPS: SFTP (SSH File Transfer Protocol) en FTPS (File File Transfer Protocol SSL) zijn klassieke methodes voor de uitwisseling van bestanden tussen computers. Beide hebben ze enige vorm van encryptie (via SSH of SSL).
- OneDrive cloudopslag: OkiOki kan met je persoonlijke (geen zakelijke) OneDrive account connecteren. Deze methode gebruiken we meestal als de documenten op de PC van de accountant moeten terechtkomen en niet op een centrale fileserver.
- Basecone (API): OkiOki integreert ook met Basecone via een API integratie. Het voornaamste voordeel van deze koppeling is dat Basecone ook informatie over de status van de boeking (geboekt of niet) en het bijhorende boekstuknummer. Meer informatie hierover vind je in onze aparte pagina over integratie met Basecone.
📖 Meer info over de bestandsoverdracht-methodes vind je in onze startersgids voor accountants.
Timing bestandsoverdracht
In OkiOki beschik je over 5 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren. De 5 opties zijn:
- Onmiddellijk
- Zo spoedig mogelijk
- Na een vertraging van x dagen
- Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd
- Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd door OkiOki of de gebruiker
Voor de codabestanden zijn er 2 opties. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.
- Zodra geverifieerd.
- Zodra ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'Klaar' zijn gemarkeerd.
Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen.
BTW informatie in UBL bestanden verwijderen
Voor sommige boekhoudpakketten (zoals Adsolut) is het wenselijk dat de UBL bestanden voor dossiers die vrijgesteld zijn van BTW ook geen BTW info bevatten. Optioneel kan je ervoor kiezen dan OkiOki alle BTW info uit deze UBL bestanden verwijdert.
Behouden van de originele bestandsnamen (voor abonnementen van het type 'Intern, beheerd door de accountant').
Wanneer je een PDF met meerdere facturen oplaadt en splitst in OkiOki, dan gaat OkiOki als standaard instelling iedere afzonderlijke factuur een naam geven die begint met de factuurdatum. Dat maakt dat de facturen ook in de volgorde van de factuurdatum in het boekhoudpakket verschijnen.
Optioneel kan je ervoor kiezen om de originele bestandsnaam te behouden. OkiOki voegt dan enkel een volgnummer toe aan iedere factuur. Op die manier kan je als dossierbeheerder de facturen dan ook verwerken in dezelfde volgorde als in de oorspronkelijke PDF.
📖 Voor meer info, zie onze startersgids voor accountants.
Op dossier-niveau
Bestandsoverdracht UBL bestanden
Algemene instellingen
Per dossier selecteer je de vooraf geconfigureerde overdrachts-methode.
Vervolgens geef je de map-naam (dossiernummer) op voor de UBL bestanden.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
Waar moeten we creditcardafschriften plaatsen?
Je bepaalt zelf of je kredietkaartafschriften wil ontvangen bij de aankopen of bij de diverse documenten.
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven. Dit laat toe om in Adsolut verkoopfacturen automatisch in batch te boeken.
Bestandsoverdracht CODA+ coda-bestanden
Per bankrekening of kredietkaart selecteer je de vooraf geconfigureerde overdrachts-methode.
Vervolgens geef je de map-naam (meestal dossiernummer) op voor de coda-bestanden.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
Documenten verwerken in Adsolut
Verwerk je momenteel nog geen UBL- of coda-bestanden in Adsolut? Geen nood, we tonen je hier alvast even hoe je dit in Adsolut configureert en hoe je de uiteindelijke verwerking doet.
Configuratie in MasterKB
UBL bestanden
Je Adsolut software moet weten waar op je fileserver de UBL bestanden staan. Deze locatie noemt Adsolut ook wel het 'EFFFPATH'. In MasterKB kan je onder “Parameters" > "Instellingen" voor de instelling EFFFPATH het pad opgeven waar de UBL documenten staan.
Standaard wordt hier heel vaak het volgende pad voor gebruikt: X:\DATA\Data_Adsolut\Adsolut\EFFF
📖 Voor meer info, zie de handleiding van Adsolut.
Coda-bestanden
Je Adsolut software moet weten waar op je fileserver de coda-bestanden staan.
Werk je vandaag al met Codabox coda-bestanden, dan is dat reeds geconfigureerd.
Je vindt deze configuratie terug in je MasterKB onder “Parameters" > "Instellingen". De instelling "CODABOXPATH" bepaalt waar op je fileserver de coda-bestanden staan.
Werk je vandaag nog niet met coda-bestanden van Codabox dan kan je alsnog deze instelling aanmaken ('Nieuw'). In het veld code zet je dan 'CODABOXPATH' en in het veld 'Instelling' het betreffende pad waar OkiOki haar coda-bestanden neerzet.
Wil je bij de verwerking van het coda-bestand ook de bijhorende PDF zien, dan maak je op dezelfde manier de code 'CODABOXPREVIEWPDF' aan en zet je in het veld 'Instelling' de waarde 'TRUE'.
📖 Voor meer info, zie de handleiding van Adsolut.
Configuratie per dossier
UBL bestanden
Op dossier-niveau hoef je niet special te configureren om UBL bestanden te kunnen verwerken.
Eenmaal het EFFFPATH is ingesteld in de MasterKB, dan zal je per dossier het menu Wachtrij EFFF met boeken en andere acties zien staan.
Mocht dit menu er niet staan, check dan even hier de handleiding van Adsolut.
Coda-bestanden
Per zichtrekening heb je een financieel dagboek.
Om een nieuw financieel dagboek toe te voegen, maak je eerst de rekening aan in het boekhoudplan.
En vervolgens ga je het dagboek aanmaken.
Voor coda-bestanden voor kredietkaarten werken we ook met een IBAN. OkiOki creëert per kredietkaart een unieke IBAN. Aan de hand van deze IBAN maak je ook een nieuwe rekening aan in het boekhoudplan en ga je vervolgens een dagboek aanmaken.
📖 Voor meer info, zie de handleiding van Adsolut.
Verwerken van bestanden
UBL bestanden
Ga naar het betreffende dagboek (Aankopen, verkopen, ...).
Je ziet onmiddellijk hoeveel bestanden er in de wachtrij staan.
UBL bestanden kan je nu beginnen boeken via F3 of "Boeken".
Adsolut opent het boekingsvoorstel voor het eerste UBL bestand dat in de wachtrij staat. Dat boekingsvoorstel kan je nu verwerken. Tesamen met het boekingsvoorstel toont Adsolut ook de PDF die OkiOki aan het UBL bestand heeft toegevoegd. Deze PDF bevat de typische OkiOki groene meta-balk die de dossierbeheerder direct inzicht geeft in extra informatie zoals
- de tags en commentaren die een ondernemer bij het stuk achterlaat
- de betaalwijze van het stuk
Coda-bestanden
Ga naar "Financieel" en kies het juiste dagboek.
Druk op F3 of "Verwerk Codabox-bestand"
Selecteer alle regels waarvoor het veld nog te verwerken coda-lijnen aangevinkt is. Sorteer chronologisch en dubbelklik op het oudste uittreksel. Verwerk nu de nog niet gematchte lijnen
📖 Voor meer info, zie de handleiding van Adsolut.
📖 Zie ook de meest gestelde vragen rond de verwerking van coda-bestanden in Adsolut.
FAQ's
Moet ik beschikken over een OCR functionaliteit in Adsolut?
Neen, OkiOki neemt zelf de OCR voor haar rekening. Via haar OCR genereert ze de UBL-bestanden die Adsolut kan uitlezen.
Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Adsolut?
Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Adsolut.
Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Adsolut toch doorsturen?
Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Adsolut zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Adsolut.
Moet ik gebruik maken van Basecone?
Neen. Je hoeft niet gebruik te maken van Basecone om OkiOki UBL documenten in Adsolut te ontvangen en/of te verwerken. Je kan de UBL bestanden dus rechtstreeks in Adsolut verwerken.
Wat als ik reeds Basecone gebruik?
Als je reeds met Basecone werkt, kan OkiOki natuurlijk ook de documenten naar Basecone verzenden. Bekijk hiervoor de pagina "Hoe integreert OkiOki met Basecone".
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.