Als je in het accountancy portaal naar je menu gaat, kan je klikken op 'Instellingen'. In dit scherm kan je heel wat nuttige instellingen aangeven voor je portaal en je klanten. We overlopen ze even. 

• Document instellingen
  • BTW informatie in UBL bestanden verwijderen
  • Definitieve documenten bewerken/verwijderen
  • Behoud originele bestandsnamen voor accountancy managed abonnementen
• Documentoverdracht
  • Wanneer moet OkiOki documenten verzenden?
  • Het bestandstype: UBL vs PDF
  • Het boekhoudpakket
  • Overdracht via FTP
  • Overdracht via een cloudopslagmap
  • Overdracht via API
  • Overdracht via e-mail
  • Overdracht via OkiOkiSync
• Download gebruiksstatistieken

 

Document instellingen

BTW informatie in UBL bestanden verwijderen

Voor sommige boekhoudpakketten (zoals Adsolut) is het wenselijk dat de UBL bestanden voor dossiers die vrijgesteld zijn van BTW ook geen BTW info bevatten. Als je deze instelling aanvinkt dan verwijdert OkiOki alle BTW info uit deze UBL bestanden.

Definitieve documenten bewerken/verwijderen

Ondernemers kunnen verzonden verkoopfacturen nog steeds aanpassen of verwijderen indien je deze instelling aanvinkt. Als je hen dit toestaat dan zal OkiOki hen sowieso nog even onderstaande waarschuwing geven zodat ze goed op de hoogte zijn van de mogelijke gevolgen.

Behoud originele bestandsnamen voor accountancy managed abonnementen

Wanneer je een PDF met meerdere facturen oplaadt en splitst in OkiOki, dan gaat OkiOki als standaard instelling iedere afzonderlijke factuur een naam geven die begint met de factuurdatum (of de oplaaddatum als de factuurdatum niet bekend is) en een OkiOki ID. Het uiteindelijke UBL bestand zal dan ook op deze wijze worden genoemd. Bijvoorbeeld:

• Scan-20230401.pdf 

wordt opgesplitst naar

• 20230107-202133-scan-20230401.xml
• 20230110-202134-scan-20230401.xml
• 20230223-202135-scan-20230401.xml

Dat maakt dat de facturen ook in de volgorde van de factuurdatum in het boekhoudpakket verschijnen.

Als je wil dat de UBL bestanden in het boekhoudpakket in dezelfde volgorde verschijnen als in de originele PDF verschijnen, dan vink je deze instelling aan.

• Scan-20230401.pdf 

wordt dan opgesplitst naar

• Scan-20230401-001.xml
• Scan-20230401-002.xml
• Scan-20230401-003.xml

Als je als dossierbeheerder de facturen verwerkt in je boekhoudpakket, dan kan je ze ook verwerken in dezelfde volgorde als in de oorspronkelijke PDF.

 

Documentoverdracht

OkiOki kan via verschillende methodes documenten overdragen naar de boekhoudsoftware. Deze bespreken we hieronder een voor een. Maar eerst gaan we even in op

• het tijdstip van overdracht
• het bestandstype (UBL of PDF)
• het boekhoudpakket

Wanneer moet OkiOki documenten verzenden?

Bij iedere methode bepaal je ook steeds wanneer OkiOki de document moet verzenden. Dit zowel voor de UBL/PDF- als de coda-bestanden.

Deze instellingen kan je per dossier steeds overschrijven om eventueel een uitzondering te kunnen maken op je standaard instellingen.

 

UBL/PDF-bestanden

Je hebt 6 opties:

1. Onmiddellijk
2. Zo spoedig mogelijk
3. Na een vertraging van x dagen
4. Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd
5. Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd door OkiOki of de gebruiker
6. Expliciet verzonden door de accountant

 

1. Onmiddellijk

Dit is de snelste optie. OkiOki stuurt ieder document door van zodra ze het ontvangt. Op dat moment heeft de gebruiker nog geen meta-informatie aan het document kunnen toevoegen. Dit is dan ook niet alleen de snelste maar ook de minst 'rijke' optie. De gebruiker heeft ook niet de kans om een document te verwijderen vooraleer OkiOki het doorstuurt. Ook privé facturen kunnen op die manier tot bij het kantoor geraken. Het is dan aan de dossierbeheerder om deze eruit te filteren in het boekhoudpakket.

 

2. Zo spoedig mogelijk

Dit is de standaard optie en garandeert een initiële controle: OkiOki stuurt de documenten door van zodra ze zeker weet dat het document tot de administratie behoort. Lees: als de gebruiker het document niet verwijdert. In concreto

• Als OkiOki zelf de overeenkomstig transactie vindt en de booking op 'klaar' zet.
• Als de gebruiker manueel een transactie of een andere betalingswijze (kredietkaart, persoonlijk geld, cash) aan het document koppelt en de booking op 'klaar' zet.
• Als de gebruiker een document ‘snoozet'.
• Als de gebruiker een betalingsherinnering zet op een document.

Nadeel van deze methode is dat niet alle informatie voor een document misschien voorhanden is zoals de transactie (want de betaling moet bv nog gebeuren), een tag of een opmerking. Wanneer je je wil verzekeren dat mogelijks meer of alle informatie beschikbaar is, dan kies je best een van de andere onderstaande opties.

3. Na een vertraging van x dagen

Deze optie is vergelijkbaar met optie 1 ('Zo spoedig mogelijk') alleen zal OkiOki in vergelijking met optie 2 nog X dagen wachten vooraleer ze het document effectief overdraagt. Gedurende die X dagen kan de ondernemer dan ook nog steeds extra informatie toevoegen aan de boeking of kan een betaling effectief uitgevoerd zijn waardoor deze informatie ook beschikbaar gaat zijn in de UBL.

 

4. Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd

Dit is de optie voor de analytische boekhouding. Hier verwacht je nl. van de ondernemer dat die per factuur of bonnetje aangeeft hoe deze moet geboekt worden zoals bijvoorbeeld op welke winkel of vestiging. Je kan dan met de ondernemer afspreken dat hij dat via een tag aangeeft en dan vervolgens de boeking op 'klaar' zet.

Zo heeft de ondernemer steeds de mogelijkheid om deze tag aan de boeking toe te voegen vooraleer het document naar de boekhouding wordt verstuurd.

Opgelet: Gebruik deze optie enkel voor analytische boekhoudingen en in duidelijk afspraaak met de ondernemer. De ondernemer wordt hier nl. heel makkelijk de bottleneck gezien hij ieder document moet behandelen.

 

5. Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd (door OkiOki of de gebruiker)

Dit is de optie die de meeste info omtrent de betaalwijze van een document garandeert zonder 100% afhankelijk te zijn van de ondernemer. In concreto stuurt OkiOki het document door

• Als OkiOki zelf de overeenkomstig transactie vindt en de booking op 'klaar' zet.
• Als de gebruiker manueel een transactie of een andere betalingswijze (kredietkaart, persoonlijk geld, cash) aan het document koppelt en de booking op 'klaar' zet.

Documenten die de ondernemer snoozed of waarvoor hij een betalingsherinnering zet, worden in dit geval dus nog niet doorgestuurd totdat OkiOki de effectieve betaling vindt en zo de boeking op 'klaar' zet of de ondernemer manueel dit doet.

Zo maximaliseren we de kans dat voor ieder document de bijhorende transactie bekend is en OkiOki deze dus ook kan meegeven in de UBL. Deze optie is cruciaal als je ook maximaal wil gebruik maken van onze verrijkte coda-bestanden Coda+. In deze coda-bestanden integreren we voor iedere transactie nl. ook de tags en opmerkingen maar ook de link naar het bijhorende document (via onze eigen gestructureerde mededelingen). En des te meer linken naar bijhorende documenten, des te automatischer je de banktransacties kan afpunten.

Bij de abonnementsmodi "Alleen aanleveren van documenten" en "Alleen aanleveren van documenten (met CODA+)" is deze instelling niet beschikbaar.

 

6. Expliciet verzonden door de accountant

Dit is de optie waarbij de accountant zelf de documenten naar het boekhoudpakket stuurt vanuit de applicatie van de ondernemer. Dit kan op verschillende manieren: 

• Via de "Alle documenten" -lijst.
• Via de "Niet verzonden naar accountant" -lijst.  

 

Samengevat

Optie	Voordelen	Nadelen
1. Onmiddellijk	Snelst.	Geen controle; OkiOki stuurt ieder document onmiddellijk door.  Zonder verrijking.
2. Zo spoedig mogelijk	Controle op relevantie van het doc voor de administratie. Zodra de ondernemer het document 'aanvaardt' (dus niet verwijdert), stuurt OkiOki het door.	Betaalinfo, tag of commentaar kan ontbreken.
3. Na een vertraging van x dagen	Idem als optie 1 maar met een vertraging. Vertraging geeft meer kans op aanwezigheid van betaalinfo, tag of commentaar.	Betaalinfo, tag of commentaar kan ontbreken.
4. Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd	Voor analytische boekhoudingen.	Alle documenten komen op het takenlijstje terecht. De ondernemer kan een bottleneck zijn want OkiOki stuurt nooit automatisch documenten naar de accountant.
5. Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd (door OkiOki of de gebruiker)	Compleetst. Betaalinfo is altijd aanwezig. Faciliteert eigen gestructureerde mededeling van CODA+ en dus meer automatisch boeken van banken.	Documenten komen (ten laatste) pas aan het einde van het kwartaal tot bij de accountant.
6. Expliciet verzonden door de accountant	Controle bij accountant	Manueel proces

 

Coda-bestanden

Voor je coda-bestanden kan je instellen aan welke criteria het coda-bestand moet voldoen vooraleer OkiOki het klaar zet voor verzending. De eigenlijke verzending naar het boekhoudpakket of jouw fileserver gebeurt steeds de nacht nadat OkiOki het coda-bestand heeft klaar gezet voor verzending. Er zijn 2 opties:

1. Zodra geverifieerd.
2. Zodra ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'klaar' zijn gemarkeerd.

Zodra geverifieerd

Van zodra OkiOki een coda-bestand kan verifiëren op basis van het begin- en eindsaldo, dan zet ze het klaar voor verzending.

Dit is de 'snelste' optie en interessant als je regelmatig (bv wekelijks) de banken bijboekt. Het coda-bestand is dan snel beschikbaar maar er is weinig kans dat er veel verrijkte data in het bestand gaat zitten gezien de ondernemer misschien nog niet up-to-date is met zijn takenlijstje.

 

Zodra ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'klaar' zijn gemarkeerd.

Dit is de 'meest complete' optie. Van zodra OkiOki het coda-bestand geverifieerd heeft, zet ze het pas klaar voor verzending als alle banktransacties binnen dit coda-bestand in OkiOki (door OkiOki en/of de ondernemer) op 'Klaar' zijn gezet. Wil je dus maximaal profiteren van onze verrijking van de coda-bestanden, dan kies je ze optie.

 

Het bestandstype: UBL vs PDF

Per type document (aankoopfacturen, bonnetjes, verkoopfacturen, diverse documenten) kan je aangeven of je dit type document wil ontvangen als UBL en/of PDF. Als je de OCR van OkiOki verkiest boven die van je eigen boekhoudpakket of je gewoon graag UBL bestanden willen ontvangen, dan kies je voor het UBL bestandstype. Als je de OCR van je eigen boekhoudpakket wil gebruiken dan kies je voor PDF. Diverse documenten (zoals contracten, uitgavenstaten, ...) worden meestal als PDF verzonden.

Noot voor Adsolut gebruikers: Wil je diverse documenten in Adsolut in het diversen-journaal kunnen inlezen dan moet je ook je diverse documenten als UBL verzenden. Adsolut behandelt nl. enkel UBL bestanden (en geen PDF) als die in de EFFF map staan.

Deze setting kan je niet per dossier overschrijven en geldt dus voor alle dossiers.

Noot voor Yuki gebruikers: Maak je in Yuki veel gebruik van OCR-regels? Dan kan je best bonnetjes ontvangen in PDF-formaat zodat Yuki haar OCR-regels hier ook op kan toepassen. 

 

Het boekhoudpakket

Niet ieder boekhoudpakket gaat op dezelfde manier om met UBL bestanden. Daarom genereert OkiOki UBL bestanden in functie van het ontvangende boekhoudpakket.

Geef hier aan wat het boekhoudpakket is dat je gebruikt. Indien je meerdere pakketten gebruikt dan kan je hier het meest voorkomende pakket selecteren. Per dossier kan je nl. deze instelling nog overschrijven en dus een ander boekhoudpakket selecteren.

 

Overdracht via FTP

Voor boekhoudpakketten die 'on premise' (op je fileserver) draaien kan je kiezen om je documenten te versturen via een FTP-server. Denk aan Adsolut, Expert/M, Popsy, Venice, ... Daarvoor moet je zelf een FTP-server (laten) opzetten waarop OkiOki de bestanden kan afleveren. Nadien kan je de FTP-verbinding toevoegen aan OkiOki.

Bij de verbindingsinstellingen stel je de basisinstellingen in voor je FTP-server:

• Verbindingsnaam (deze naam kan je vervolgens ook in de klantinstellingen ingeven bij “Hoofd sFTP instellingen voor dit bedrijf”)
• Overdrachtstype: FTPS, SFTP of FTPS2

Noot: FTPS en FTPS2 zijn eigenlijk dezelfde overdrachtstypes, maar FTPS2 werkt met een andere softwareversie die bepaalde recentere functionaliteiten ondersteunt die door de FTP-server van de accountant worden aangeboden. Daarom kies je best steeds voor FTPS2 als overdrachtstype omdat die zeker met de laatste versies van FTP-servers om kan.

• Server (host)
• Poort
• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• SHA256 fingerprint van certificaat (enkel voor self-signed certificates)
• Het ontvangende boekhoudpakket

Bij je mapinstellingen geef je aan naar welke hoofdmap je administratie mag verstuurd worden en geef je ook de submappen een naam. “/” is altijd de startmap op je FTP-server. Individuele mappen van de klant kan je in het detail van de klant instellen. OkiOki gaat dan de combinatie van deze gegevens gebruiken om de bestanden in de juiste mappen en submappen op te slaan. We verduidelijken dat hieronder met een voorbeeld.

• De hoofdmap stel je in op de algemene instellingenpagina. Dat kan bijvoorbeeld “/EFFF” zijn.
• De individuele map van de klant stel je in op de profielpagina van die specifieke klant, bijvoorbeeld: “TOPKLANT”.
• De naam van de submappen geef je tot slot ook in op de algemene instellingenpagina, bijvoorbeeld: “AANKOPEN”.

Onze logica gaat dan het pad voor het bestand definiëren als <MAPNAAM HOOFDMAP> +<MAPNAAM KLANT>+<NAAM SUBMAP>. In dit voorbeeld zouden de aankoopbestanden voor het dossier van die klant dus opgeslagen worden in de map: /EFFF/TOPKLANT/AANKOPEN.

Tot slot delen we ook nog mee dat je meerdere FTP-verbindingen kan toevoegen aan je accountancy portaal.

 

Overdracht via een cloudopslagmap

Je kan  opteren om je documenten over te zetten door ze op te slaan in een cloudservice. OkiOki ondersteund hiervoor enkel OneDrive. Deze optie is ook geschikt wanneer je boekhoudpakket op je eigen lokale server draait.

Om deze verbinding op te zetten selecteer je eerst je cloudopslagservice (i.e. OneDrive) en meld je je daar aan. Nadien stel je een standaard naam in voor alle submappen op je cloud en selecteer je ook het ontvangende boekhoudpakket.

 

Overdracht via API

Je kan ook met een API werken om documenten over te dragen. Om hier de verbinding tot stand te brengen selecteer je eerst je boekhoudsoftware. Afhankelijk van welke software je gebruikt, zal de verbinding anders tot stand gebracht worden.

• Kies je voor Clearfacts, dan heb je jouw persoonlijke toegangscode nodig, die je kan vinden op je Clearfacts profiel.
• Kies je voor Exact, dan connecteer je met het Exact portaal.
• Kies je voor Basecone, dan connecteer je met je my.adsolut.com portaal

Opgelet: Overdracht via Exact Online kan vandaag alleen voor codabestanden. Documenten moeten nog via e-mail overgezet worden naar de Exact software.

 

Overdracht via e-mail

Je kan er ook voor kiezen om documenten per e-mail naar de boekhouding te versturen. Het specifieke emailadres waar de documenten naartoe moeten stel je in per dossier.

Deze optie is gebruikelijk voor o.a. Exact Online, Odoo, Winauditor en Yuki.

 

Overdracht via OkiOkiSync

OkiOkiSync is een serverapplicatie die autonoom draait op je fileserver en bij OkiOki de documenten komt halen. De meeste IT partners verkiezen OkiOkiSync boven de opzet van een FTP-server omwille van het gebruiksgemak.

Het team van OkiOki zet deze verbinding op in samenwerking met je IT partner.

 

Download gebruiksstatistieken

Via deze functionaliteit kan je de gebruiksstatistieken van je klanten downloaden. Je krijgt dan een Excel bestand met een maandelijks overzicht van al je gebruikers. Daarin vind je o.a. de volgende gegevens:

• De periode waarop de gegevens betrekking hebben: als je enkel de gegevens van de laatste maand wilt zien, is het belangrijk om in deze kolom te filteren op de juiste periode.
• De startdatum van je gebruikers
• De btw-nummers van je klanten
• Hun bedrijfsnaam en nummer
• De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de gebruiker
• De groepen waartoe de gebruiker behoort
• Het aantal documenten op hun account
• Hun koppelingen met e-mailadressen, banken en cloud folders
• Of ze codabestanden ingesteld hebben

Je krijgt al deze gegevens dus per gebruiker en per maand te zien in het Excel-bestand.

 

 

 

Klaar voor de volgende stap? We leggen je in detail uit hoe je een nieuwe klant aan het accountancy portaal kan toevoegen.