- Manueel een klant toevoegen
- Klanten in bulk importeren
- Klanten uitnodigen of activeren
Via je OkiOki portaal kan je klanten toevoegen, uitnodigen en opvolgen.
Je klantenportaal is bereikbaar via accountants.okioki.app.
Om een klant toe te voegen klik je op je dashboard op de knop [+ Klant toevoegen].
Ook vanuit je klantlijsten (inactieve & actieve) kan je via de knop rechtsboven een klant toevoegen. Van hieruit kan je ook klanten in bulk importeren.
We bekijken beide methodes hieronder even:
Manueel een klant toevoegen
Om een nieuwe klant toe te voegen zijn enkele gegevens nodig. We overlopen ze even:
Contactgegevens bedrijf
-
Btw-nummer of ondernemingsnummer: Als je klant reeds een OkiOki gebruiker is, dan gaat OkiOki het btw-nummer of ondernemingsnummer herkennen en je vragen of ze een uitnodiging mag sturen naar de klant om zijn of haar OkiOki account te koppelen met jouw portaal.
-
Bedrijfsnaam: De klant ziet deze naam in de app. Zorg er dus voor dat deze ook overeenstemt met de naam van het bedrijf zoals de klant die hanteert.
-
Frequentie van btw-aangifte
-
Klantreferentie (intern): Dit kan een intern klantnummer zijn.
- Abonnementsmodus: OkiOki is er in 3 slimme varianten. Kies de variant die je voor deze klant wil activeren.
| Opvolgen van documenten en transacties | Alleen documenten aanleveren (met of zonder CODA+) |
Intern, beheerd door de accountant *
|
|
| De ondernemer .. | wil de administratie op orde hebben. | moet de documenten zo efficiënt mogelijk digitaal aanleveren. | brengt nog ieder kwartaal de schoendoos binnen. |
| Jij ... | wil je klant volledig ontzorgen in hun administratie. | wil je klant de slimste verzamel- en aanleveroplossing aanbieden. | wil het papieren dossier digitaliseren. En je klant langzaam aan warm maken voor een digitale aanlevering. |
| Features | Alle functionaliteiten behalve een actieve opvolging van de bank. - Ontbrekende docs- Betaalstatus - CODA+ = optioneel |
PDF naar UBL conversie. Slim OkiOki e-mailadres. De klant maakt niet zelf gebruik van de OkiOki app. |
* Wanneer je voor deze modus kiest, moet je het bankrekeningnummer van je klant toevoegen. Meer informatie hierover vind je hieronder.
-
Controleer het btw-nummer niet, ik weet zeker dat de gegevens correct zijn: Als de klant nog maar net is gestart en zijn btw-nummer nog maar net heeft aangevraagd, dan kan het zijn dat het btw-nummer voor OkiOki nog niet zichtbaar is in het KBO. Vink dan deze optie aan.
Gebruikersdetails
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres: Dit is het e-mailadres waarmee de klant gaat inloggen in OkiOki en waar OkiOki haar e-mailmeldingen naartoe zal sturen. Indien meerdere gebruikers binnen de onderneming met OkiOki aan de slag zullen gaan, dan is het handig dat je hier een algemeen e-mailadres zoals (info@) gebruikt i.p.v. een persoonlijk e-mailadres (voornaam.achternaam@).
Een e-mailadres kan ook maar 1 keer voorkomen in OkiOki. Dus als je klant 2 vennootschappen heeft, dan moet je 2 unieke e-mailadressen voorzien. Voor Gmail en Outlook gebruikers is er een kleine work-around hiervoor. - Gsm-nummer (+32 478 11 22 33): Dit is het gsm nummer van de klant. Dit nummer wordt gevraagd wanneer de klant de eerste keer inlogt in OkiOki en zijn wachtwoord moet aanmaken. In het geval meerdere personen binnen de onderneming OkiOki gaan gebruiken, dan geef je hier het nummer op van de persoon wiens voornaam en achternaam je hebt opgegeven.
- Not yet invited: Dit is de status van de klant. Initieel staat die op ‘Not yet invited'. In een latere fase kan die op 'Inactive' (de klant is uitgenodigd maar nog niet on-boarded) of 'Active' (de klant is on-boarded) staan.
- Taal: Deze instelling bepaalt zowel de taal van de interface van de OkiOki app als van de communicatie die OkiOki naar de klant stuurt.
Bankrekening nodig voor herkenning van facturen
Als je bij 'Abonnements modus' hebt gekozen voor 'Intern, beheerd door de accountant' dan verschijnt dit titeltje. Hier moet je het bankrekeningnummer ingeven van je klant, waarmee OkiOki de verkoop- en aankoopfacturen zal kunnen herkennen. Vergeet zeker niet om op het plusteken rechts te drukken om het bankrekeningnummer toe te voegen. Nadien kan je ook nog andere bankrekeningnummers toevoegen.
Groepen
In OkiOki kan je je klanten en accountancy medewerkers in groepen verdelen. Zo bepaal je welke medewerkers toegang hebben tot welke administraties. Handig als je bijvoorbeeld meerdere vestigingen hebt.
Van zodra je groepen hebt ingesteld, dan kan je hier per klant aangeven tot welke groep deze klant behoort.
Als je niet met groepen werkt, dan behoort iedereen standaard tot de groep 'Everyone'.
Integratie met boekhoudsoftware
UBL/PDF bestanden
Hier bepaal je op welke manier de documenten van bij de klant tot in je boekhoudsoftware geraken. Je hebt de volgende opties.
Welke van bovenstaande opties beschikbaar zijn, hangt af van je algemene instellingen voor documentoverdracht. Als je daar bv. een API koppeling met Exact Online activeert, dan zal je de optie 'API' ook terugvinden in deze dropdown.
Bij iedere type overdracht (behalve 'handmatig') kan je kiezen wanneer OkiOki de UBL/PDF bestanden verzendt. Hierin kan je kiezen om de algemene instellingen te volgen of om voor dit dossier een uitzondering op deze instellingen te maken.
Handmatig
Er is geen directe koppeling met de boekhoudsoftware. De klant gebruikt OkiOki maar bezorgt aan het einde van de maand of kwartaal de documenten eigenhandig aan het kantoor.
OkiOki verstuurt alle documenten naar de boekhoudsoftware via een persoonlijke gerelateerd e-mailadres van de klant. Pakketten zoals Winbooks, Exact Online, Octopus, Yuki, Basecone, Zensoft, Wings, Clearfacts... bieden klanten e-mailadressen aan waar ze hun documenten naartoe kunnen sturen. Als je hier deze e-mailadressen opgeeft, dan zal OkiOki zelf de documenten naar deze adressen sturen.
OkiOki kan 3 type documenten onderscheiden:
- Aankoopfacturen
- Verkoopfacturen
- Diverse documenten
Per type document kan je een afzonderlijk e-mailadres opgeven als het boekhoudpakket dat faciliteert zoals bij Winbooks, Exact Online en Octopus. Is er maar 1 e-mailadres beschikbaar (zoals bij Yuki het @yukiworks adres), dan kan je ervoor opteren om alle documenten naar dat ene adres te laten sturen.
Noot: Voor sommige software is het belangrijk dat je het OkiOki afzenderadres 'whitelist'. Dat betekent dat je expliciet het e-mailadres van waaruit facturen naar de boekhoudsoftware zullen worden verstuurd, bevestigt. Het e-mailadres dat je in dat geval moet opgeven is noreply@okioki.be. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je Exact Online gebruikt. Controleer zeker ook eerst even of dat voor jouw boekhoudpakket ook het geval is.
Tot slot moet je ook het boekhoudpakket selecteren waar het dossier van deze klant wordt beheerd. Op basis van die instelling zal OkiOki ervoor zorgen dat de gegevens doorgestuurd worden in het juiste UBL formaat.
FTPs/sFTP
In het geval dat je een 'on-premise' boekhoudpakket hebt dan kan OkiOki de documenten via FTP naar een fileserver verzenden. Dit is bijvoorbeeld zo voor Adsolut of Expert/M.
In je algemene instellingen configureer je dan je algemene FTP setup. Je selecteert de hoofd sFTP-instellingen voor het bedrijf. Dit is de naam van de FTP-verbinding die je in de algemene instellingen opgeeft (“verbindingsnaam” zie 5. Algemene instellingen) . Per dossier geef je in dit scherm ook aan in welke map de documenten moeten terecht komen (“sFTP mapnaam voor dit bedrijf”).
Ook hier selecteer je tot slot het bijhorende boekhoudpakket voor het dossier, zodat we de gegevens in het juiste formaat kunnen doorsturen.
Cloud opslag
OkiOki kan ook documenten naar een OneDrive cloud folder verzenden.
In je algemene instellingen configureer je dan je algemene OneDrive cloud folder setup. Per dossier geef je dan hier aan in welke map de documenten moeten terecht komen.
Tot slot selecteer je opnieuw het boekhoudpakket waarin het dossier van de klant wordt beheerd.
API
OkiOki kan documenten via een API naar Clearfacts sturen. Werk je dus al met Clearfacts dan kan je in je algemene instellingen deze API verbinding configureren.
Per klant geef je dan gewoon aan dat de integratie via API verloopt.
OkiOkiSync
OkiOki biedt ook een tool aan (Windows server only) die op je server draait en die, na configuratie (zie Instellingen) de documenten en ook CODA's ophaalt bij OkiOki.
In je algemene instellingen configureer je de algemene OkiOkiSync configuratie, vergeet niet om die ook te "activeren" in de algemene settings. Per dossier geef je dan hier aan welke OkiOkiSync connectie je wil gebruiken en in welke map de documenten moeten terecht komen.
Tot slot selecteer je opnieuw het boekhoudpakket waarin het dossier van de klant wordt beheerd.
Waar moeten we creditcardafschriften plaatsen?
Hier kies je waar de creditcardafschriften van de klant op de server moeten verschijnen: bij de aankoopfacturen of bij de diverse documenten.
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je hier aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.
Btw, als je maar 1 grootboekrekening opgeeft dan zal de klant deze niet zien en voegen we deze automatisch toe. Wanneer je meerdere grootboekrekeningen opgeeft dan kan je een ‘standaard' rekening kiezen. De gebruiker ziet dan een dropdown waarin hij de juiste grootboekrekening kan kiezen. De 'standaard' rekening is dan ook standaard geselecteerd in de dropdown zodat de klant niet steeds handmatig een selectie moet maken.
Dankzij deze update kan je verkoopfacturen (vlotter) automatisch boeken.
Meer informatie over deze feature vind je ook in deze video.
Abonnementsinstellingen
Hier kan je als accountant bepaalde functionaliteiten in de OkiOki app van je klant al vooraf configureren.
Instellingen met betrekking tot het todo lijstje
Synchroniseer documenten en transacties vanaf
Hier bepaal je vanaf welke datum OkiOki de klant gaat bij de hand houden via het to-do lijstje.
- Datum van registratie: Dit is de dag dat de klant met OkiOki start
- Specifieke datum: Kies zelf een datum uit het verleden. Je kan 90 dagen terug gaan in de tijd. Zo kan je de klant samen met OkiOki zijn administratie in orde laten brengen vanaf het begin van de maand, vanaf het begin van het kwartaal of vanaf een specifieke datum. Deze specifieke datum spreek je meestal in overleg met de klant af omdat je zo vermijdt dat er documenten nog op de oude manier toekomen bij jullie en tegelijk via OkiOki.
Wil je dat OkiOki transacties zonder document opvolgt?
Als je klant dagontvangsten heeft, dan bezorgt deze klant je hiervan een overzicht via het dagontvangstenboek. Dan wil je meestal niet dat de klant in OkiOki ook nog eens deze dagontvangsten moet opvolgen, gezien er hier toch geen facturen of bonnen voor beschikbaar zijn. In dat geval kies je ervoor dat OkiOki de transacties zonder document opvolgt, maar alleen voor de uitgaven en niet voor de ontvangsten.
Verberg documenten in je to-do lijst
Sommige klanten wensen alleen aan de hand van hun transacties met OkiOki aan de slag te gaan. Dat wil zeggen dat OkiOki voor iedere transactie een document verwacht. Zij willen echter niet voor elk document zonder transactie ook de bijhorende transacties opvolgen. Dan kies je voor deze optie.
Noot: Deze optie zorgt ervoor dat OkiOki maar ten dele haar werk kan doen en wordt dan ook zelden gebruikt.
Klanten in bulk importeren
Klanten kan je in bulk importeren door hun gegevens vooraf in een MS Excel template in te voeren en deze template dan op te laden in OkiOki.
In de template kan je alle klantgerelateerde info invullen. Je kan optioneel ook per klant kiezen of OkiOki deze klant na het importeren onmiddellijk een uitnodiging mag sturen.
Bij het opladen controleert OkiOki de volledigheid van de ingevulde template. Voor regels waar klantgegevens ontbreken ga je ofwel de klantgegevens moeten aanvullen ofwel de onvolledige regels verwijderen. OkiOki zal nl. enkel een ingevulde template importeren als alle regels volledig zijn.
De MS Excel template kan je downloaden via de link op de Importeer pagina.
Klanten uitnodigen of activeren
Wanneer je het dossier van een klant hebt aangemaakt in het accountancyportaal, zal deze klant in je lijst met inactieve klanten verschijnen. Daar kan je rechts bij 'Acties' kiezen om de klant uit te nodigen, zodat hij of zij zich kan registreren en het eigen OkiOki profiel actief kan gaan gebruiken.
Heb je bij je klantendossier aangeduid dat het dossier beheerd zal worden door de accountant? Dan krijg je 2 opties bij 'Acties': Uitnodigen of Activeren. Wil je zoals gepland het dossier intern beheren zonder de klant te betrekken, dan klik je op activeren. Je kan het dossier dan meteen beheren en de klant zelf moet niets doen en zal hier ook geen melding van krijgen. Wil je alsnog de klant actief met OkiOki laten werken? Dan kan je er nog altijd voor kiezen om de klant uit te nodigen.
Klaar voor de volgende stap? We leggen je uit wat je allemaal kan doen in je lijst met actieve en inactieve klanten.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.