Coda+ zijn 'slimme' codabestanden voor accountants. In deze pagina leggen we uit hoe je als accountant met CODA+ aan de slag kan en gaan we concreet in op de volgende onderwerpen:
Wat biedt CODA+?
Codabestanden voor zichtrekeningen en kredietkaarten.
- Zichtrekeningen: Voor al de door de ondernemer gekoppelde zichtrekeningen.
- Kredietkaarten: Voor al de door de ondernemer opgeladen uitgavenstaten. OkiOki creëert per kredietkaart een IBAN zodat op deze rekening in het boekhoudpakket alle kredietkaart codabestanden kunnen worden ingelezen.
Retro-actieve codabestanden
Voor zichtrekeningen kan OkiOki codabestanden aanbieden tot 90 dagen terug in de tijd. Als een ondernemer dus start met OkiOki dan heb je dus niet alleen onmiddellijk én retro-actief je codabestanden. Stel een ondernemer start op 16 december, dan heb je alle codabestanden vanaf 17 september en dus ook voor het volledige kwartaal waarin de ondernemer is gestart met OkiOki.
PDF bestanden
Voor ieder codabestand heeft OkiOki steeds een weergave in PDF beschikbaar.
Verrijkte codabestanden
OkiOki verrijkt ook de codabestanden met informatie over de gelinkte documenten.
- Tags & commentaren: Tags en commentaren die de ondernemer toevoegt aan een transactie (via de boeking), voegt OkiOki ook toe aan de transactie in het codabestand. Als een ondernemer zo bijvoorbeeld aangeeft (via een tag) dat voor een bepaalde transactie het document niet beschikbaar of verloren is, dan kan je dat ook uitlezen in het codabestand.
- Eigen gestructureerde mededeling: Soms is er voor een transactie en document geen gestructureerde mededeling beschikbaar. Denk maar aan betalingen via bankkaart in een restaurant of winkel. Dat maakt het lastig om deze transactie af te boeken omdat er dan altijd wel wat manuele tussenkomst vereist is. Als OkiOki of de ondernemer een link legt tussen een transactie en een document, waarvoor geen gestructureerde mededeling beschikbaar is, dan zal OkiOki zelf een eigen gestructureerde mededeling toevoegen aan zowel het document (in de UBL) als de transactie (in het codabestand). Op die manier kan je via de OkiOki codabestanden ook transacties voor betalingen met bankkaart automatisch afboeken.
Hoe CODA+ codabestanden ontvangen?
Als een ondernemer in OkiOki over een zichtrekening en/of kredietkaartuitgavenstaten beschikt dan kan je als accountant hiervoor codabestanden activeren en configureren.
Algemene overdrachtsinstellingen
In je algemene instellingen-pagina kan je per type overdrachtsmethode instellen aan welke criteria het coda-bestand moet voldoen vooraleer OkiOki het klaar zet voor verzending. De eigenlijke verzending naar het boekhoudpakket of jouw fileserver gebeurt steeds de nacht nadat OkiOki het coda-bestand heeft klaar gezet voor verzending.
Je hebt 2 opties:
- zodra geverifieerd
- nadat ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'Klaar' zijn gemarkeerd
Noot: Deze algemene instelling kan je per dossier overschrijven.
Coda-bestanden verzenden zodra geverifieerd - de snelste optie
Van zodra OkiOki een coda-bestand kan verifiëren op basis van het begin- en eindsaldo, dan zet ze het klaar voor verzending.
Dit is de 'snelste' optie en interessant als je regelmatig (bv wekelijks) de banken bijboekt. Het coda-bestand is dan snel beschikbaar maar er is weinig kans dat er veel verrijkte data in het bestand gaat zitten gezien de ondernemer misschien nog niet up-to-date is mijn zijn takenlijstje.
Codabestanden nadat ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'Klaar' zijn gemarkeerd - de meest complete optie
Dit is de 'meest complete' optie. Van zodra OkiOki het coda-bestand geverifieerd heeft, zet ze het pas klaar voor verzending als alle banktransacties binnen dit coda-bestand in OkiOki (door OkiOki en/of de ondernemer) op 'Klaar' zijn gezet. Wil je dus maximaal profiteren van onze verrijking van de coda-bestanden, dan kies je deze optie.
Overdrachtsinstellingen per dossier
Deze instellingen beheer je via de profielpagina van het dossier van de ondernemer. Zodra een rekening is gekoppeld of een uitgavenstaat is opgeladen dan vind je hiervoor een referentie terug in de profielpagina.
Hier bepaal je
- via welke overdrachtsmethode je de codabestanden wil ontvangen,
- vanaf welke datum en met welk volgnummer je ze wil ontvangen en
- op welk moment OkiOki ze doorstuurt.
Je kan van hieruit ook individuele codabestanden bekijken en manueel verifiëren indien nodig.
De overdrachtsmethode
Codabestanden kan OkiOki net zoals UBL bestanden op diverse manieren aanleveren.
Handmatig
Er is geen overdracht ingesteld en OkiOki zal geen codabestanden aanleveren. Zolang als deze dropdown dus op 'handmatig' staat, is de automatische overdracht van codabestanden dus niet geactiveerd.
OkiOki verzendt de codabestanden per email naar een opgegeven emailadres.
Dit is de ideale instelling voor boekhoudingen in Yuki. Hier geef je dan ook het Yukiworks emailadres op.
FTPs/sFTP
Kies de (of een van de) FTP verbinding(en) die je in je algemene instellingen hebt geconfigureerd.
Vervolgens kies je de submap voor dit dossier op je fileserver waar je de codabestanden wil laten terechtkomen.
Cloudopslag
Kies de submap voor dit dossier op je cloudopslag waar je de codabestanden wil laten terechtkomen.
API
OkiOki verstuurt enkel voor Exact Online de codabestanden via een API overdrachtsmethode. Heb je in je algemene instellingen dan ook de API overdrachtsmethode voor Exact Online geconfigureerd, dan vind je die nu hier ook tussen de opties. Je geeft dan enkel nog de digitale brievenbus voor dit dossier op. Hier vind je meer info over het configureren van digitale brievenbussen in Exact Online.
OkiOkiSync
Kies de (of een van de) OkiOkiSync verbinding(en) die je in je algemene instellingen hebt geconfigureerd.
Vervolgens kies je de submap voor dit dossier op je fileserver waar je de codabestanden wil laten terechtkomen.
De startdatum en het volgnummer
Je geeft aan vanaf welke datum je de codabestanden wilt ontvangen en met welk volgnummer ze mogen starten. Op die manier kan je dit laten aansluiten op bestaande codabestanden die je bv. via CODABOX ontvangt.
Tip: Van zodra een klant actief is in OkiOki, dan kan je zijn zichtrekening opzeggen bij Codabox. Als je het laatste codabestand via Codabox hebt ontvangen, dan laat je de startdatum en het volgnummer in OkiOki aansluiten met het laatste Codabox codabestand.
In deze Youtube video zie je hoe een een rekening in een bestand dossier bij Codabox kan verwijderen 😉
Voor zichtrekeningen
Zoals eerder gezegd kan OkiOki voor zichtrekeningen retro-actief codabestanden genereren en verzenden. Maar OkiOki verstuurt alleen bankafschriften die op volledigheid zijn gecontroleerd. Om afschriften automatisch te kunnen verifiëren, hebben we het begin- en eindsaldo nodig. Daarom geven we steeds aan wat de vroegste startdatum is die je kan selecteren.
Standaard zijn alle codabestanden sinds de ondernemer met OkiOki is gestart, geverifieerd. Als je codabestanden wil ontvangen van voor de vroegste startdatum, dan kan je zelf codabestanden manueel verifiëren.
Voor kredietkaarten
OkiOki kan CODA-bestanden genereren vanaf het eerste, volledig ingelezen, kredietkaartafschrift dat door de gebruiker is geüpload. Daarom geven we aan wat het vroegste volledige kredietkaartafschrift is.
Als je eerdere kredietkaartafschriften en de bijhorende codabestanden wil, kan je de ondernemer vragen om oudere afschriften te uploaden.
Wanneer OkiOki het codabestand klaar zet voor verzending
Je geeft ook aan wanneer OkiOki de codabestanden mag klaarzetten voor verzending. Hiervoor kan je opteren om de algemene standaard instelling te volgen of er een uitzondering op te maken voor dit dossier.
Individuele codabestanden bekijken en manueel verifiëren
Voor zichtrekeningen en kredietkaarten kan je steeds een overzicht raadplegen van alle gegenereerde codabestanden.
In dit overzicht tonen we per codabestand:
- Het volgnummer in OkiOki
- De datum
- De startbalans
- Het totaalbedrag
- De eindbalans
- De status:
- Geverifieerd (grijs schild
) vs niet geverifieerd (rood schild
)
- Verzonden naar de accountant
- Alle transacties hebben de status 'Klaar'
- Geverifieerd (grijs schild
- Een download-knop voor de PDF weergave
- Een download-knop voor het codabestand
- Een verzend-knop om het codabestand manueel (opnieuw) te verzenden
- Een verifieer-knop voor ieder codabestand dat niet geverifieerd is
Wanneer codabestanden niet zijn geverifieerd dan kan je ze dus handmatig verifiëren.
Start de verificatie eerst vanaf het oudste bankafschrift. Verifieer het beginsaldo van dat afschrift met een andere bron (bijvoorbeeld bankuittreksels), als het saldo overeenkomt kan je op de knop "Verifiëren" drukken. OkiOki zal dan niet alleen dit codabestand verifiëren, maar ze zal ook trachten om alle recentere niet-geverifieerde codabestanden te verifiëren. Elk nieuw geverifieerd bestand zal ze vervolgens ook verzenden.
Klaar voor de volgende stap? We tonen je hoe je gebruikers van het accountancy portaal kan beheren en toevoegen.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.