OkiOki integreert met Expert/M via het afleveren van UBL bestanden en CODA+ coda-bestanden op de fileserver bij de accountant. Het team van OkiOki verzorgt hiervoor de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via hello@okioki.be

1. Algemene principes
   1. UBL bestanden naar Expert/M
   2. CODA+ coda-bestanden naar Expert/M
2. Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki
   1. Op kantoor-niveau
      1. Methode bestandsoverdracht
      2. Timing bestandsoverdracht
      3. BTW informatie in UBL bestanden verwijderen
      4. Behouden van de originele bestandsnamen
   2. Op dossier-niveau
3. Documenten verwerken in Expert/M
   
   1. Configuratie per dossier
   2. Verwerken van de bestanden
4. FAQ's

 

Algemene principes

UBL bestanden naar Expert/M

UBL bestanden plaatst OkiOki op jouw fileserver in een map per dossier en met submappen 'Aankopen', 'Verkopen' en 'Diverse', zoals Expert/M dat ook verwacht. 

• Dossiermap
  • Aankopen
  • Verkopen
  • Diverse

Als accountant open je het dashboard van het dossier in Expert/M en zie je onmiddellijk hoeveel documenten er voor Aankoop en Verkoop in de wachtrij staan. Deze kan je vervolgens gaan boeken.

👉 Heb je nog nooit UBL bestanden geboekt in Expert/M, lees dan hieronder even hoe je dit configureert en doet in Expert/M.

 

CODA+ coda-bestanden naar Expert/M

Werk je vandaag reeds met coda-bestanden van Codabox, dan zetten we alle coda-bestanden in de bestaande Codabox map. Heb je nog geen Codabox map, dan creëren we een aparte map op je fileserver voor je CODA+ coda-bestanden.

Voor zichtrekeningen creëer je een financieel journaal met de IBAN van de zichtrekening.

Voor kredietkaarten genereert OkiOki eerst zelf een unieke IBAN. Met deze IBAN maak je vervolgens ook een financieel journaal aan. Daarop importeer je de maandelijkse coda-bestanden (1 coda-bestand per maandelijkse uitgavenstaat).

 

Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki

Op kantoor-niveau

Methode bestandsoverdracht

OkiOki regelt deze configuratie samen met je IT partner. Jij hoeft je dus hier geen zorgen rond te maken. Bij voorkeur gebeurt deze overdracht via:

• OkiOkiSync, een applicatie die we installeren op de fileserver. Dit is de methode die jullie IT partners meestal zelf ook verkiezen, omdat dit meestal de meest veilige en onderhoudsvriendelijke methode is.

Alternatieve overdrachtsmethodes voor Expert/M zijn:

• SFTP/FTPS: SFTP (SSH File Transfer Protocol) en FTPS (File File Transfer Protocol SSL) zijn klassieke methodes voor de uitwisseling van bestanden tussen computers. Beide hebben ze enige vorm van encryptie (via SSH of SSL).
• OneDrive cloudopslag: OkiOki kan met je persoonlijke (geen zakelijke) OneDrive account connecteren. Deze methode gebruiken we meestal als de documenten op de PC van de accountant moeten terechtkomen en niet op een centrale fileserver.

📖 Meer info over de bestandsoverdracht-methodes vind je in onze startersgids voor accountants.

 

Timing bestandsoverdracht

In OkiOki beschik je over 5 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren. De 5 opties zijn:

1. Onmiddellijk
2. Zo spoedig mogelijk
3. Na een vertraging van x dagen
4. Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd
5. Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd door OkiOki of de gebruiker

Voor de codabestanden zijn er 2 opties. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.

1. Zodra geverifieerd.
2. Zodra ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'Klaar' zijn gemarkeerd.

Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen. 

📖 Meer info over de timing van de bestandsoverdracht vind je in onze startersgids voor accountants.

 

BTW informatie in UBL bestanden verwijderen

Voor sommige boekhoudpakketten is het wenselijk dat de UBL bestanden voor dossiers die vrijgesteld zijn van BTW ook geen BTW info bevatten. Optioneel kan je ervoor kiezen dan OkiOki alle BTW info uit deze UBL bestanden verwijdert.

 

Behouden van de originele bestandsnamen (voor abonnementen van het type 'Intern, beheerd door de accountant').

Wanneer je een PDF met meerdere facturen oplaadt en splitst in OkiOki, dan gaat OkiOki als standaard instelling iedere afzonderlijke factuur een naam geven die begint met de factuurdatum. Dat maakt dat de facturen ook in de volgorde van de factuurdatum in het boekhoudpakket verschijnen.

Optioneel kan je ervoor kiezen om de originele bestandsnaam te behouden. OkiOki voegt dan enkel een volgnummer toe aan iedere factuur. Op die manier kan je als dossierbeheerder de facturen dan ook verwerken in dezelfde volgorde als in de oorspronkelijke PDF.

📖 Voor meer info, zie onze startersgids voor accountants.

 

Op dossier-niveau

Bestandsoverdracht UBL bestanden

Algemene instellingen

Per dossier selecteer je de vooraf geconfigureerde overdrachts-methode.

Vervolgens geef je de map-naam op voor de UBL bestanden.

Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.

Waar moeten we creditcardafschriften plaatsen?

Je bepaalt zelf of je kredietkaartafschriften wil ontvangen bij de aankopen of bij de diverse documenten.

Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen

Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven. 

 

Bestandsoverdracht CODA+ coda-bestanden

Per bankrekening of kredietkaart selecteer je de vooraf geconfigureerde overdrachts-methode.

Vervolgens geef je de map-naam (meestal dossiernummer) op voor de coda-bestanden.

Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.

📖  Alle gedetailleerde info over onze CODA+ coda-bestanden en de configuratie ervan op dossier-niveau vind je in onze startersgids.

 

Documenten verwerken in Expert/M

Verwerk je momenteel nog geen UBL- of coda-bestanden in Expert/M? Geen nood, we tonen je hier alvast even hoe je dit in Expert/M configureert en hoe je de uiteindelijke verwerking doet.

 

Configuratie per dossier

UBL bestanden

Je Expert/M software moet weten waar op je fileserver de UBL bestanden staan.

Daarvoor stel je per dossier de bron- en doelmap voor aankoop- en verkoopdocumenten in waar Expert/M de documenten gaat uitlezen en na verwerking terug in wegschrijft.

Bronmap aankoop- en verkoopdocumenten

Je geeft manueel of via “Bladeren” de locatie in waar OkiOki de UBL documenten voor dit dossier opslaat. Expert/M gaat daardoor automatisch de te verwerken bestanden uit deze folder(s) ophalen en voor verwerking aanbieden.

Doelmap aankoop- en verkoop documenten

Je geeft manueel of via “Bladeren” de locatie in waar je de UBL documenten wenst te laten plaatsen nadat je deze hebt verwerkt in Expert/M. Het programma gaat de verwerkte UBL documenten automatisch verplaatsen van de ingegeven (bron)map(pen) naar de hier ingestelde doelmap(pen) zodat de verwerkte documenten niet opnieuw voor verwerking aangeboden worden.

Het valt ten zeerste aan te raden om doelmappen in te stellen die verschillend zijn aan de ingestelde bronmappen. Dit om te vermijden dat de verwerkte documenten in de bronmap blijven staan en opnieuw voor verwerking worden aangeboden.

 

 

Meer informatie over het boeken van UBL bestanden in Expert/M en het configureren van deze bron- en doelmappen vind je in deze handleiding van Expert/M.

 

Coda-bestanden

Ook voor de codabestanden ('Financiële documenten') geef je een bron- en doelmap op.

 

Verwerken van bestanden

UBL bestanden

Ga naar het dashboard van het betreffende dossier.

Op het dashboard zie je onmiddellijk hoeveel te verwerken documenten (aankoop & verkoop) er zijn.

(Dubbel)klik op verwerken.

 

 

Expert/M toont je voor ieder UBL bestand een boekingsvoorstel als ook de PDF die OkiOki aan het UBL bestand heeft toegevoegd. Deze PDF bevat de typische OkiOki groene meta-balk die de dossierbeheerder direct inzicht geeft in extra informatie zoals

• de tags en commentaren die een ondernemer bij het stuk achterlaat
• de betaalwijze van het stuk

 

 

Coda-bestanden

Op hetzelfde dashboard van het dossier zie je ook de te verwerken CODA bestanden.

 

 

FAQ's

Moet ik beschikken over een OCR functionaliteit in Expert/M?

Neen, OkiOki neemt zelf de OCR voor haar rekening. Via haar OCR genereert ze de UBL-bestanden die Expert/M kan uitlezen.

Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Expert/M?

Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Expert/M.

Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Expert/M toch doorsturen?

Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Expert/M zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Expert/M.