OkiOki integreert met Winauditor via het verzenden van UBL bestanden naar de Winauditor e-mailadressen en het afleveren van CODA+ coda-bestanden op de fileserver bij de accountant. Het team van OkiOki verzorgt hiervoor de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via hello@okioki.be

1. Algemene principes
2. Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki
   1. Op kantoor-niveau
   2. Op dossier-niveau
3. Documenten verwerken in Winauditor
   1. Algemene configuratie
   2. Configuratie per dossier
   3. Verwerken van de bestanden
4. FAQ's

Algemene principes

UBL bestanden naar Winauditor

UBL bestanden verzendt OkiOki naar de unieke e-mailadressen per dossier.

Deze UBL bestanden komen dan vervolgens in het juiste dagboek terecht voor verwerking. Winauditor geeft je dan ook aan hoeveel documenten er klaar staan voor verwerking.

Per dossier laat je het team van Winauditor best even een 'digitaliseringsregel' instellen. Hierover vind je meer info in "Configuratie per dossier > UBL bestanden".

 

CODA+ coda-bestanden naar Winauditor

OkiOki verzend alle coda-bestanden naar jouw fileserver. Deze kan je in het financieel journaal importeren/slepen voor verwerking.

Voor zichtrekeningen creëer je een financieel journaal met de IBAN van de zichtrekening.

Voor kredietkaarten genereert OkiOki eerst zelf een unieke IBAN. Met deze IBAN maak je vervolgens ook een financieel journaal aan. Daarop importeer je de maandelijkse coda-bestanden (1 coda-bestand per maandelijkse uitgavenstaat).

 

Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki

Op kantoor-niveau

Methode bestandsoverdracht

Voor Winauditor gebruik je een methode in functie van het type document:

 

Voor de UBL bestanden

Hiervoor configureer je de overdracht via e-mail.

Als bestemmings-boekhoudpakket selecteer je 'Winauditor'.

 

Voor de coda-bestanden

OkiOki regelt deze configuratie samen met je IT partner. Jij hoeft je dus hier geen zorgen rond te maken. Bij voorkeur gebeurt deze overdracht via:

• OkiOkiSync, een applicatie die we installeren op de fileserver. Dit is de methode die jullie IT partners meestal zelf ook verkiezen, omdat dit meestal de meest veilige en onderhoudsvriendelijke methode is.

Alternatieve overdrachtsmethodes voor Winauditor zijn:

• SFTP/FTPS: SFTP (SSH File Transfer Protocol) en FTPS (File File Transfer Protocol SSL) zijn klassieke methodes voor de uitwisseling van bestanden tussen computers. Beide hebben ze enige vorm van encryptie (via SSH of SSL).
• OneDrive cloudopslag: OkiOki kan met je persoonlijke (geen zakelijke) OneDrive account connecteren. Deze methode gebruiken we meestal als de documenten op de PC van de accountant moeten terechtkomen en niet op een centrale fileserver.

📖 Meer info over de bestandsoverdracht-methodes vind je in onze startersgids voor accountants.

 

Timing bestandsoverdracht

In OkiOki beschik je over 5 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren. De 5 opties zijn:

1. Onmiddellijk
2. Zo spoedig mogelijk
3. Na een vertraging van x dagen
4. Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd
5. Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd door OkiOki of de gebruiker

Voor de codabestanden zijn er 2 opties. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.

1. Zodra geverifieerd.
2. Zodra ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'Klaar' zijn gemarkeerd.

Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen. 

📖 Meer info over de timing van de bestandsoverdracht vind je in onze startersgids voor accountants.

 

Op dossier-niveau

Bestandsoverdracht UBL bestanden

Algemene instellingen

Je kiest voor de overdrachtsmethode 'E-mail'.

Vervolgens geef je per type document (aankopen, verkopen, diversen) het overeenkomstige unieke e-mailadres voor dit dossier op.

Waar moeten we creditcardafschriften plaatsen?

Je bepaalt zelf of je kredietkaartafschriften wil ontvangen bij de aankopen of bij de diverse documenten.

Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen

Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.

 

Bestandsoverdracht CODA+ coda-bestanden

Per bankrekening of kredietkaart selecteer je de vooraf geconfigureerde overdrachts-methode.

Vervolgens geef je de map-naam (meestal dossiernummer) op voor de coda-bestanden.

Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.

📖  Alle gedetailleerde info over onze CODA+ coda-bestanden en de configuratie ervan op dossier-niveau vind je in onze startersgids.

 

Documenten verwerken in Winauditor

Verwerk je momenteel nog geen UBL- of coda-bestanden in Winauditor? Geen nood, we tonen je hier alvast even hoe je dit in Winauditor configureert en hoe je de uiteindelijke verwerking doet.

 

Algemene configuratie

UBL bestanden

Winauditor voorziet standaard de unieke e-mailadressen per dossier. Dit vergt dus geen specifieke instellingen op algemeen niveau.

Coda-bestanden

Ook om coda-bestanden te verwerken moet je geen algemene instellingen voorzien.

 

Configuratie per dossier

UBL bestanden

Winauditor creëert automatisch de unieke e-mailadressen per dossier.

 

OkiOki verzendt naar deze adressen e-mails die UBL bestanden als bijlage bevatten en waarbij de e-mail zelf geen relevante info voor het dossier bevat. Het heeft dan ook geen zin dat deze e-mails zelf in Winauditor worden bewaard. Dit in tegenstelling tot bv een e-mail van een leverancier waarbij de inhoud van de mail wel belangrijk is om te archiveren in het dossier. Daarom is er in Winauditor een 'digitaliseringsregel' die ervoor zorgt dat Winauditor bij het ontvangen van de OkiOki e-mail het UBL bestand oppikt en de e-mail verwijdert.

Deze regel kan je vandaag als accountant nog niet zelf aanmaken in het dossier. Bij de opzet van het dossier voor OkiOki stuur je dan een mailtje naar support.wanet@winauditor.com met de vraag om in het dossier de digitaliseringsregel aan te maken. Enkele minuten later heeft de support van Winauditor dan deze regel voor het dossier aangemaakt.

 

 

 

Coda-bestanden

Per zichtrekening heb je een financieel dagboek. Vooraleer je coda-bestanden voor een bepaalde zichtrekening wil verwerken, moet je dan ook eerst het overeenkomstige financieel dagboek aanmaken.

📖 Voor meer info over het aanmaken van (financiële) dagboeken, zie de handleiding van Winauditor

 

Voor coda-bestanden voor kredietkaarten werken we ook met een IBAN. OkiOki creëert per kredietkaart een unieke IBAN. Aan de hand van deze IBAN maak je ook een nieuwe financieel dagboek.

Tip: Om dergelijk nieuw financieel dagboek te maken kan je voor het gemak gewoon een kopie maken van een bestaand financieel dagboek van een zichtrekening.

 

In het overzicht hieronder zie je een voorbeeld van én een zichtrekening én een kredietkaart met bijhorende door OkiOki gegenereerde IBAN.

 

Als je financieel dagboek aanmaakt met een door OkiOki gegenereerde IBAN, dan zet Winauditor de waarde 'BIC' steeds op 'NAP'. Controleer zeker altijd even dat dat het geval is want zo weet Winauditor dat het over een kredietkaart gaat.

Vergeet ook niet aan te vinken dat je coda-bestanden wil verwerken in dit dagboek.

 

 

Verwerken van bestanden

UBL bestanden

Ga naar het betreffende dagboek (aankopen, verkopen, ...).

Je ziet onmiddellijk je alle documenten die je via OkiOki hebt ontvangen.

 

In het detail van iedere te boeken document zie je nu alle factuurdata die OkiOki via haar OCR heeft gevonden en die Winauditor overneemt uit de UBL.

 

De PDF preview bevat ook de typische OkiOki groene meta-balk die de dossierbeheerder direct inzicht geeft in extra informatie zoals

• de tags en commentaren die een ondernemer bij het stuk achterlaat
• de betaalwijze van het stuk

 

 

Coda-bestanden

Ga naar het juiste financiële dagboek.

Druk op ‘Toevoegen'.

Importeer of sleep nu de coda-bestanden in de daarvoor voorzien zone. Vervolgens zal je de nieuwe coda-bestanden bovenaan in het overzicht van het financieel dagboek zien staan en kan je ze verwerken.

📖 Voor meer info, zie de handleiding van Winauditor.

 

FAQ's

Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Winauditor?

Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Winauditor.

Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Winauditor toch doorsturen?

Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Winauditor zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Winauditor.