OkiOki integreert met Admisol via het verzenden van UBL bestanden naar de Admisol e-mailadressen en het afleveren van CODA+ coda-bestanden op de fileserver bij de accountant. Het team van OkiOki verzorgt hiervoor de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via hello@okioki.be
Algemene principes
UBL bestanden naar Admisol
UBL bestanden verzendt OkiOki naar de unieke e-mailadressen per dossier.
Deze UBL bestanden komen dan vervolgens in het juiste dagboek terecht voor verwerking.
CODA+ coda-bestanden naar Admisol
OkiOki verzend alle coda-bestanden naar jouw fileserver. Deze kan je in het financieel journaal importeren/slepen voor verwerking.
Voor zichtrekeningen creëer je een financieel journaal met de IBAN van de zichtrekening.
Voor kredietkaarten genereert OkiOki eerst zelf een unieke IBAN. Met deze IBAN maak je vervolgens ook een financieel journaal aan. Daarop importeer je de maandelijkse coda-bestanden (1 coda-bestand per maandelijkse uitgavenstaat).
Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki
Op kantoor-niveau
Methode bestandsoverdracht
Voor Admisol gebruik je een methode in functie van het type document:
Voor de UBL bestanden
Hiervoor configureer je de overdracht via e-mail.
Als bestemmings-boekhoudpakket selecteer je 'Admisol'.
Voor de coda-bestanden
OkiOki regelt deze configuratie samen met je IT partner. Jij hoeft je dus hier geen zorgen rond te maken. Bij voorkeur gebeurt deze overdracht via:
- OkiOkiSync, een applicatie die we installeren op de fileserver. Dit is de methode die jullie IT partners meestal zelf ook verkiezen, omdat dit meestal de meest veilige en onderhoudsvriendelijke methode is.
Alternatieve overdrachtsmethodes voor Admisol zijn:
- SFTP/FTPS: SFTP (SSH File Transfer Protocol) en FTPS (File File Transfer Protocol SSL) zijn klassieke methodes voor de uitwisseling van bestanden tussen computers. Beide hebben ze enige vorm van encryptie (via SSH of SSL).
- OneDrive cloudopslag: OkiOki kan met je persoonlijke (geen zakelijke) OneDrive account connecteren. Deze methode gebruiken we meestal als de documenten op de PC van de accountant moeten terechtkomen en niet op een centrale fileserver.
📖 Meer info over de bestandsoverdracht-methodes vind je in onze startersgids voor accountants.
Timing bestandsoverdracht
In OkiOki beschik je over 5 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren. De 5 opties zijn:
- Onmiddellijk
- Zo spoedig mogelijk
- Na een vertraging van x dagen
- Wanneer de boeking door de gebruiker als 'Klaar' is gemarkeerd
- Wanneer de boeking als 'Klaar' is gemarkeerd door OkiOki of de gebruiker
Voor de codabestanden zijn er 2 opties. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.
- Zodra geverifieerd.
- Zodra ze geverifieerd zijn en alle transacties als 'Klaar' zijn gemarkeerd.
Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen.
📖 Meer info over de timing van de bestandsoverdracht vind je in onze startersgids voor accountants.
Op dossier-niveau
Bestandsoverdracht UBL bestanden
Algemene instellingen
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'E-mail'.
Vervolgens geef je per type document (aankopen, verkopen, diversen) het overeenkomstige unieke e-mailadres voor dit dossier op. Dit e-mailadres is telkens anders per dossier en heb je normaal gezien in geactiveerd bij het aanmaken van het dagboek. (Je moet in eerste instantie het opladen van externe documenten toestaan en vervolgens moet je via het groene vraagteken rechtsboven in Admisol een bericht sturen naar de helpdesk om je e-mailadressen voor die dagboeken te activeren.)
Dit e-mailadres vind je ook terug in het veld om te droppen. Het is typisch gevormd door het BTW-nummer en de korte code van het dagboek waarnaar je wil sturen.
Om de Admisol software duidelijk te maken dat ze e-mails mag ontvangen van OkiOki, moet je het OkiOki e-mailadres whitelisten in ieder dossier dat OkiOki gebruikt.
Ga daarvoor naar 'Basisbestanden' > 'Contacten'
Druk op het Plus-teken.
Voeg aan het dossier een nieuw contact 'Noreply OkiOki' toe met als emailadres ‘noreply@okioki.be'.
Waar moeten we creditcardafschriften plaatsen?
Je bepaalt zelf of je kredietkaartafschriften wil ontvangen bij de aankopen of bij de diverse documenten.
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.
Bestandsoverdracht CODA+ coda-bestanden
Per bankrekening of kredietkaart selecteer je de vooraf geconfigureerde overdrachts-methode.
Vervolgens geef je de map-naam (meestal dossiernummer) op voor de coda-bestanden.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
FAQ's
Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Admisol?
Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Admisol.
Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Admisol toch doorsturen?
Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Admisol zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Admisol.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.