Betalingsbestanden in OkiOki: meerdere facturen in één keer betalen via je bank

Met betalingsbestanden kan je in OkiOki meerdere facturen in één keer laten betalen via je bank. Dat is handig als je regelmatig meerdere leveranciersfacturen samen wil betalen.

Je stelt in OkiOki een betalingslijst samen met facturen die je wil betalen. Daarna download je een betalingsbestand en laad je dat op bij je bank. De bank voert dan alle betalingen uit op basis van dat bestand.

Deze functie is momenteel beschikbaar als bèta. Je kan ze dus al gewoon gebruiken, maar we zijn nog volop aan het bijschaven. Merk je iets op of heb je een idee om dit nog handiger te maken, dan mag je dat altijd met ons delen via support@okioki.be.

Ook al helpt OkiOki je zoveel mogelijk met het invullen van de betalingsgegevens: het blijft belangrijk dat je de gegevens altijd even nakijkt voor je het bestand bij de bank oplaadt.

0. Betalingsbestanden inschakelen (bèta)

De functionaliteit voor betalingsbestanden staat niet altijd standaard aan.

1. Open OkiOki en ga naar Mijn account → Instellingen.
2. Scroll naar de sectie functies tonen / verbergen.
3. Zet de toggle Betalingsbestanden (bèta) aan.

Vanaf dan zie je in OkiOki de extra blokken en acties voor betalingslijsten en kan je betalingsbestanden aanmaken zoals hieronder beschreven. Er verschijnt ook een extra item in je navigatie.

1. Wat is een betalingslijst?

Een betalingslijst is een verzameling van facturen die je samen via één betalingsbestand wil betalen.

• Er is altijd één actieve betalingslijst: daar staan de facturen op die je nog via een betalingsbestand wil betalen.
• Daarnaast heb je verwerkte betalingslijsten: dat zijn lijsten waarvoor je het betalingsbestand al hebt gedownload (om het bij de bank te gebruiken). OkiOki markeert zo’n lijst automatisch als verwerkt zodra het bestand is gedownload.

Bij elke lijst zie je:

• of de lijst actief of verwerkt is;
• het totaalbedrag van alle facturen op de lijst;
• het aantal documenten op de lijst;
• bij verwerkte lijsten: de datum waarop OkiOki de lijst als verwerkt heeft gemarkeerd.

2. Hoe voeg je facturen toe aan een betalingslijst?

Je voegt facturen altijd toe aan je actieve betalingslijst. Dat kan op twee plaatsen:

1. vanuit de detailpagina van een factuur;
2. vanuit een documentenlijst (één of meerdere facturen tegelijk).

Alleen geschikte facturen worden toegevoegd (zie FAQ 5.1).

2.1. Vanuit de detailpagina van een factuur

Op de detailpagina van een factuur zie je de betalingsgegevens (bedrag, rekeningnummer, referentie, …).

Als de factuur geschikt is voor een betalingslijst, zie je op die pagina een blok Betalingsbestand met een knop om de factuur toe te voegen aan je actieve betalingslijst.

Toevoegen aan betalingslijst

Klik je op Toevoegen aan betalingslijst, dan komt de factuur op je actieve betalingslijst terecht.

2.2. Vanuit een documentenlijst

In lijsten zoals Te doen, Te betalen of Alle documenten kan je facturen toevoegen aan je actieve betalingslijst via het overflow‑menu.

1. Open een documentenlijst.
2. Selecteer de facturen die je wil toevoegen (één of meerdere tegelijk).
3. Gebruik het menu en kies Toevoegen aan betalingslijst .

OkiOki voegt dan alle geschikte facturen uit je selectie toe aan je actieve betalingslijst. Facturen die niet aan de voorwaarden voldoen, worden overgeslagen.

2.3. Wat betekent dit voor je opvolging?

Als je een factuur op de actieve betalingslijst zet, gaat OkiOki ervan uit dat je die factuur via een betalingsbestand zal betalen.

Voor jou betekent dat:

• je moet de factuur niet nog eens apart opvolgen in je to‑do lijst – je to‑do wordt gesnoozed tot OkiOki de bijhorende banktransactie ziet binnenkomen;
• zodra de betaling op je bankrekening verschijnt en OkiOki die herkent, wordt de factuur verder automatisch afgehandeld.

Haal je een factuur weer van de actieve betalingslijst, dan komt ze terug in de gewone opvolging terecht (zie ook FAQ 5.2).

3. Hoe werk je een betalingslijst af?

Als je actieve betalingslijst klaar is, doe je in OkiOki nog maar één stap:

1. het betalingsbestand downloaden en bij je bank opladen.

Zodra je het bestand downloadt, markeert OkiOki de betalingslijst automatisch als verwerkt.

3.1. Betalingsbestand downloaden

In de details van de actieve betalingslijst kan je het betalingsbestand downloaden.

1. Klik op de knop om het betalingsbestand te downloaden.
2. OkiOki toont een pop‑up waarin je:
   • bevestigt dat je de gegevens zal nakijken voor je ze bij de bank oplaadt;
   • de rekening kiest waarmee je wil betalen (als je meerdere rekeningen hebt).
3. Daarna wordt het betalingsbestand gedownload. Dat bestand laad je op bij je bank om de betalingen in gang te zetten.

3.2. Facturen verwijderen uit de actieve betalingslijst

Zolang een betalingslijst actief is, kan je er facturen uit verwijderen.

• In de lijst met facturen zie je per factuur een menu (drie puntjes).
• Staat de factuur op de actieve betalingslijst, dan zie je een actie zoals: Verwijderen uit betalingslijst .

Als je die actie kiest:

• wordt de factuur van de actieve betalingslijst gehaald;
• komt de factuur terug in de gewone opvolging terecht.

Bij verwerkte betalingslijsten kan je geen facturen meer verwijderen.

4. Hoe zie je of een factuur op een betalingslijst staat?

In je documentenlijsten zie je in de kolom voor de betalingsstatus een icoontje als een factuur op een actieve (nog niet verwerkte) betalingslijst staat.

Zo zie je in één oogopslag:

• welke facturen al ingepland zijn om via een betalingsbestand te betalen;
• welke facturen nog niet op een betalingslijst staan.

5. FAQ

5.1. Welke documenten kan ik aan een betalingsbestand toevoegen?

Een factuur kan alleen op een betalingslijst terechtkomen als:

• het een inkomende factuur is (uitgaande creditnota’s zijn bijvoorbeeld niet geschikt);
• de factuur nog niet betaald is en er geen betaling is ingepland;
• alle nodige betalingsgegevens aanwezig zijn:
  • naam van de tegenpartij;
  • bankrekeningnummer (IBAN) van de tegenpartij;
  • bedrag dat je moet betalen;
  • betalingsreferentie (bijvoorbeeld gestructureerde mededeling);
• de factuur nog niet op een andere betalingslijst staat.

Voldoet een factuur niet aan deze voorwaarden, dan zal de actie om ze aan de betalingslijst toe te voegen niet beschikbaar zijn.

5.2. Wat gebeurt er als je een factuur uit de betalingslijst verwijdert?

Verwijder je een factuur van de actieve betalingslijst, dan:

• wordt ze van de lijst gehaald;
• wordt ze weer gewoon opgevolgd in OkiOki, alsof je ze niet via een betalingsbestand zou betalen;
• kan je ze later opnieuw aan een (nieuwe) betalingslijst toevoegen.

Bij verwerkte betalingslijsten kan je geen facturen meer verwijderen.

5.3. Wat als de betaling bij de bank mislukt nadat de lijst als verwerkt geldt?

Zodra een betalingslijst als verwerkt geldt (automatisch na het downloaden van het bestand), gaat OkiOki ervan uit dat de bijhorende betalingen door de bank uitgevoerd worden.

Gaat er toch iets mis bij de bank (het bestand werd niet opgeladen of werd geweigerd), dan:

• wordt dat in OkiOki niet automatisch teruggedraaid;
• kan je de facturen niet meer van de verwerkte lijst halen of nog eens in een nieuwe betalingslijst opnemen;
• moeten de betrokken facturen manueel betaald worden via je bank. OkiOki zal de betalingen herkennen zodra de banktransacties binnenkomen en de facturen dan verder afhandelen.

Gebruik betalingsbestanden dus idealiter pas als je zeker weet dat je het bestand ook echt correct bij je bank zal aanbieden.

5.4. Kan je een factuur nog op een andere manier betalen als ze op een betalingslijst staat?

Zolang een betalingslijst actief is, kan je een factuur nog van de betalingslijst halen als je ze op een andere manier wil betalen.

Het is wel de bedoeling dat facturen op een betalingslijst via dat betalingsbestand betaald worden.

Betaal je een factuur toch op een andere manier (bijvoorbeeld manueel via je bank‑app):

• dan herkent OkiOki de betaling wanneer de banktransactie binnenkomt;
• maar de factuur kan nog op de actieve betalingslijst blijven staan tot de lijst verwerkt wordt of je de factuur van de lijst haalt.

Gebruik een betalingslijst daarom bij voorkeur alleen voor facturen die je ook echt via het betalingsbestand wil betalen.