Hoe andere Peppol-ID’s gebruiken per contact: kiezen bij het versturen – OkiOki

Met Peppol kan je e‑facturen elektronisch uitwisselen via een beveiligd netwerk. Op dat netwerk wordt elke organisatie geïdentificeerd met een Peppol ID (Participant ID). Zo’n Peppol ID bestaat uit een schema en een nummer, bijvoorbeeld 0208:0123456789.

In OkiOki kan je per contact een ander ID’s selecteren (GLN, BUNS, etc.) bij het versturen van een e‑factuur. Zo komt je factuur op de juiste plaats terecht, ook als je klant verschillende Peppol‑ID’s heeft (bijvoorbeeld een ondernemingsnummer én een GLN).

1. Wat is een Peppol ID (Participant ID)?

Een Peppol ID (Participant ID) is de unieke identificatie van een organisatie op het Peppol‑netwerk. Daarmee weet Peppol naar wie een factuur moet worden gestuurd.

Een Peppol ID heeft altijd de vorm schema + dubbele punt + nummer, bijvoorbeeld:

0208:0123456789 – ondernemingsnummer (KBO/BCE) in België; 0208 is het schema voor Belgische ondernemingsnummers;
0088:1234567890123 – GLN (Global Location Number); 0088 is het schema voor GLN‑nummers;
9925:BE0123456789 – Belgisch btw‑nummer (BE:VAT); 9925 is het schema voor btw‑nummers.

Eén organisatie kan meerdere Peppol‑ID’s hebben (bijvoorbeeld een ondernemingsnummer én verschillende GLN‑nummers voor verschillende locaties). In OkiOki stel je echter per contact telkens één Peppol‑ID tegelijk in: je kiest dus welk schema en nummer je voor dat contact standaard wil gebruiken.

Sommige ontvangers vragen expliciet dat je een bepaald type Peppol‑ID gebruikt (bijvoorbeeld altijd het GLN voor een bepaalde locatie of vestiging).

2. Waar beheer je de Peppol‑ID’s van een contact?

De Peppol‑ID’s beheer je in OkiOki per contact (klant of afnemer). Dat kan op twee manieren:

via de Contacten‑pagina (zie hieronder);
rechtstreeks in de invoicing flow tijdens het opmaken van een factuur (zie 2.1).

2.1. Peppol‑ID aanpassen tijdens het opmaken van een factuur

Je kan het Peppol‑ID ook tijdelijk aanpassen tijdens het opmaken van een specifieke factuur.

Klik op Factuur maken en ga naar het tweede tabblad in de invoicing builder: de stap Verzenden.
Zoek in deze stap de sectie Verzendmethoden.
Stel daar voor deze factuur het Peppol‑ID in:
- kies het schema (type) dat je klant voor deze factuur wil gebruiken (bijvoorbeeld ondernemingsnummer, GLN, btw‑nummer);
- vul het volledige Peppol‑ID in de vorm schema:nummer in (bijvoorbeeld 0088:1234567890123).
Bevestig je keuze. Deze wijziging geldt enkel voor deze factuur en wijzigt de standaardinstelling op het contact niet. Wil je het Peppol‑ID blijvend aanpassen, doe dat dan via de Contacten‑pagina (zie 2.2).

2.2. Peppol‑ID instellen op contactniveau

Je kan voor een contact uit verschillende Peppol‑schema’s kiezen (bijvoorbeeld een ondernemingsnummer‑schema 0208 of een GLN‑schema 0088), maar je kan er in OkiOki slechts één tegelijk instellen als standaard. Als je overschakelt naar een ander schema of nummer, vervang je dus het vorige Peppol‑ID.

Ga naar Contacten en open het gewenste contact.
Zoek de sectie Verzendmethoden.
Stel daar het Peppol‑ID in:
- kies het schema (type) dat je klant gebruikt (bijvoorbeeld ondernemingsnummer, GLN, btw‑nummer);
- selecteer het Peppol-ID dat u wenst te gebruiken voor dit contact en vul het deelnemers-ID in. Het deelnemers-ID is afhankelijk van welk Peppol-ID u geselecteerd heeft.
Sla het contact op. Dit wordt de standaard‑Peppol‑ID voor dit contact.

5. FAQ

5.1. Wanneer heb ik meerdere of andere Peppol‑ID’s nodig?

Meestal volstaat één Peppol‑ID (bijvoorbeeld het ondernemingsnummer of btw‑nummer), maar andere ID’s kunnen nodig zijn als:

je klant verschillende vestigingen of entiteiten heeft (elk met een eigen GLN);
een organisatie een specifiek schema vereist (bijv. altijd GLN/0088).

In OkiOki betekent dit dat je voor dat contact eventueel naar een ander schema en Peppol‑ID moet overschakelen (door de standaard aan te passen op het contact) of dat je het ID voor een specifieke factuur tijdelijk overschrijft in de verzendstap.

5.2. Wat als ik het verkeerde ID kies?

Als je een verkeerd Peppol‑ID gebruikt, kan het gebeuren dat:

de factuur bij de verkeerde entiteit of vestiging van je klant terechtkomt; of
de factuur door de ontvanger procesmatig wordt geweigerd (bijvoorbeeld omdat men een ander type ID verwacht).

In dat geval corrigeer je het Peppol‑ID bij het contact (en eventueel in de verzendstap) en verstuur je de factuur opnieuw via Peppol, volgens de afspraken met je klant. Sommige klanten willen bijvoorbeeld ook een creditnota + een nieuwe factuur; volg daar de boekhoudregels van je kantoor of klant.

5.3. Waar vind ik het juiste GLN of andere Peppol‑ID van mijn klant?

Dat verschilt per organisatie. Mogelijke bronnen zijn:

de facturatie‑instructies of onboarding‑mail van je klant;
de website of het leveranciersportaal van je klant;
je contactpersoon bij de klant (vraag expliciet naar hun Peppol ID (Participant ID) of GLN, enz.).

5.4. Kan ik achteraf een Peppol‑ID wijzigen of verwijderen?

Ja. In de contactdetails kan je een bestaand Peppol‑ID:

bewerken (bijvoorbeeld een fout nummer corrigeren);
je kan nu ook Peppol ID 0208: overschrijven door Peppol ID 9925:;
verwijderen als het niet langer gebruikt mag worden. Voor B2B‑klanten valt OkiOki dan automatisch terug op het schema 0208 met het ondernemingsnummer van de klant (voor zover dat beschikbaar is).

5.5. Wat gebeurt er als een contact géén Peppol‑ID heeft?

Uiteindelijk moet een e‑factuur op Peppol altijd naar een Peppol ID (Participant ID) worden gerouteerd. In de praktijk:

kan OkiOki een ontvanger vaak terugvinden op basis van ondernemingsnummer of btw‑nummer als die op Peppol geregistreerd is;
vraagt je klant expliciet om een bepaald ID (bijvoorbeeld een GLN)? Voeg dat dan best expliciet toe bij het contact, voor je de factuur verstuurt.

Twijfel je welk Peppol‑ID je moet gebruiken? Vraag dit na bij je klant of hun boekhouding.