OkiOki integreert met Horus via het verzenden van UBL en CODA+ bestanden naar de gemonitorde folders van Horus op de fileserver. Alle documenten (aankopen, verkopen, diversen, coda) komen dan ook samen in 1 folder. Horus herkent zelf het type document en verzorgt de verdere opsplitsing.
💡 Lees hier meer over het opzetten van gemonitorde folders in Horus.
OkiOki kan ook alle bestanden afleveren via mail aan de gemonitorde Horus emailadressen (Voorbeeld: bedrijf.accountantskantoor@myhorus.org) maar de meeste accountants verkiezen een integratie via de fileserver. Dit is voor accountants ook de goedkoopste oplossing. Het gebruik van gemonitorde folders zit nl. standaard in Horus terwijl je voor gemonitorde emailadressen een betaald Falco-abonnement moet hebben
Het gebruik van Falco is overbodig als je Horus combineert met OkiOki.
Het team van OkiOki verzorgt hiervoor de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via support@okioki.be.
Configuratie documentoverdracht in OkiOki
Op kantoor-niveau
UBL bestanden
Voor integratie met de gemonitorde folders in Horus configureren we een overdracht via OkiOkiSync. In het veld "Hoofdmap" geef je het pad aan waar de klantendossiers op de server staan.
Codabestanden
Onze CODA+ codabestanden verzenden we ook naar de gemonitorde folders via dezelfde OkiOkiSync koppeling. Deze kunnen in dezelfde folder staan als de UBL bestanden. Maar we kunnen ze ook naar een aparte folder op de fileserver verzenden, zoals te zien in bovenstaande screenshot. (D:\DATAS\OKIOKI\0_CODAS). Daarvoor kan je in elk dossier dan een 2de gemonitorde folder configureren.
Voor Horus vink je de optie "Splits coda-bestanden niet uit in submappen per jaar en IBAN" aan. Zie het in het blauw gemarkeerde veld in bovenstaande screenshot.
Tijdstip van verzending
In OkiOki beschik je over 6 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren.
Voor de codabestanden zijn er 2 opties voor tijdstip van verzending. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.
Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen.
Op dossier-niveau
Bestandsoverdracht UBL bestanden
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'OkiOkiSync'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste UBL bestand verzendt.
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.
Bestandsoverdracht CODA+ coda-bestanden
Per bankrekening of kredietkaart selecteer je ook de overdrachts-methode 'OkiOkiSync'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je ook hier een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste UBL bestand verzendt.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
FAQ's
Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Horus?
Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Horus.
Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Horus toch doorsturen?
Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Horus zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Horus.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.