OkiOki integreert met Octopus via het verzenden van UBL bestanden via e-mail naar de UID emailadressen van Octopus. Octopus beschikt zelf over en mooi coda-aanbod maar gezien sommige banken en ook kredietkaarten bij hen ontbreken, kan je deze altijd optioneel via OkiOki verkrijgen. CODA+ bestanden versturen we naar een server via onze OkiOkiSync applicatie of naar je PC via een Onedrive of Dropbox koppeling.
Het team van OkiOki verzorgt hiervoor de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via support@okioki.be.
Configuratie documentoverdracht in OkiOki
Op kantoor-niveau
UBL bestanden
Voor Octopus configureren we een overdracht via e-mail.
Codabestanden
Onze CODA+ codabestanden verzenden we naar je server via onze OkiOkiSync applicatie of naar je PC via een Onedrive of Dropbox koppeling.
OkiOkiSync
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'OkiOkiSync'.
In het veld "CODA-hoofdmap" geef je het pad aan waar je wil dat de codabestanden op je server komen te staan.
Je kan ervoor kiezen om de optie "Splits coda-bestanden niet uit in submappen per jaar en IBAN" (gemarkeerd in blauw) aan of uit te vinken.
Onedrive of Dropbox
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'Cloudopslag'.
Je hebt daarbij de volgende opties: Onedrive, Dopbox, zDropbox Business
In het veld "CODA-hoofdmap" geef je het pad aan waar je wil dat de codabestanden op je server komen te staan.
Je kan ervoor kiezen om de optie "Splits coda-bestanden niet uit in submappen per jaar en IBAN" (gemarkeerd in blauw) aan of uit te vinken.
Tijdstip van verzending
In OkiOki beschik je over 6 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren.
Voor de codabestanden zijn er 2 opties voor tijdstip van verzending. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.
Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen.
Op dossier-niveau
Bestandsoverdracht UBL bestanden
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'E-mail'.
Vervolgens vul je voor iedere type document het overeenkomstige UID e-mailadres in. Als je maar 1 UID e-mailadres hebt voor alle documentstypes tesamen, dan vink je aan "Gebruik hetzelfde adres voor alle documenten".
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.
Bestandsoverdracht CODA+ coda-bestanden
Per bankrekening of kredietkaart selecteer je de overdrachts-methode 'OkiOkiSync' of 'Cloudopslag'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je ook een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste UBL bestand verzendt.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
FAQ's
Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Octopus?
Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Octopus.
Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Octopus toch doorsturen?
Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Octopus zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Octopus.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.