OkiOki integreert met Sage BOB 50 via het verzenden van UBL en CODA+ bestanden naar de fileserver van de accountant via onze OkiOkiSync applicatie. De UBL bestanden verdelen we automatisch onder in mappen 'Aankopen', 'Verkopen' en 'Diversen' die we vervolgens als gemonitorde mappen in BOB-demat instellen. Codabestanden gaan dus ook naar de fileserver en verwerk je via de bankmodule in BOB.
💡 Lees hier meer over het opzetten van gemonitorde folders in BOB-demat.
BOB-demat is minimaal noodzakelijk om UBL bestanden te kunnen uitlezen in BOB 50.
Indien je als accountant niet over een fileserver beschikt dan kunnen we alle bestanden ook via een cloudopslagfolder (Onedrive of Dropbox) lokaal op je PC zetten.
Het team van OkiOki verzorgt de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via support@okioki.be.
Configuratie documentoverdracht in OkiOki
Op kantoor-niveau
UBL bestanden
Voor integratie met de gemonitorde folders in BOB 50 configureren we een overdracht via OkiOkiSync.
In het veld "Hoofdmap" geef je bij voorkeur het pad aan waar vandaag de klantendossiers reeds op de server staan. Meestal is dat een map "data" of "BOBscan" maar dat kan om het even map zijn op de server. Per dossier geef je immers aan waar de gemonitorde mappen staan voor dit dossier.
Codabestanden
Onze CODA+ codabestanden verzenden we ook naar een gemonitorde folders via dezelfde OkiOkiSync koppeling. In het veld "CODA-hoofdmap" geef je de hoofdmap aan waar we alle coda's per dossier in onderbrengen. Je kan hier bv. ook de Codabox map opgeven als je reeds gebruikt maakt van codabestanden van Codabox.
Voor BOB50 vink je de optie "Splits coda-bestanden niet uit in submappen per jaar en IBAN" aan. Zie het in het blauw gemarkeerde veld in bovenstaande screenshot. Dit heeft als voordeel dat je niet ieder jaar de overeenkomstige gemonitorde map moet aanpassen in het dossier.
Tijdstip van verzending
In OkiOki beschik je over 6 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren.
Voor de codabestanden zijn er 2 opties voor tijdstip van verzending. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.
Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen.
📖 Meer info over de timing van de bestandsoverdracht vind je in onze startersgids voor accountants.
Op dossier-niveau
Bestandsoverdracht UBL bestanden
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'OkiOkiSync'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste UBL bestand verzendt.
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.
Bestandsoverdracht CODA+
Per bankrekening of kredietkaart selecteer je ook de overdrachts-methode 'OkiOkiSync'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je ook hier een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste CODA+ bestand verzendt.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
Configuratie documentoverdracht in BOB 50
Hoe gemonitorde mappen voor UBL bestanden in BOB-demat configureren?
Open het klanten dossier in BOB-demat.
Ga naar Acties > Opties
Het Opties scherm verschijnt.
In dit scherm ga je de gemonitorde folders configureren.
- Klik op het plus-icoon onderaan het scherm.
- Vervolgens vul je de volgende velden in:
- Toepassingsveld > Selecteer "Huidig dossier"
- Documenttype > Selecteer 'Aankoop', 'Verkoop' of 'Ander'
- Journaal > Selecteer 'Aankoop', 'Verkoop' of 'Divers'
- Map > Klik op de drie puntjes (...) en selecteer de map waar de documenten staan. Configureer je de map voor de aankoopdocumenten, selecteer dan nu de locatie van de OkiOki map met de aankoopdocumenten.
- Klik nu op de bewaar-knop onderaan het scherm.
- Doe deze handelingen voor zowel de aankopen, verkopen als diversen.
Hoe gemonitorde mappen voor CODA+ bestanden in BOB 50 configureren?
Ga naar het financieel dagboek van het dossier waarvoor je de map wil configureren.
- Onder 'Rekeninguittrekselbestanden' en 'Transferdirectory‘ klik je op de 3 puntjes (...) en selecteer je de map waar de CODA+ bestanden voor dit dagboek staan.
- Klik op het “Bewaren“ icoon onderaan het scherm.
FAQ's
Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar BOB 50?
Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar BOB 50.
Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar BOB 50 toch doorsturen?
Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar BOB 50 zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar BOB 50.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.