OkiOki integreert met Winbooks via het verzenden van UBL en CODA+ bestanden naar de fileserver van de accountant via onze OkiOkiSync applicatie. De UBL bestanden verdelen we automatisch onder in mappen 'Aankopen', 'Verkopen' en 'Diversen' die we vervolgens als gemonitorde mappen in Winbooks Virtual Invoice instellen. Codabestanden gaan dus ook naar de fileserver en verwerk je via het financieel dagboek in Winbooks.
💡 Lees hier meer over het opzetten van gemonitorde mappen in Virtual Invoice.
Winbooks Connect en de OCR ('cartouches') van Winbooks zijn niet meer nodig als je OkiOki combineert met Winbooks en Virtual Invoice.
Indien je als accountant niet over een fileserver beschikt dan kunnen we alle bestanden ook via een cloudopslagfolder (Onedrive of Dropbox) lokaal op je PC zetten.
Het team van OkiOki verzorgt de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via support@okioki.be.
Configuratie documentoverdracht in OkiOki
Op kantoor-niveau
UBL bestanden
Voor integratie met de gemonitorde mappen in Virtual Invoice configureren we een overdracht via OkiOkiSync.
In het veld "Hoofdmap" geef je het pad aan waar je de UBL bestanden wil zien toekomen. Bij voorkeur is dat de map waar vandaag de klantendossiers reeds op de server staan
Codabestanden
Onze CODA+ codabestanden verzenden we ook naar de fileserver via dezelfde OkiOkiSync koppeling. In het veld "CODA-hoofdmap" geef je de hoofdmap aan waar we alle coda's per dossier in onderbrengen. Je kan hier bv. ook de Codabox map opgeven als je reeds gebruikt maakt van codabestanden van Codabox.
Tijdstip van verzending
In OkiOki beschik je over 6 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren.
Voor de codabestanden zijn er 2 opties voor tijdstip van verzending. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.
Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen.
Op dossier-niveau
Bestandsoverdracht UBL bestanden
Je kiest voor de overdrachtsmethode 'OkiOkiSync'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste UBL bestand verzendt.
Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen
Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.
Bestandsoverdracht CODA+
Per bankrekening of kredietkaart selecteer je ook de overdrachts-methode 'OkiOkiSync'.
In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je ook hier een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste CODA+ bestand verzendt.
Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.
Configuratie documentoverdracht in Virtual Invoice
Om in Virtual Invoice toegang te hebben tot de UBL bestanden van OkiOki op je fileserver ga je als volgt te werk.
Klik in de weergave 'Dossiers' op het potlood-icoontje.
Je krijgt toegang tot de eigenschappen van het dossier.
Klik hier op 'Gevorderd'.
In het scherm met de gevorderde eigenschappen staat nu het tabblad 'Mappen' open.
Hierin vind je de map 'Ready' met daarachter het pad waarnaar deze map verwijst. Klik op de drie puntjes (...) en selecteer de OkiOki map van dit dossier op de fileserver.
Klik op 'Oplaan' en vervolgens nogmaals op 'Opslaan'.
Klik nu op het 'Vernieuwen' icoontje.
Je zal nu zien dat er onder de map READY de OkiOki mappen 'Aankopen', 'Verkopen' (en 'Diversen') verschijnen.
Als je zo'n map aanklikt zal je in de lijst met documenten de UBL documenten van OkiOki zien staan. Ieder document kan je nu verwerken. In de PDF preview van de factuur zie je ook ineens de groene balk met de OkiOki metadata die je extra helpt met het verwerken van het document.
FAQ's
Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Winbooks?
Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Winbooks.
Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Winbooks toch doorsturen?
Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Winbooks zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Winbooks.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.