Hoe integreert OkiOki met Wings?

De integratie met Wings is afhankelijk van welke versie van Wings je gebruikt.

• Wings op je eigen server (of PC): OkiOki integreert via het verzenden van UBL en CODA+ bestanden naar de fileserver via onze OkiOkiSync applicatie. De UBL bestanden verdelen we automatisch onder in mappen 'Aankopen', 'Verkopen' en 'Diversen'.
• Wings Cloud: OkiOki integreert via het verzenden van UBL bestanden naar de Wings Cloud emailadressen. CODA+ bestanden verzenden we naar een fileserver via onze OkiOkiSync applicatie.

Indien je als accountant niet over een fileserver beschikt dan kunnen we alle bestanden ook via een cloudopslagfolder (Onedrive of Dropbox) lokaal op je PC zetten.

Het team van OkiOki verzorgt de volledige configuratie via het persoonlijke OkiOki portaal voor de accountant. Heb je dus als accountant nog geen toegang tot je OkiOki portaal, geef ons dan een seintje via support@okioki.be.

1. Configuratie bestandsoverdracht in OkiOki
   1. Op kantoor-niveau
   2. Op dossier-niveau
2. FAQ's

Configuratie documentoverdracht in OkiOki

Op kantoor-niveau

UBL bestanden

Wings op je eigen server (of PC) via OkiOkiSync

In het veld "Hoofdmap" geef je het pad aan waar je de UBL bestanden wil zien toekomen. Bij voorkeur is dat de map waar vandaag de klantendossiers reeds op de server staan 

Wings Cloud via email

Het enige wat je hier moet doen, is aangeven dat het doelpakket Wings is.

Codabestanden

Onze CODA+ codabestanden verzenden we ook naar de fileserver via dezelfde OkiOkiSync koppeling. In het veld "CODA-hoofdmap" geef je de hoofdmap aan waar we alle coda's per dossier in onderbrengen. Je kan hier bv. ook de Codabox map opgeven als je reeds gebruikt maakt van codabestanden van Codabox.

Tijdstip van verzending

In OkiOki beschik je over 6 verschillende opties voor het tijdstip van verzending van de UBL documenten. Op kantoorniveau stel je de standaardoptie in voor al je dossiers. Maar per dossier kan je nog steeds een andere optie selecteren. 

Voor de codabestanden zijn er 2 opties voor tijdstip van verzending. Ook hier kan je op dossier-niveau een andere timing instellen.

Tijdens de opstartfase licht het OkiOki team je deze opties nog even toe en aan de hand van jouw noden beslissen we dan welke timing we als standaard instellen. 

📖 Meer info over de timing van de bestandsoverdracht vind je in onze startersgids voor accountants.

Op dossier-niveau

Bestandsoverdracht UBL bestanden

Wings op je eigen server (of PC) via OkiOkiSync

Je kiest voor de overdrachtsmethode 'OkiOkiSync'.

In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste UBL bestand verzendt.

Wings Cloud via email

Je kiest voor de overdrachtsmethode 'Email'.

Vervolgens vul je de bestemmingsemailadressen in voor de verschillende type documenten. Voor aankopen is er een emailadres dat begint met 'a' en voorverkopen met 'v'. Voor de diverse documenten gebruik je best ook het aankopen emailadres.

Toewijzing van grootboekrekening(en) voor verkoopfacturen

Indien je klant verkoopfacturen opmaakt met OkiOki dan kan je aangeven op welke grootboekrekeningen je de 'verkopen' boekt. Je kan meerdere grootboekrekeningen toevoegen (bv ook eentje voor kortingen). Bij het opmaken van de UBL zullen we dan per lijn op de verkoopfactuur de gekozen grootboekrekening meegeven.

Bestandsoverdracht CODA+

Per bankrekening of kredietkaart selecteer je ook de overdrachts-methode 'OkiOkiSync'.

In het veld "Submap (folder) van dit bedrijf" zet je ook hier een naam die verwijst naar de naam van het dossier. Dit kan een bestaande folder zijn. Indien de folder nog niet bestaat zal OkiOki deze automatisch aanmaken op het moment dat ze het eerste CODA+ bestand verzendt.

Op dossier-niveau kan je de timing voor de overdracht laten afwijken van de standaard instelling.

📖  Alle gedetailleerde info over onze CODA+ coda-bestanden en de configuratie ervan op dossier-niveau vind je in onze startersgids.

FAQ's

Kan ik documenten opnieuw doorsturen naar Wings?

Ja. Via je OkiOki portaal kan je het betreffende document in het betreffende dossier raadplegen. Hier kan je indien gewenst de OCR data aanpassen en het document manueel opnieuw verzenden naar Wings.

Kan ik aan het einde van het kwartaal documenten die nog niet zijn doorgestuurd naar Wings toch doorsturen?

Ja. Via de lijst 'Documenten > Niet bij je accountant' zie je alle documenten in OkiOki die nog niet naar Wings zijn gestuurd. Deze kan je nu in bulk verzenden naar Wings.