Regelmatig weerkerende transacties automatisch laten afwerken door OkiOki

Wanneer je meerdere transacties hebt, waarvoor je slechts één keer een document hebt ontvangen (bv. een verzekeringscontract, een lening...) dan kan je door middel van een automatiseringsregel instellen dat OkiOki die transacties automatisch 'verwerkt'.

In de video hieronder zie je hoe er twee transacties met zelfde tegenpartij en bedrag zijn, die de maandelijkse betaling weergeven van een verzekeringscontract.

Door middel van de automatiseringsregel kan je die automatisch aan elkaar én aan het betreffende document laten koppelen voor de voorbije maanden, maar ook voor de komende maanden.

Zolang de transactie voldoet aan de criteria die jij opgeeft, wordt deze automatisch afgehandeld.

Transacties automatiseren

Om een automatiseringsregel voor terugkerende transacties in te stellen, volg je de volgende stappen:

1. Ga naar de transactie op je to-do lijst die je wilt automatiseren.
2. Klik erop.
3. Klik op de cirkel met pijltjes in de rechter bovenhoek van de transactie.
4. Kies "Automatiseer transacties".
5. Nu kan je verschillende criteria gebruiken waarmee OkiOki weerkerende transacties kan herkennen.
6. Klik op "Volgende". Nu zie je alle transacties die overeenkomen met de opgegeven criteria.
7. Klik op "Ok".
8. Nu kan je een document toevoegen voor alle weerkerende transacties. Klik op "Doc in OkiOki zoeken" en selecteer het bijhorende document. Klik op "Koppelen".
9. Als je automatiseringsregel is ingesteld klik je op "Klaar!"

Op deze manier worden ook alle toekomstige transacties die voldoen aan de ingestelde criteria automatisch uit je to do lijst gehouden.

Welke criteria kan ik gebruiken? 

• Tegenpartij: hier kan je de exacte naam van de tegenpartij ingeven ("gelijk aan"), maar je kan ook een deel van de naam van de tegenpartij ingeven ("bevat") of kiezen voor een leeg veld bij de tegenpartij ("is leeg"). 
• Bankrekeningnummer tegenpartij: Hier kan je het rekeningnummer ingeven van de tegenpartij waarvan je wilt dat de transacties geautomatiseerd worden.
• Bedrag: Hier kan je instellen dat transacties met een specifiek bedrag geautomatiseerd moeten worden ("gelijk aan"), maar je kan ook aangeven dat het bedrag zich ergens tussen bedrag X en bedrag Y moet bevinden ("tussen"). 
• Omschrijving: Hier kan je opnieuw de exacte omschrijving ingeven als criteria voor automatisatie ("gelijk aan"), of je kan een deel van de omschrijving dat steeds terugkomt opgeven ("bevat") of je kan aangeven dat de omschrijving leeg moet zijn ("is leeg"). 
• Mededeling: Hier heb je opnieuw dezelfde 3 opties: of je geeft de exact mededeling in ("gelijk aan"), of je geeft een deel van de mededeling ("bevat") of je geeft aan dat dit veld leeg moet zijn ("is leeg").

Alle ingestelde automatiseringsregels vind je terug in het menu onder 'Je account'. Daar kan je iedere regel aanpassen en het resultaat van de geautomatiseerde boeking bekijken.

Als je in je takenlijstje trouwens aangeeft dat je voor een bepaalde transactie geen document hebt, dan zal OkiOki je vragen of je hiervoor een automatiseringsregel wil aanmaken.

Bij de start van OkiOki is het dan ook handig om even zoveel mogelijk transacties te automatiseren. Daarmee werk je ineens meerdere taakjes tegelijk weg en zorg je ervoor dat OkiOki deze transacties in de toekomst automatisch zal verwerken. En zo houd je opnieuw je takenlijstje kort.