Lorsque vous utilisez des services de paiement tels que Stripe, Mollie, Worldline, ..., faire correspondre les factures individuelles avec les transactions que vous recevez sur votre compte n'est pas simple.
Pourquoi?
En raison du fonctionnement du service de paiement :
- le paiement par le service de paiement est regroupé par jour ou par mode de paiement
- le service de paiement règle automatiquement un montant de frais correspondant au montant payé
- le service de paiement n'envoie une facture avec les frais qu'une fois par mois
Par conséquent, les factures individuelles que vous envoyez en tant qu'entrepreneur ne peuvent pas être liées dans OkiOki.
Comment gérer au mieux cela dans OkiOki ?
Le lien entre les documents et les transactions étant très difficile à faire, il est préférable de traiter les documents et les transactions séparément.
Transactions
Étant donné que les services de paiement facturent leurs frais, il est difficile de lier les transactions aux factures individuellement. C'est pourquoi nous avons prévu la possibilité de ne pas inclure les transactions dans votre liste de tâches. Vous pouvez régler cela dans les paramètres (voir menu > votre compte > paramètres), sous option : Voulez-vous qu'OkiOki suive les transactions sans document ? Si vous choisissez l'option : « Oui, sauf pour les transactions au point de vente », les transactions de votre prestataire de paiement n'apparaîtront pas sur la liste des tâches.
Une solution alternative : vous pouvez automatiser toutes les transactions d'un fournisseur spécifique. Il s’agit cependant d’une solution plus lourde.
Cf. Faire traiter automatiquement les transactions régulièrement récurrentes par OkiOki
En conséquence, les transactions ne feront certainement plus partie de votre liste de choses à faire.
Documents: Comment les intégrer dans OkiOki ?
Faites-les vous envoyer par e-mail (vers la boîte aux lettres liée) ou, si le fournisseur de paiement le permet, envoyez-les en copie à votre adresse e-mail OkiOki lorsqu'ils sont envoyés au client. Si aucun des deux ne fonctionne, vous devrez les ajouter manuellement. Vous pouvez les télécharger via le bouton : Ajouter un document ou vous pouvez les envoyer en pièce jointe à votre adresse e-mail OkiOki.
Comment les traiter et s'assurer qu'ils sont marqués « Finalisée ».
Pour traiter les documents, il est préférable de sélectionner les documents concernés dans votre liste une fois par jour/semaine/mois, en fonction du volume : "Tous les documents", via la multi-sélection (coche jaune pour chaque document) puis via dans le menu à débordement (à côté de la barre de recherche) choisissez de lui attribuer une balise (par exemple Stripe revenue) et sélectionnez également dans la boîte de dialogue de marquer le document comme terminé, le mettant ainsi sur "Finaliser" ( cf. capture d'écran).
Cela les marquera tous et les définira sur « Finalisé », ce qui signifie qu'ils ne figureront plus sur votre liste de tâches et seront envoyés à votre comptable pour le traitement comptable.
Comment concilier les transactions avec les documents ?
Dans la liste de tous les documents ou de toutes les transactions, vous pouvez sélectionner un mois précis (filtre) et rechercher un fournisseur (votre prestataire de paiement). Comparez les totaux des deux sélections (qui se trouvent en haut de chaque liste)
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