Restaurer des documents supprimés depuis la corbeille

Avez-vous accidentellement supprimé un document ? Tant qu'il se trouve dans la corbeille (Recycle Bin), vous pouvez facilement le restaurer. Dans cet article, vous apprendrez :

• quels documents vous pouvez ou ne pouvez pas restaurer

• comment trouver la corbeille

• ce qui se passe exactement avec le document et les éventuelles écritures

1. Qu'est-ce que la corbeille dans OkiOki ?

La corbeille est une page distincte où vous pouvez retrouver les documents supprimés et, lorsque cela est autorisé, les restaurer.

Important :

• La corbeille affiche uniquement les documents qui :

  • ont été ajoutés par vous (téléchargement manuel, e‑mail, stockage, …) et

  • ont été supprimés par vous, et

  • ont été supprimés au cours des 30 derniers jours.

• La corbeille ne montre pas :

  • les duplicata durs

  • les documents originaux que vous avez vous-même divisés (seuls les documents finaux divisés restent pertinents)

2. Quels documents ne puis-je pas restaurer ?

Vous pouvez restaurer la plupart des documents supprimés, mais il existe quelques exceptions.

Les documents suivants n'apparaissent pas dans la corbeille ou ne peuvent pas être restaurés :

• Relevés bancaires (y compris les relevés de carte de crédit)

• Brouillons de documents (par exemple factures brouillon, notes de crédit brouillon, devis brouillon)

• Documents finalisés (par ex. factures de vente envoyées, notes de crédit envoyées, devis envoyés)

• Duplicata durs (documents en double que OkiOki marque en interne comme duplicata)

Lorsque vous supprimez de tels documents, ils sont supprimés définitivement et vous ne pouvez pas les restaurer via la corbeille.

3. Comment ouvrir la corbeille ?

Vous trouvez la corbeille via la section Documents :

1. Allez dans Documents dans le menu principal.

2. Dans la sous-navigation, vous voyez “Recycle bin” / “Corbeille” comme dernier élément, avec une icône de corbeille.

3. Cliquez sur Recycle bin / Corbeille pour ouvrir la page de vue d'ensemble des documents supprimés.

Sur cette page :

• Vous voyez par défaut les documents supprimés, triés du plus récemment supprimé en haut.

• Vous pouvez basculer entre la vue liste et la vue grille.

4. Comment restaurer un document ?

Vous pouvez restaurer un document de deux manières :

4.1. Restaurer depuis la liste de la corbeille

1. Ouvrez la corbeille / Recycle Bin.

2. Trouvez le document que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez utiliser les filtres existants :

   • tri & regroupement

   • filtre par montant

   • filtre par dates

   • filtre par type de document

   • source (e‑mail, téléchargement, stockage, …)

3. Ouvrez le menu overflow (…) du document.

4. Choisissez “Restore” / “Restaurer”.

Si le document peut être restauré (donc pas un relevé bancaire, un brouillon ou un document finalisé), il sera :

• remis dans votre vue normale des documents

• retraité par OkiOki (voir section 6)

4.2. Restaurer depuis la page de détail d’un document supprimé

1. Cliquez sur un document dans la corbeille pour ouvrir la page de détail.

2. Sur cette page :

   • vous voyez le scan du document

   • les données sont en lecture seule ; la colonne de détails à droite n’est pas affichée

   • seule l’action “Restaurer” est disponible (si la restauration est autorisée)

3. Cliquez sur “Restaurer” pour remettre le document.

5. Combien de temps un document reste-t-il dans la corbeille ?

• La corbeille affiche tous les documents supprimés au cours des 30 derniers jours.

• Après cette période, le document disparaît de la corbeille et vous ne pouvez plus le restaurer.

Si vous souhaitez conserver un document, restaurez-le à temps.

6. Que se passe-t-il techniquement lors de la restauration ?

Lorsque vous restaurez un document depuis la corbeille :

• Le scan est retraité comme s’il s’agissait d’un nouveau document.

• Toutes les données extraites auparavant (comme les montants reconnus, TVA, contrepartie, …) sont dissociées et redéterminées.

Cela garantit que :

• les anciennes reconnaissances, éventuellement erronées, ne persistent pas

• le document s’intègre à nouveau proprement dans les flux normaux d’OkiOki (liste des tâches, écritures, …)

7. Qu’en est-il des écritures et des documents déjà envoyés au comptable ?

• Si vous supprimez un document lié à une écriture, cette écriture est marquée comme “incomplète”.

• Si vous restaurez le document :

  • le document est retraité

  • le système tient compte de la logique existante concernant les écritures et les liens

Les documents déjà transmis à votre comptable peuvent également (s’ils ne sont pas finalisés) se retrouver dans la corbeille et être restaurés, avec les mêmes restrictions que ci-dessus.

8. Aucun résultat trouvé ? Vérifiez la corbeille

Lorsque vous effectuez une recherche dans la vue des documents et qu’aucun résultat n’est trouvé, OkiOki affiche un message du type :

“Oups, il semble que votre recherche n’ait donné aucun résultat…
Vérifiez dans votre corbeille si le document que vous cherchez n’a pas été supprimé.”

C’est un indice supplémentaire pour vérifier d’abord la corbeille avant de re-télécharger le document.