OkiOki s'intègre à Winauditor en envoyant des fichiers UBL aux adresses email de Winauditor et en délivrant au comptable des fichiers CODA+ sur le serveur. Pour cela, l'équipe d'OkiOki s'occupe de la configuration complète via le portail personnel d'OkiOki pour le comptable. Si vous êtes comptable et que vous n'avez pas encore accès à votre portail OkiOki, contactez-nous par hello@okioki.be.

1. Principes généraux
2. Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki
   1. Au niveau de la fiduciaire
   2. Au niveau des dossiers
3. Traitement des documents dans Winauditor
   1. Configuration générale
   2. Configuration par dossier
   3. Traiter les fichiers
4. FAQ

Principes généraux

Fichiers UBL vers Winauditor

Les fichiers UBL sont envoyés par OkiOki aux adresses électroniques uniques de chaque dossier.

Ces fichiers UBL entrent ensuite dans le bon journal pour le traitement. Winauditor vous indique également combien de documents sont prêts à être traités.

Il est préférable de laisser l'équipe de Winauditor définir une "règle de numérisation" par dossier. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans "Configuration par dossier > Fichiers UBL".

 

Fichiers CODA+ vers Winauditor

OkiOki envoie tous les fichiers coda sur votre serveur. Vous pouvez les importer dans le journal financier pour les traiter.

Pour les comptes courants, vous créez un journal financier avec l'IBAN du compte courant.

Pour les cartes de crédit, OkiOki génère d'abord un IBAN unique. Avec cet IBAN, vous créez également un journal financier. Sur ce journal, vous importez les fichiers coda mensuels (1 fichier coda par relevé mensuel).

 

Configuration du transfert de fichiers dans OkiOki

Au niveau de la fiduciaire

Méthode de transfert de fichiers

Pour Winauditor, utiliser une méthode en fonction du type de document :

 

Pour les fichiers UBL

Pour cela, vous configurez le transfert par e-mail.

Sélectionnez "Winauditor" comme logiciel comptable de destination.

Pour les fichiers coda

OkiOki se charge de cette configuration en collaboration avec votre partenaire informatique. Vous n'avez donc pas à vous en préoccuper. De préférence, ce transfert se fait via :

• OkiOkiSync, une application que nous installons sur le serveur. C'est la méthode généralement préférée par vos partenaires informatiques eux-mêmes, car c'est généralement la méthode la plus sûre et la moins exigeante en termes de maintenance.

Les autres méthodes de transfert pour Winauditor sont les suivantes :

• SFTP/FTPS : SFTP (SSH File Transfer Protocol) et FTPS (File Transfer Protocol SSL) sont des méthodes classiques d'échange de fichiers entre ordinateurs. Toutes deux disposent d'une forme de cryptage (via SSH ou SSL).
• Stockage cloud OneDrive : OkiOki peut se connecter à votre compte OneDrive personnel (et non professionnel). Nous utilisons généralement cette méthode si les documents doivent finir sur le PC du comptable et non sur un serveur de fichiers central.

📖 Vous trouverez plus d'informations sur les méthodes de transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour les comptables.

 

Délai de transfert des fichiers

Dans OkiOki, vous disposez de 5 options différentes pour l'envoi des documents UBL. Au niveau du bureau, vous définissez l'option par défaut pour tous vos fichiers. Mais vous pouvez toujours sélectionner une option différente pour chaque fichier. Les 5 options sont les suivantes

1. Immédiatement
2. Dès que possible
3. Après un délai de x jours
4. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par l'utilisateur
5. Uniquement lorsque le détail de l'opération est finalisé par OkiOki ou l'utilisateur

Pour les fichiers coda, il y a 2 options. Là encore, vous pouvez définir un délai différent au niveau du fichier.

1. Aussitôt vérifié
2. Une fois vérifiées et toutes les transactions sur le relevé sont finalisées par OkiOki ou l'utilisateur

Pendant la phase de démarrage, l'équipe d'OkiOki vous expliquera brièvement ces options et, en fonction de vos besoins, nous déciderons alors du timing à définir par défaut.

📖 Vous trouverez plus d'informations sur les délais de transfert de fichiers dans notre guide de démarrage pour les comptables.

 

Au niveau des dossiers

Transfert de fichiers UBL

Paramètres généraux

Vous choisissez la méthode de transfert "E-mail".

Vous introduisez ensuite l'adresse électronique unique correspondant à ce fichier par type de document (achats, ventes, divers).

Où placer les relevés de cartes de crédit ?

Vous décidez si vous souhaitez recevoir les extraits de carte de crédit avec les achats ou avec les documents divers.

Attribution des comptes du grand livre pour les factures de vente

Si votre client crée des factures de vente avec OkiOki, vous pouvez spécifier les comptes du grand livre dans lesquels vous comptabilisez les "ventes". Vous pouvez ajouter plusieurs comptes de grand livre (par exemple, un compte pour les remises). Lors de la préparation de l'UBL, nous inclurons alors le compte général choisi par ligne sur la facture de vente.

 

Transfert de fichiers Fichiers CODA+ coda

Par compte bancaire ou carte de crédit, vous sélectionnez la méthode de transfert préconfigurée.

Vous indiquez ensuite le nom du dossier (généralement le numéro de fichier) pour les fichiers coda.

Au niveau du fichier, vous pouvez modifier le moment du transfert par rapport au réglage par défaut.

📖 Toutes les informations détaillées sur nos fichiers coda CODA+ et leur configuration au niveau du fichier peuvent être trouvées dans notre Guide de démarrage.

 

Traitement des documents dans Winauditor

Vous ne traitez pas encore les fichiers UBL ou coda dans Winauditor ? Ne vous inquiétez pas, nous vous montrons ici comment configurer cela dans Winauditor et comment effectuer le traitement final.

 

Configuration générale

Fichiers UBL

Winauditor fournit par défaut les adresses e-mail uniques par fichier. Cela ne nécessite donc pas de paramétrage spécifique au niveau général.

Fichiers coda

Pour traiter les fichiers coda, vous ne devez pas non plus fournir de paramètres généraux.

 

Configuration par dossier

Fichiers UBL

Winauditor crée automatiquement les adresses e-mail uniques par fichier.

 

OkiOki envoie à ces adresses des e-mails qui contiennent des fichiers UBL en pièces jointes et dont l'e-mail lui-même ne contient aucune information pertinente pour le fichier. Il n'y a donc aucun sens à ce que ces e-mails soient enregistrés dans Winauditor. En revanche, dans le cas d'un courriel d'un fournisseur, par exemple, le contenu du courriel est important et doit être archivé dans le fichier. C'est pourquoi il existe une "règle de numérisation" dans Winauditor qui garantit que Winauditor récupère le fichier UBL à la réception de l'e-mail d'OkiOki et qu'il supprime l'e-mail.

Aujourd'hui, en tant que comptable, vous ne pouvez pas créer vous-même cette règle dans le fichier. Lors de la constitution du dossier pour OkiOki, vous envoyez alors un e-mail à support.wanet@winauditor.com en demandant de créer la règle de numérisation dans le dossier. Quelques minutes plus tard, le support de Winauditor aura créé cette règle dans le dossier.

 

 

 

Fichiers coda

Pour chaque compte courant, vous disposez d'un journal financier. Par conséquent, avant de traiter des fichiers coda pour un compte courant particulier, vous devez d'abord créer le journal financier correspondant.

📖 Pour plus d'informations sur la création de journaux (financiers), voir le manuel de Winauditor.

 

Pour les fichiers coda des cartes de crédit, nous travaillons également avec un IBAN. OkiOki crée un IBAN unique pour chaque carte de crédit. A l'aide de cet IBAN, vous créez également un nouveau journal financier.

Astuce : Pour créer un nouveau journal financier, vous pouvez simplement faire une copie d'un journal financier existant d'un compte courant.

L'aperçu ci-dessous montre un exemple de compte courant et de carte de crédit avec l'IBAN correspondant généré par OkiOki.

 

Si vous créez des journaux financiers avec un IBAN généré par OkiOki, Winauditor met toujours la valeur 'BIC' à 'NAP'. Veillez à toujours vérifier que c'est bien le cas, car c'est ainsi que Winauditor sait qu'il s'agit d'une carte de crédit.

N'oubliez pas non plus de vérifier que vous souhaitez traiter les fichiers coda dans ce journal.

 

Traiter les fichiers

Fichiers UBL

Allez dans le journal concerné (achats, ventes, ...).

Vous verrez immédiatement tous les documents reçus via OkiOki.

 

Dans le détail de chaque document à comptabiliser, vous voyez maintenant toutes les données de la facture qu'OkiOki a trouvées via son OCR et que Winauditor reprend de l'UBL.

 

L'aperçu du PDF comprend également la méta-barre verte typique d'OkiOki qui donne au gestionnaire de fichiers un aperçu instantané d'informations supplémentaires telles que

• les balises et les commentaires qu'un entrepreneur laisse avec le document
• le mode de paiement de la pièce

 

 

Fichiers CODA

Accédez au journal financier approprié.

Appuyez sur "Ajouter".

Importez ensuite les fichiers coda dans la zone prévue à cet effet, ou faites-les glisser et déposez-les. Vous verrez alors les nouveaux fichiers coda en haut de l'aperçu du journal financier et vous pourrez les traiter.

📖 Pour plus d'informations, voir le manuel de Winauditor.

 

 

FAQ

Puis-je soumettre à nouveau des documents à Winauditor ?

Oui. Via votre portail OkiOki, vous pouvez consulter le document en question dans le dossier correspondant. Vous pouvez y adapter les données OCR si nécessaire et renvoyer manuellement le document à Winauditor.

A la fin du trimestre, puis-je encore envoyer des documents qui n'ont pas encore été transmis à Winauditor ?

Oui. Via la liste 'Documents > Pas chez votre comptable', vous pouvez voir tous les documents dans OkiOki qui n'ont pas encore été envoyés à Winauditor. Vous pouvez maintenant les envoyer en masse à Winauditor.