Avec les notifications Peppol, vous laissez OkiOki vous informer par e‑mail de ce qui se passe avec vos documents sur le réseau Peppol. Dans ce guide, vous voyez quels types de notifications existent et où vous pouvez les configurer.
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1. Où trouver vos notifications Peppol ?
Vous gérez vos notifications Peppol dans vos paramètres de notification.
Via l’appli
Connectez‑vous à OkiOki.
Allez dans Mon compte.
Choisissez Notifications.
Faites défiler jusqu’à la section Recevoir des e‑mails de notification.
C’est là que vous trouverez les blocs pour les notifications Peppol.
Via un lien direct
Allez sur : https://www.okioki.be/preferences/notifications
Conseil : pour les notifications Peppol, il est préférable d’utiliser une adresse e‑mail générale de votre entreprise (par exemple facturation@…), afin que tout n’arrive pas dans une seule boîte e‑mail personnelle.
2. Quelles notifications pouvez‑vous configurer ?
Dans la section Recevoir des e‑mails de notification, vous pouvez configurer trois types de notifications pour Peppol.
2.1. Nouvelles e‑factures via Peppol
Vous pouvez demander à OkiOki de vous envoyer un e‑mail pour chaque nouvelle e‑facture qui arrive via Peppol, à l’adresse e‑mail que vous remplissez pour cette option.
2.2. Documents rejetés
Documents rejetés – Tous les messages concernant des documents qui ont été rejetés pour une raison quelconque.
Vous recevez un e‑mail lorsqu’un message dans Peppol indique qu’un document a été rejeté, par exemple :
une facture qui n’est pas acceptée par le client ou son logiciel ;
un document qui ne peut pas être traité (erreur de contenu ou de format) ;
toute situation où le résultat est : ce document n’est pas approuvé / pas accepté.
2.3. Infos sur l’état de paiement
Infos sur l’état de paiement – Tous les messages envoyés lorsqu’une facture est payée totalement ou partiellement.
Vous recevez des e‑mails lorsque Peppol indique qu’une facture a été payée, par exemple :
des messages indiquant qu’une facture est totalement payée ;
des messages indiquant qu’une facture est partiellement payée.
En résumé : tout message qui dit : cette facture (ou une partie de celle‑ci) est payée.
2.4. Tous les autres messages sur l’état d’un document
Tous les autres messages sur l’état d’un document – Tous les autres messages concernant l’état ou le traitement d’un document.
Vous recevez des e‑mails pour tous les autres messages de statut et de traitement concernant vos documents qui ne rentrent pas dans les deux catégories précédentes, par exemple :
des messages indiquant qu’un document a été reçu ;
des messages indiquant qu’un document est accepté / approuvé ;
des messages indiquant qu’un document est en cours de traitement ou reçoit un autre statut intermédiaire ;
tous les autres messages sur le statut ou le traitement de votre document qui ne concernent pas “rejeté” ou “(partiellement) payé”.
Attention : si vous désactivez toutes les notifications Peppol, vous ne verrez plus que via votre comptabilité qu’un client a fait quelque chose avec votre facture. Si vous voulez éviter une surcharge d’e‑mails, laissez au minimum Documents rejetés activé (ces messages demandent généralement une action), et éventuellement aussi Infos sur l’état de paiement.
3. Notifications Peppol pour des factures en dehors d’OkiOki
Vous pouvez aussi envoyer des factures via Peppol avec d’autres logiciels qu’OkiOki. Tant qu’OkiOki est votre point d’accès Peppol, vos paramètres de notification s’appliquent également à ces factures.
Concrètement :
OkiOki reçoit les réponses du réseau Peppol (par exemple : rejeté, payé, …), y compris pour les factures qui ne se trouvent pas dans OkiOki.
Nous vous envoyons des e‑mails en fonction des notifications Peppol que vous avez configurées.
Si OkiOki ne connaît pas le document, nous ajoutons le message technique complet en pièce jointe, afin que vous (ou votre comptable) puissiez vérifier tous les détails.
4. FAQ
4.1. Vous ne recevez pas d’e‑mails pour les messages Peppol
Vérifiez dans Mon compte → Notifications → Recevoir des e‑mails de notification :
L’option pour les nouvelles e‑factures via Peppol est‑elle activée, avec une adresse e‑mail valide ?
L’option pour les autres messages Peppol est‑elle activée, avec une adresse e‑mail valide ?
Pour les autres messages Peppol : au moins un des trois groupes est‑il coché (Documents rejetés, Infos sur l’état de paiement, Tous les autres messages sur l’état d’un document) ?
4.2. Notifications pour les réponses Peppol sur des factures qui ne sont pas dans OkiOki
Oui, vous les recevez aussi.
Si vous utilisez OkiOki comme point d’accès Peppol et que vous avez configuré vos notifications Peppol :
nous envoyons aussi des e‑mails pour les réponses sur des factures que vous avez créées dans un autre logiciel ;
pour ces e‑mails, nous ajoutons le message technique complet en pièce jointe, pour que vous disposiez de tous les détails.
4.3. E‑mails en cas d’échec d’envoi Peppol
Les e‑mails concernant un échec d’envoi d’une facture Peppol (par exemple “envoi échoué”) :
sont toujours envoyés à votre adresse e‑mail d’utilisateur ;
ne dépendent pas des paramètres de notifications Peppol décrits ci‑dessus.
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