Envoyer des factures PDF sous forme de factures électroniques via Peppol

Grâce à notre module de conversion « PDF vers UBL », vous pouvez désormais convertir vos factures PDF (créées dans Word ou Excel, par exemple) en factures électroniques (UBL/XML) et les envoyer via Peppol. Cette solution répond à la forte demande des entrepreneurs souhaitant conserver leurs propres habitudes de facturation, même à l'ère de la facturation électronique.

À qui s'adresse ce module ?

• Vous travaillez actuellement sous Word ou Excel et enregistrez et envoyez vos factures au format PDF.
• Vous possédez actuellement votre propre logiciel de facturation et souhaitez continuer à l'utiliser. Cependant, celui-ci ne permet pas de transmettre des factures au réseau Peppol. Il génère uniquement des factures PDF.

Important : Si votre logiciel de facturation peut générer des factures UBL au format Peppol BIS 3 (requis pour l'envoi de factures électroniques via Peppol), mais ne peut pas les transmettre au réseau Peppol, vous pouvez télécharger vos fichiers UBL/XML sur OkiOki, qui les transmettra automatiquement. C'est toujours une meilleure option que de convertir un PDF en facture électronique, car les données sont déjà numériques à la source.

Comment ça marche ?

1. Vous téléchargez votre facture PDF sur OkiOki
2. Vous vérifiez les données de votre facture
3. Vous envoyez votre facture électronique

Vous téléchargez votre facture PDF sur OkiOki

Une fois votre facture téléchargée, vous la retrouverez dans votre liste « Tous les documents ». Si votre liste est triée par « Date ajoutée », la facture apparaîtra en haut.

Dans le menu d'action du document, cliquez sur l'action « Envoyer sous forme de e-facture ».

Vous vérifiez les données de votre facture

Pour convertir votre PDF en facture UBL/XML, OkiOki reconnaît et numérise les données de votre facture. Cette opération s'effectue grâce à la technologie OCR, tout comme celle de vos autres documents. Cependant, cette technologie n'est pas toujours parfaite. C'est pourquoi vous devez vérifier les données de votre facture.

OkiOki vous rappelle de vérifier les informations. Compris ? Vous pouvez simplement ignorer cette fenêtre contextuelle la prochaine fois en cochant « Ne plus afficher ».

Vos données seront vérifiées en suivant les mêmes étapes que lors de la création d'une facture dans OkiOki.

1. Type de document, date du document, numéro du document, etc.
2. Votre contrepartie
3. Vos lignes de facture
4. Vos informations de paiement
5. Ensuite, vous envoyez

À chaque étape, nous vous montrons les données numériques à gauche et la version PDF de votre facture à droite, afin que vous puissiez facilement vérifier et corriger les données si nécessaire.

Type de document, date du document, numéro du document, etc.

Votre document est-il une facture ou un avoir ? La date et le numéro du document sont-ils corrects ?

Votre contrepartie

OkiOki vous présente toutes les informations trouvées sur votre facture concernant le tiers. Vous pouvez vérifier et corriger ces informations, et ajouter des coordonnées supplémentaires si nécessaire.

OkiOki vérifiera également si votre contrepartie est bien inscrite sur le réseau Peppol. Dans le cas contraire, OkiOki vous en informera. Vous ne pourrez pas envoyer la facture via Peppol, mais vous pourrez envoyer la facture électronique par e-mail. Vous respecterez ainsi les exigences obligatoires en matière de facturation électronique.

Si vous ne souhaitez pas convertir la facture en facture électronique et revenir à votre facture PDF d'origine, vous pouvez toujours sélectionner « Revenir » ici.

Vos lignes de facture

Si vous continuez, vous pouvez vérifier chaque ligne de facture individuellement. Pour chaque ligne, vous pouvez vérifier, corriger ou ajouter le code produit, la description, la date de livraison, la quantité, le prix unitaire, l'unité et le pourcentage de TVA.

Vos informations de paiement

La facture a-t-elle été payée ? Les conditions de paiement sont-elles correctes ?

Vous envoyez votre facture électronique

Avez-vous vérifié toutes les informations ? Vous pouvez maintenant envoyer.

Votre client est inscrit sur le réseau Peppol ; vous pouvez donc envoyer via Peppol. Vous pouvez également envoyer par e-mail.

Si votre client n'est pas inscrit sur Peppol, vous ne pouvez envoyer que par e-mail pour le moment. Nous vous enverrons alors une facture électronique (UBL/XML) par e-mail.

Au fait, si vous cliquez sur « Envoyer », nous vous demanderons si vous êtes absolument certain d'avoir bien vérifié vos informations. On ne sait jamais. 😉