Wanneer je betaaldiensten als Stripe, Mollie, Worldline, ... gebruikt, is het matchen van de individuele facturen met de transacties die je ontvangt op je rekening niet eenvoudig.
Waarom?
Omwille van de manier waarop de betaaldienst te werk gaat:
- de uitbetaling door de betaaldienst worden gegroepeerd per dag of per betaalmiddel
- de betaaldienst verrekent automatisch een kosten-bedrag in het bedrag dat wordt uitbetaald
- de betaaldienst stuurt maar één keer per maand een factuur met de fee-kosten
Met als gevolg dat de individuele facturen, die jij als ondernemer verstuurt, niet kunnen gekoppeld worden in OkiOki.
Hoe ga je daar het best mee om in OkiOki?
Vermits de link tussen documenten en transactie heel moeilijk te maken is, kan je best documenten en transacties apart verwerken.
Transacties
Omdat de betaalproviders hun fee in rekening brengen is het moeilijk om de transacties één op één te koppelen aan de facturen. Daarom hebben we de optie voorzien om de transacties niet op te nemen in je to-do lijst. Dat kan je aanpassen bij de instellingen (zie menu > je account > instellingen), onder optie: Wil je dat OkiOki transacties zonder document opvolgt? Als je de optie kies: "Ja, behalve voor kassatransacties", zullen de transacties van je betaalprovider niet als to-do verschijnen.
NOOT: Als OkiOki je transactie niet herkent als POS-transacties, laat dan iets weten via support@okioki.be
Een alternatieve oplossing: je kan alle transacties van een bepaalde leverancier automatiseren. Dit is echter een meer omslachtige oplossing.
Cfr. Regelmatig weerkerende transacties automatisch laten afwerken door OkiOki
Hierdoor worden de transacties al zeker geen to-do meer op jouw to-dolijstje.
Documenten
Hoe krijg je ze in OkiOki?
Laat ze je toesturen via e-mail (naar de gekoppelde mailbox) of, Indien de betaalprovider dat toelaat, zet ze in BCC naar je OkiOki e-mailadres wanneer ze naar de klant worden gestuurd. Indien geen van beide lukt, dien je ze manueel toe te voegen. Je kan ze opladen via de knop: Document toevoegen of je kan ze als bijlages verzenden naar je OkiOki e-mailadres.
Hoe verwerk je ze en zorg dat ze als "Klaar" zijn gemarkeerd.
Om de documenten dan te verwerken kan je best één keer per dag/week/maand, afhankelijk van het volume, de betreffende documenten selecteren op je lijst: "Alle Documenten", via de multi-select (geel vinkje voor elk document) en dan via het overloopmenu (naast de zoek-balk) kiezen om er een tag aan te geven (e.g. Stripe inkomsten) en in het dialoog-venster meteen ook te selecteren om het document als voltooid te markeren, en zo op "Klaar" te zetten (cfr. screenshot).
Daarmee worden ze allemaal getagd en op "Klaar" gezet, wat betekent dat ze niet langer op je to-dolijst staan en dat ze naar je accountant worden verzonden voor verwerking in de boekhouding.
Hoe re-concilieer je de transacties met de documenten?
Op de lijst van alle documenten of alle transacties, kan je een bepaalde maand selecteren (filter) en zoeken op een leverancier (je betaalprovider). Vergelijk de totalen van beide selecties (die staan bovenaan elke lijst)
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.