Verwijderde documenten terugzetten uit de prullenbak

Heb je per ongeluk een document verwijderd? Zolang het in de prullenbak (Recycle Bin) staat, kan je het eenvoudig terugzetten. In dit artikel lees je:

• welke documenten je wél en niet kan terugzetten

• hoe je de prullenbak vindt

• wat er precies gebeurt met het document en eventuele boekingen

1. Wat is de prullenbak in OkiOki?

De prullenbak is een aparte pagina waar je verwijderde documenten kan terugvinden en, waar toegestaan, herstellen.

Belangrijk:

• De prullenbak toont enkel documenten die:

  • door jou zijn toegevoegd (manuele upload, e‑mail, storage, …) én

  • door jou zijn verwijderd, en

  • in de laatste 30 dagen werden verwijderd.

• De prullenbak toont geen:

  • harde duplicaten

  • oorspronkelijke documenten die je zelf hebt opgesplitst (alleen de uiteindelijke, opgesplitste documenten blijven relevant)

2. Welke documenten kan ik niet herstellen.

Je kan de meeste verwijderde documenten terugzetten, maar er zijn een paar uitzonderingen.

De volgende documenten komen niet in de prullenbak terecht of kunnen niet hersteld worden:

• Bankafschriften (creditcardafschriften inbegrepen)

• Documentconcepten (bijvoorbeeld conceptfacturen, conceptcreditnota’s, conceptoffertes)

• Gefinaliseerde documenten (bv. verzonden verkoopfacturen, verzonden creditnota’s, verzonden offertes)

• Harde duplicaten (dubbele documenten die OkiOki intern als duplicaat markeert)

Wanneer je zulke documenten verwijdert, worden ze definitief verwijderd en kan je ze niet terugzetten via de prullenbak.

3. Hoe open ik de prullenbak?

Je vindt de prullenbak via de Documenten‑sectie:

1. Ga naar Documenten in het hoofdmenu.

2. In de subnavigatie zie je “Recycle bin” / “Prullenbak” als laatste item, met een prullenbak‑icoon.

3. Klik op Recycle bin / Prullenbak om de overzichtspagina met verwijderde documenten te openen.

Op deze pagina:

• Zie je standaard de verwijderde documenten, gesorteerd op meest recent verwijderd bovenaan.

• Kan je schakelen tussen lijstweergave en tegelweergave (grid).

4. Hoe kan ik een document terugzetten (herstellen)?

Je kan een document op twee manieren herstellen:

4.1. Herstellen vanuit de prullenbak‑lijst

1. Open de prullenbak / Recycle Bin.

2. Zoek het document dat je wil herstellen. Je kan de bestaande filters gebruiken:

   • sorteren & groeperen

   • bedragfilter

   • datumsfilter

   • documenttypefilter

   • bron (e‑mail, upload, storage, …)

3. Open het overflow‑menu (…) bij het document.

4. Kies “Restore” / “Herstellen”.

Als het document hersteld kan worden (dus geen bankafschrift, concept of gefinaliseerd document), wordt het:

• teruggezet naar je normale documentoverzicht

• opnieuw verwerkt door OkiOki (zie sectie 6)

4.2. Herstellen vanuit de detailpagina van een verwijderd document

1. Klik in de prullenbak op een document om de detailpagina te openen.

2. Op deze pagina:

   • zie je de scan van het document

   • zijn de gegevens alleen-lezen; de rechterdetailkolom wordt niet getoond

   • is enkel de actie “Herstellen” beschikbaar (als herstellen is toegestaan)

3. Klik op “Herstellen” om het document terug te zetten.

5. Hoe lang blijft een document in de prullenbak?

• De prullenbak toont alle documenten die in de laatste 30 dagen zijn verwijderd.

• Na deze periode verdwijnt het document uit de prullenbak en kan je het niet meer herstellen.

Wil je een document bewaren, zet het dan tijdig terug.

6. Wat gebeurt er technisch bij het herstellen?

Wanneer je een document herstelt uit de prullenbak:

• Wordt de scan opnieuw verwerkt alsof het een nieuw document is.

• Alle vroeger geëxtraheerde data (zoals herkende bedragen, btw, tegenpartij, …) wordt losgekoppeld en opnieuw bepaald.

Dit zorgt ervoor dat:

• oude, mogelijk foutieve herkenningen niet blijven hangen

• het document weer netjes meeloopt in de normale OkiOki‑flows (todo‑lijst, boekingen, …)

7. Wat met boekingen en documenten die al naar de accountant zijn verstuurd?

• Als je een document verwijdert dat al aan een boeking hangt, wordt die boeking op “incompleet” gezet.

• Herstel je het document opnieuw:

  • dan wordt het document opnieuw verwerkt

  • het systeem houdt rekening met de bestaande logica rond boekingen en koppelingen

Ook documenten die al naar je accountant zijn doorgestuurd, kunnen (als ze niet gefinaliseerd zijn) in de prullenbak terechtkomen en hersteld worden, met dezelfde beperkingen als hierboven.

8. Geen resultaten gevonden? Kijk even in de prullenbak

Wanneer je in het documentoverzicht zoekt en er worden geen resultaten gevonden, toont OkiOki een melding in de trant van:

“Oeps, het lijkt erop dat je zoekopdracht geen resultaten opleverde…
Kijk eens in je prullenbak om te zien of het document dat je zoekt misschien werd verwijderd.”

Dat is een extra hint om eerst de prullenbak te controleren, vóór je het document opnieuw gaat uploaden.