Hoe kan ik e-facturen over Peppol verzenden met OkiOki?

OkiOki biedt je 2 opties om je e-facturen te verzenden.

• Je maakt en verzendt je e-facturen via OkiOki. (OkiOki Start & Smart)
• Je maakt je facturen in Word of Excel of in je eigen facturatieprogramma en verzendt ze vervolgens via OkiOki  (enkel met OkiOki Smart)

En om e-facturen te kunnen verzenden naar je klanten via OkiOki moeten weliswaar enkele voorwaarden voldaan zijn.

In dit artikel gaan we hier even dieper op in.

Twee opties om e-facturen te verzenden

Je maakt en verzendt je e-facturen via OkiOki. (OkiOki Start & Smart)

OkiOki biedt je een handige facturatietool. Je kan offertes maken, offertes converteren naar facturen, je facturen verzenden en de betaalstatus van je facturen opvolgen.

Facturen verzenden kan je via Peppol, maar ook via mail en je kan ze ook nog steeds printen. Zo heb je tegelijk een oplossing voor iedere klant, bedrijf of particulier.

👉 In dit artikel leggen we je uit hoe je facturen maakt en verzendt in OkiOki.

Enkele handige faq's omtrent onze facturatietool

• Je facturatie-instellingen
• Factuurlijnen toevoegen aan je factuur
• Welke btw-tarieven kan ik op mijn factuur gebruiken?
• Kortingen op je verkoopfacturen
• E-mail templates voor verkoopfacturen en creditnota’s

Je maakt je facturen in Word of Excel of in je eigen facturatieprogramma en verzendt ze vervolgens via OkiOki. (enkel met OkiOki Smart)

Je wil graag in Word of Excel blijven werken? Je voelt je genoodzaakt om met je bestaande facturatieprogramma te werken maar dat programma kan geen e-facturen verzenden? Dan is OkiOki ook de oplossing. 

Afhankelijk van het formaat waarin je facturen beschikbaar zijn, heb je een andere aanpak.

Je hebt PDF facturen

Je maakt PDF facturen met Word of Excel of via je eigen facturatieprogramma? Dan kan je deze opladen in OkiOki, converteren naar een UBL bestand (een echte e-factuur) en verzenden via Peppol.

Daarbij is het wel belangrijk dat je iedere factuur nakijkt. Dat vergt een minuutje van je tijd. Geen probleem dus als je een beperkte hoeveelheid verkoopfacturen per maand hebt; Heb je meer dan 100 verkoopfacturen per maand dan is dit misschien niet direct de handigste oplossing. Aan jou om te oordelen.

👉 In dit artikel leggen we je gedetailleerd uit hoe je PDF facturen omzet naar een e-factuur en verstuurt via Peppol.

Je hebt reeds UBL facturen

Werk je met een facturatieprogramma dat wel UBL facturen kan aanmaken, maar ze niet kan verzenden via Peppol? Dan kan je deze bezorgen aan OkiOki en zij verzendt ze voor jou via Peppol.

⚠️ Belangrijk: Je UBL facturen moeten in het formaat .XML staan en moeten voldoen aan de Peppol BIS3 standaard. Of je UBL bestand aan deze standaard voldoet, kan je hier controleren.

Je UBL verkoopfacturen kan je op verschillende manieren bezorgen aan OkiOki:

• Je kan ze manueel opladen.
• Je kan ze (automatisch laten) verzenden naar je OkiOki emailadres.
• Je kan ze door OkiOki laten oppikken in een cloudopslagfolder.

👉 In dit artikel leggen we je gedetailleerd uit hoe je UBL facturen oplaadt en verzendt via OkiOki.

Voorwaarden om e-facturen te verzenden

OkiOki moet je identiteit hebben kunnen verifiëren

Het Peppol netwerk is een beveiligd netwerk en als erkend toegangspunt heeft OkiOki de opdracht om de indentiteit te verifiëren van iedereen die ze toegang geeft tot dit netwerk. Deze verificatie gebeurt in de meeste gevallen automatisch. Je hoeft daarvoor niets te doen. In je OkiOki app zie je bij je facturatie-instellingen je peppol status. Daar zie je of we je identiteit al dan niet hebben kunnen verifiëren.

Indien je ziet dat je identiteit niet gecontroleerd geraakt dan zijn er 2 opties:

Je accountant maakt gebruik van OkiOki

Indien je accountant gebruik maakt van OkiOki dan kan hij je identiteit verifiëren. En jij hoeft niets te doen. Je kan hem eventueel gewoon even daarvan op de hoogte brengen.

Je accountant maakt nog niet gebruik van OkiOki

Indien je accountant (nog) niet gebruik maakt van OkiOki dan doen wij een manuele verificatie via een Teams call.

Wat hebben we daarvoor nodig?

• Ben je een vennootschap:
  • Een uittreksel uit het KBO dat zegt dat jij de zaakvoerder bent van jouw onderneming.
  • Een kopij van je identiteitskaart
• Ben je een eenmanszaak:
  • Een kopij van je identiteitskaart

Wat moet je dan doen?

Je stuurt een mailtje naar support@okioki.be met in bijlage de kopij van je identiteitskaart en het uittreksel van het KBO (indien je een vennootschap bent). Onze medewerkers nemen dan contact met je op om een Teams call te plannen.

Je klant moet e-facturen kunnen ontvangen

Daarvoor moet je klant geregistreerd zijn op het Peppol netwerk. Op het moment dat je je factuur wil verzenden, geeft OkiOki automatisch aan of je contact geregistreerd is op het Peppol netwerk. Dit kan je trouwens ook zien in je contactenfiche.