Met onze 'PDF naar UBL‘ conversiemodule kan je vandaag PDF facturen (die je bijvoorbeeld maakt via Word of Excel) omzetten naar een e-factuur (UBL/XML) en deze zo via Peppol verzenden. Hiermee komen we tegemoet aan de grote vraag van ondernemers om ook in tijden van e-facturatie hun eigen facturatie-gewoontes te kunnen behouden.
Voor wie is dit uitermate handig?
- Je werkt vandaag in Word of Excel en bewaart en verstuurt je facturen als PDF.
- Je beschikt vandaag over een eigen facturatiepakket en wil daarmee blijven werken. Je pakket is echter niet in staat om facturen af te leveren op het Peppol netwerk. Het genereert enkel PDF facturen.
Belangrijk: Kan je facturatiepakket UBL facturen genereren volgens het Peppol BIS 3 formaat (vereist voor verzending als e-factuur via Peppol) maar kan het deze niet afleveren op het Peppol netwerk, dan kan je je UBL/XML bestanden opladen in OkiOki en dan gaat ze die voor jou verzenden. Dit is altijd een betere optie dan het omzetten van een PDF naar e-factuur omdat de data aan de bron reeds digitaal is.
Hoe ga je te werk?
Je laadt je PDF factuur op in OkiOki
Eenmaal je factuur is opgeladen vind je ze in je lijst 'Alle documenten'. Als je lijst is gesorteerd volgens 'Datum toegevoegd', dan zal de factuur bovenaan staan.
In het actie-menu van het document klik je nu op de actie 'Verzenden als e-factuur'.
Je controleert je factuurgegevens
Om je PDF om te zetten naar een UBL/XML factuur gaat OkiOki de gegevens in je factuur herkennen en zo digitaliseren. Dit gebeurt via OCR technologie. Net zoals ze de gegevens van je andere documenten herkend. Maar die technologie is niet altijd feilloos. Vandaar dat je je factuurgegevens moet controleren.
OkiOki wijst je op het feit dat je de gegevens moet controleren. Begrepen? Dan kan je dit popupje de volgende keer gewoon negeren door 'Niet meer tonen.' aan te vinken.
De controle van je gegevens gebeurt volgens de dezelfde stappen als bij het aanmaken van een factuur in OkiOki.
- Type document, documentdatum, documentnummer, ...
- Je tegenpartij
- Je factuurregels
- Je betalingsinfo
- En vervolgens ga je verzenden
In iedere stap tonen we je links de digitale gegevens en rechts de PDF versie van je factuur zodat je makkelijk de gegevens kan controleren en corrigeren indien nodig.
Type document, factuurdatum, documentnummer, ...
Is je document een factuur of creditnota? Is de documentdatum correct? Ook het documentnummer?
Je tegenpartij
OkiOki toont je alle informatie die ze over de tegenpartij terugvindt op je factuur. Jij kan deze gegevens controleren, corrigeren en eventueel extra contactgegevens aanvullen.
OkiOki controleert ineens ook of je tegenpartij wel degelijk is geregistreerd op het Peppol netwerk. Is dat niet het geval? Dan laat OkiOki je dit even weten. Je kan dan niet verzenden via Peppol maar je kan wel de factuur als e-factuur via mail verzenden. Op die manier ben jij wel in order met de verplichte e-facturatie.
Wil je de factuur toch niet omzetten naar een e-factuur en terugkeren naar je oorspronkelijke PDF factuur dan kan je hier steeds 'terug naar origineel' kiezen.
Je factuurregels
Ga je verder dan ga je de individuele factuurregels controleren. Per factuurregel kan je de productcode, de omschrijving, de leverdatum, de hoeveelheid, de eenheidsprijs, de eenheid en het btw percentage controleren, corrigeren of aanvullen.
Je betalingsinfo
Is de factuur al betaald? Klopt de betalingstermijn?
En vervolgens ga je verzenden
Je hebt alle gegevens gecontroleerd? Dan kan je nu verzenden.
Je klant is geregistreerd op het Peppol netwerk en dus kan je via Peppol verzenden. Je kan additioneel ook altijd nog via e-mail verzenden.
Is je klant niet op Peppol geregistreerd, dan kan je in deze stap enkel via mail verzenden. We zullen dan sowieso wel via mail een e-factuur (UBL/XML) verzenden.
Btw, als je op 'Verzenden' klikt dan vragen we sowieso nog even of je 'echt zeker' bent dat je je gegevens goed hebt gecontroleerd. Je weet maar nooit. 😉
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.