Kan ik een extra medewerker toevoegen aan een OkiOki-account ?

Kan ik een extra medewerker aan mijn OkiOki-account toevoegen?

Momenteel is het niet mogelijk om een extra medewerker of gebruiker met een eigen login toe te voegen aan uw OkiOki-account. OkiOki-accounts zijn bewust ontworpen als persoonlijke en individuele omgevingen, waarbij elke account strikt gekoppeld is aan één unieke gebruiker. Dit geldt voor alle beschikbare abonnementen, zoals Start, Smart of andere formules. U zult dus geen optie zien zoals "Gebruikers toevoegen" of "Medewerker uitnodigen" ergens in de interface of onder de instellingen.

Waarom ondersteunt OkiOki geen multi-user toegang?

Deze bewuste keuze komt voort uit verschillende belangrijke overwegingen die de kern vormen van ons platform. Ten eerste staat veiligheid voorop: elk OkiOki-account is gekoppeld aan een officiële identificatie via itsme of KBO-gegevens, en vaak ook aan een bankrekening voor automatische reconciliatie. Door toegang te beperken tot één gebruiker per account, minimaliseren we risico's op datalekken, ongewenste wijzigingen of misbruik van gevoelige financiële informatie. Ten tweede zorgt deze aanpak voor maximale eenvoud, wat perfect aansluit bij onze doelgroep van zelfstandigen, KMO's en kleine ondernemingen die geen behoefte hebben aan complex rechtenbeheer, rollen of hiërarchische structuren. Tot slot houdt het de gebruikservaring overzichtelijk en intuïtief, zonder de noodzaak voor uitgebreide beheerdersconfiguraties.

Wij zijn ons wel degelijk bewust van de vraag naar multi-user functionaliteit en onderzoeken intern actief hoe we dit in een toekomstige update zouden kunnen inbouwen, zonder de kernwaarden van veiligheid en eenvoud te compromitteren. Uw feedback hierover is welkom via support@okioki.be, zodat we prioriteiten kunnen afstemmen op de noden van onze gebruikersgemeenschap.

Welke alternatieven zijn er voor gedeelde toegang binnen een bedrijf?

Hoewel directe multi-user ondersteuning ontbreekt, zijn er praktische alternatieven die u kunt inzetten om administratieve taken te verdelen met een collega. Hieronder lichten we de meest betrouwbare opties toe, met stap-voor-stap instructies.

1. Wachtwoord delen met uw medewerker (de enige officiële gedeelde toegang)

Zorg ervoor dat je inlogmethode is ingesteld op email. Dit is momenteel de enige manier om een collega toegang te geven tot uw exacte dossier. Omdat OkiOki geen aparte logins ondersteunt, logt iedereen in via hetzelfde e-mailadres en wachtwoord.

Stap-voor-stap handleiding:

1. Log uzelf in op uw OkiOki-account via het e-mailadres en wachtwoord.
2. Deel deze inloggegevens veilig met uw medewerker. Wij raden sterk aan om een betrouwbare wachtwoordmanager te gebruiken, zoals LastPass, 1Password of Bitwarden, om de credentials versleuteld te delen en wijzigingen te traceren.
3. Maak heldere interne afspraken over de verantwoordelijkheden, bijvoorbeeld: wie beheert de To Do-lijst, wie classificeert facturen, en wie koppelt banktransacties.
4. Wijzig het wachtwoord regelmatig (bijvoorbeeld maandelijks) via Instellingen > Account > Wachtwoord wijzigen om de veiligheid te waarborgen.
5. Log altijd expliciet uit na een sessie, vooral op gedeelde of openbare toestellen.

Belangrijke waarschuwing: De volledige verantwoordelijkheid voor het account blijft bij de hoofgebruiker. Alle acties (inclusief fouten) worden gelogd onder uw naam, en u bent aansprakelijk voor de data.