Je to-do lijstje, de graadmeter van het OkiOki gevoel

OkiOki wil jou zoveel mogelijk ontzorgen van je financiële administratie. Zij houdt het overzicht zodat jij kan je administratie mentaal kan loslaten en aan haar toevertrouwen. Soms heeft ze toch je hulp nodig en gaat ze met jou in interactie. Dat doet ze via jouw to-do lijstje.

Dus het enige wat jij moet doen, is je to-do lijstje in het oog houden. En zelfs daar helpt ze je mee door je een wekelijkse herinneringsmail te sturen. Geen zorgen, je bepaalt zelf wanneer in de week je die e-mail het liefst ontvangt. En is er een dringende taak, zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van een betaling, dan krijg je daarvoor een aparte e-mail. Zo ben je nooit te laat met je betalingen.

OkiOki heeft je hulp nodig in 4 gevallen:

• Te betalen facturen
• Ontbrekende facturen
• Betalingen met cash of privé geld
• Niet-financiële documenten

Te betalen facturen

Vindt OkiOki een factuur die je nog niet hebt betaald, dan kan je via jouw to-do lijstje hiervoor een betalingsherinnering zetten. Op de vervaldatum van de betalingsherinnering zet OkiOki de te betalen factuur dan ook opnieuw bovenaan je lijstje en krijg je een herinneringsmail. Zo ben je nooit te laat en vermijd je onnodige boetes.

In de toekomst zal je met OkiOki ook je betalingen kunnen doen via de rekeningen die je aan OkiOki hebt gelinkt.

Ontbrekende documenten

OkiOki zit vol van slimmigheden om zoveel mogelijk facturen automatisch te verzamelen. Uit je mailbox of cloud opslag, maar ook via rechtstreekse integratie met jouw leveranciers, bijvoorbeeld je sociaal secretariaat of de leverancier van je tankkaart. Maar niet alle facturen komen vandaag op deze wijze bij jou terecht. Je ontvangt vermoedelijk nog steeds papieren facturen. En denk ook maar even aan je restaurantbonnetjes en parkingtickets. Die ga je dus zelf aan OkiOki moeten bezorgen.

Omdat OkiOki je banktransacties opvolgt en zo weet welke documenten je in je administratie moet hebben, gaat ze de transacties zonder bijhorend document mee op je to-do lijstje zetten. Slim, niet?

Tip: Als je van je papieren facturen af wil, wees dan niet verlegen om je leveranciers om digitale facturen te vragen. Meestal hebben ze die wel voorhanden en is het voor hen geen moeite om ze je die te bezorgen. Daarenboven hebben we enkele how-to YouTube filmpjes voor je klaar waarin we je uitleggen hoe je van de belangrijkste leveranciers hun facturen toch in je mailbox kan krijgen.

Soms kan het ook gebeuren dat een bepaalde banktransactie geen document vereist. Als je bijvoorbeeld een persoonlijke uitgave met je zakelijke bankrekening hebt gedaan, dan heeft je administratie hier geen document nodig. Maar je accountant moet wel weten dat het over een persoonlijke uitgave gaat. En dat kan je handig aangeven via OkiOki.
‍
Andere uitgaven zonder document zijn bankkosten, interesten, geldopnames of -stortingen. OkiOki filtert deze zoveel mogelijk weg voor jou. Mocht ze er toch eentje over het hoofd zien, dan mag je haar altijd aangeven dat het zo'n type van transactie is.

Betalingen met cash of privé geld

Betaal je een uitgave met cash of via je persoonlijke zichtrekening dan gaat OkiOki (of je accountant) wel het document maar nooit een transactie terugvinden. Ook dit kan je eenvoudig via OkiOki aan je accountant laten weten. Daarom zet ze deze documenten ook op je to-do lijstje.

Een zakelijke uitgave betaald met privé geld (cash of via je persoonlijke zichtrekening) markeer je eenvoudig weg als betaald met 'privé geld'. Je accountant boekt dit document dan op je rekening courant.

Een zakelijke uitgave betaald met cash (dat je van je zakelijk rekening hebt afgehaald of dat je hebt ontvangen van klanten) markeer je als betaald met 'Cash'.

Niet-financiële documenten

Ook documenten die geen factuur of bonnetje zijn kan je in OkiOki archiveren. Denk aan attesten voor je personenbelasting, contracten, jaarverslagen... Omdat OkiOki ze niet kan matchen met een transactie, zet ze ze ook op je to-do lijstje. Je markeert ze dan als 'Geen factuur of bonnetje'.

Je ziet het, OkiOki kan veel automatiseren. Maar om je administratie helemaal op punt te krijgen heeft ze, net zoals jouw accountant, soms info van je nodig. En daarvoor is er je to-do lijstje. Staat je lijstje op 0, dan is je administratie ook helemaal op orde. En dat noemen we het OkiOki gevoel.