OkiOki accompagne les utilisateurs pendant la période de clôture de la TVA. Les entrepreneurs peuvent vérifier leurs chiffres du trimestre écoulé et indiquer que tous les documents ont été téléchargés. Le comptable en reçoit une notification. Les comptables peuvent ensuite suivre le statut des clients actifs en vue liste ou en vue cartes.
Quand le mode de clôture de la TVA apparaît-il ?
Le mode de clôture de la TVA s’affiche automatiquement pendant le premier mois suivant chaque trimestre : janvier, avril, juillet et octobre.
Le mode est uniquement disponible pour les entreprises soumises à une déclaration trimestrielle de TVA. Les utilisateurs soumis à une déclaration mensuelle ou annuelle de TVA ne voient pas ce mode.
Que montre le mode de clôture ?
La page affiche un résumé des trois mois du trimestre écoulé :
Dépenses : les frais et documents d’achat enregistrés.
Ventes : les ventes et documents de vente enregistrés.
Résultat : le solde sur la base des revenus et dépenses affichés.
Avant de clôturer, vérifie que toutes les factures, notes de crédit, tickets de caisse et documents d’autofacturation du trimestre écoulé sont disponibles.
Clôturer le trimestre en tant qu’entrepreneur
Ouvre le tableau de bord OkiOki pendant un mois de clôture.
Consulte le résumé des trois mois du trimestre écoulé.
Vérifie que tous les documents et toutes les transactions sont complets.
Clique sur Marquer comme terminé.
OkiOki enregistre la clôture et en informe le comptable.
Après avoir marqué le trimestre comme terminé, le tableau de bord revient à l’affichage normal.
Annuler une clôture
Tu as oublié un document ou tu dois encore effectuer une correction ? Pendant le mois de clôture, utilise l’option Annuler. Tu peux ensuite ajouter les documents manquants ou corriger les données.
Ouvre le tableau de bord pendant le mois de clôture actif.
Clique sur Annuler.
Ajoute les documents manquants ou corrige les données.
Vérifie à nouveau les données trimestrielles.
Clique à nouveau sur Marquer comme terminé lorsque tout est complet.
Conseil : ne clôture le trimestre que lorsque tu es certain que tous les documents pertinents ont été traités. Tu éviteras ainsi un suivi supplémentaire avec ton comptable.
Comment vérifier et terminer tes tâches à faire pour le trimestre précédent dans OkiOki ?
Lors de la clôture de la TVA, OkiOki t’aide à finaliser correctement toute l’administration du trimestre écoulé. Grâce à la liste des tâches à faire filtrée, tu te concentres uniquement sur les tâches encore ouvertes de la période à clôturer, sans être distrait par le trimestre en cours.
Comment fonctionne l’aperçu ?
Pendant la période de clôture, OkiOki affiche sur ton tableau de bord une notification distincte indiquant le nombre d’éléments encore ouverts pour le trimestre précédent :
Transactions : uniquement les transactions bancaires des trois derniers mois qui nécessitent encore un document ou une action.
Documents : uniquement les documents dont la date se situe dans ce trimestre spécifique.
Tu vois ainsi immédiatement ce qui manque encore pour la déclaration de TVA de cette période.
Plan par étapes : finaliser ton trimestre
Ouvre les tâches à faire du trimestre
Clique sur ton tableau de bord (ou ta page d’accueil) sur le lien/bouton du trimestre à clôturer (p. ex. Tâches à faire du T3).Traite les éléments encore ouverts
Associe les factures ou tickets manquants aux transactions correspondantes.
Télécharge les éventuels documents manquants.
Marque le trimestre comme terminé
Tu as terminé la vérification ? Clique en haut de la liste ou sur la page d’accueil sur « Marquer [trimestre] comme terminé ».
Le statut passe automatiquement à « Tout est prêt pour [trimestre] ! ».
Résultat
Le nombre de tâches encore ouvertes pour ce trimestre est désormais égal à zéro. Ton administration est correctement clôturée et prête pour ton comptable ou ta déclaration de TVA !
💡 Conseil : mets régulièrement tes tâches à faire à jour chaque mois afin que la clôture trimestrielle se déroule facilement et sans recherches de dernière minute.
Suivre les clients actifs en tant que comptable
Les comptables peuvent suivre le statut TVA de leurs clients actifs via le portail comptable. Choisis l’affichage qui correspond le mieux à ton processus de travail.
Vue liste
Utilise la vue liste lorsque tu souhaites comparer ou filtrer rapidement plusieurs clients. Cette vue convient au suivi quotidien et au contrôle des statuts.
Vue cartes
Utilise la vue cartes lorsque tu souhaites consulter les informations de tes clients visuellement et client par client. Cette vue est pratique pour assurer un suivi clair des dossiers individuels.
Modifier l’affichage
Ouvre l’aperçu des clients actifs.
Clique sur le sélecteur pour choisir la Vue liste ou la Vue cartes.
Utilise la recherche et les filtres pour sélectionner des clients.
Vérifie l’indicateur qui précise si la période de TVA a été clôturée.
L’affichage choisi est conservé lorsque tu actualises la page, te rends sur une autre page ou te reconnectes ultérieurement.
Résolution des problèmes
| Situation | Cause possible | Solution |
|---|---|---|
| Le mode de clôture de la TVA ne s’affiche pas. | Ce n’est pas un mois de clôture ou l’entreprise n’est pas soumise à une déclaration trimestrielle. | Vérifie la fréquence de déclaration de TVA et réessaie en janvier, avril, juillet ou octobre. |
| Le comptable ne reçoit pas le statut de clôture. | Le trimestre n’a pas encore été marqué comme terminé. | Vérifie les données trimestrielles et clique sur Marquer comme terminé. |
| Un document manque après la clôture. | Le document n’a pas encore été téléchargé ou traité. | Clique sur Annuler, ajoute le document et clôture à nouveau le trimestre. |
| Le statut du client est difficile à contrôler. | L’affichage actuel ne correspond pas à la tâche de suivi. | Bascule entre la vue liste et la vue cartes et utilise les filtres disponibles. |
Questions fréquemment posées
| Question | Réponse |
|---|---|
| Pourquoi le mode de clôture de la TVA ne s’affiche-t-il pas ? | Le mode s’affiche uniquement pendant le premier mois suivant un trimestre et pour les entreprises soumises à une déclaration trimestrielle de TVA. |
| Que se passe-t-il lorsque je clique sur « Marquer comme terminé » ? | OkiOki enregistre que tu as vérifié les données trimestrielles et informe le comptable du statut de clôture. |
| Puis-je rouvrir un trimestre ? | Oui. Pendant le mois de clôture, tu peux annuler la clôture, ajouter des documents ou corriger des données, puis clôturer à nouveau le trimestre. |
| Ma préférence pour la vue liste ou la vue cartes est-elle conservée ? | Oui. L’affichage choisi est conservé lors de l’actualisation de la page, de la navigation dans le portail et lors d’une session ultérieure. |
| Le mode de clôture a-t-il une incidence sur mon mois en cours ? | Non. Le mode de clôture affiche un résumé du trimestre écoulé. Les données normales du tableau de bord pour la période en cours restent disponibles. |
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