Aperçu de vos documents

Si vous cliquez sur l'icône "Documents" en haut de votre tableau de bord, vous obtiendrez un aperçu de tous vos documents dans OkiOki. Vous pouvez également accéder à cet aperçu en choisissant "Tous les documents" sous "Documents" dans votre menu. Nous vous expliquons ce que vous pouvez faire dans cet écran.

Votre archive

Cet écran vous donne un aperçu de tous les documents, et pas seulement de ceux qui doivent encore être traités. C'est votre archive OkiOki.

Rechercher et filtrer des documents

Dans la barre de recherche située en haut de la page, vous pouvez rechercher des documents spécifiques dans vos archives. Vous pouvez effectuer une recherche par nom, numéro de compte, montant, tags, commentaires... Vous pouvez également utiliser les filtres situés à gauche de l'écran pour affiner vos documents par montant, date, statut, type de document et plus encore.

Visualisation des documents

L'icône en haut à droite à côté de la barre de recherche vous permet de choisir comment vous voulez que OkiOki affiche vos archives: sous forme de liste ou de cartes.

Création de factures

Au-dessus de cette icône se trouve également un bouton "Nouveau". Avec ce bouton, vous pouvez facilement et rapidement créer vos propres factures dans OkiOki. Vous trouverez plus d'informations sur la création et l'envoi de factures dans cet article.

Actions rapides

Dans l'aperçu, vous pouvez également voir par document la date, le résumé, le montant et le type de document. À l'extrême droite, vous verrez 3 points. Ce menu vous permet d'effectuer quelques actions rapides:

• Vous pouvez diviser un document en plusieurs documents à l'aide de l'icône des ciseaux.
• Vous pouvez retirer un document de votre archive OkiOki avec l'icône de la corbeille.
• Vous pouvez télécharger un seul document.
• Vous pouvez modifier le type de document.
• Vous pouvez voir les informations des documents.
• Vous pouvez programmer un rappel de paiement pour les factures impayées.

Téléchargement de documents

Vous pouvez télécharger une facture spécifique séparément, mais vous pouvez également télécharger tout ou partie de vos archives. Si vous cliquez sur la case à gauche de la barre de recherche, OkiOki sélectionnera tous les documents affichés. Cela signifie que vous pouvez facilement filtrer par exemple sur tous les documents du trimestre précédent, et ensuite cliquer sur la case pour les sélectionner. Ensuite, vous pouvez télécharger l'ensemble des documents sélectionnés. Si vous n'avez rien filtré, OkiOki téléchargera l'ensemble de votre archive complète. Vous pouvez également sélectionner des documents individuels à l'aide des cases situées à gauche. En plus du téléchargement, vous pouvez supprimer ou étiqueter tous les documents sélectionnés en même temps.

Codes de couleur

Enfin, vous pouvez également voir dans l'aperçu que chaque document est codé par couleur via une fine ligne sur la gauche. Ces codes couleur indiquent le statut du document dans OkiOki. Il existe 3 codes de couleur possibles:

• Vert: l'élément est marqué comme "Finalisé". Cet élément a été envoyé à votre comptable et n'apparaîtra donc plus sur votre liste de tâches.
• Violet: Cet élément est "Sauvegardé". Cela signifie que quelque chose est déjà réalisé avec cet élément (soit par vous, soit par OkiOki), mais qu'il n'est pas encore terminé. Vous devrez donc le regarder à nouveau.
• Sans couleur (transparent): Cet élément est une nouvelle tâche qui n'a pas encore été complétée.

Détail du document

Si vous cliquez sur un document, vous verrez le détail du document. Dans cet écran, vous verrez également la transaction correspondante. Si aucune transaction n'a encore été associée au document, vous pouvez effectuer certaines actions ici:

• Vous pouvez rechercher une transaction dans OkiOki.
• Vous pouvez marquer le document comme "Payé avec carte de crédit".
• Vous pouvez marquer le document comme "Payé avec espèces".
• Vous pouvez marquer le document comme "Payé avec de l'argent privé".

Si vous cliquez sur la fiche du document, vous verrez la facture complète et toutes les données. Sur la carte, vous trouverez à nouveau le menu de raccourcis (les 3 points) dans le coin supérieur droit. De là, vous pouvez également effectuer quelques actions rapides:

• Vous pouvez programmer un rappel pour le document. Cette fonction est utile si vous avez une facture qui doit encore être payée.
• Vous pouvez consulter les dates des documents.
• Vous pouvez modifier le type de document.
• Vous pouvez télécharger ou supprimer le document.
• Vous pouvez diviser le document

Lier plusieurs documents

En cliquant sur "+ Ajouter" à côté du titre "Documents", vous pouvez également effectuer 3 actions:

• Vous pouvez marquer le document comme dépense privé.
• Vous pouvez télécharger un nouveau document.
• Vous pouvez rechercher un document dans OkiOki.

De cette façon, vous pouvez lier plusieurs documents à une ou plusieurs transactions.

Balises et commentaires

Enfin, vous pouvez également ajouter des balises et des commentaires sous le détail du document. Ceux-ci seront également transmis à votre comptable. Vous trouverez de plus amples informations sur les balises dans cet article.

Voulez-vous en savoir plus sur l'aperçu de vos transactions à OkiOki? Continuer à lire ici.